Konference so drage. Ne samo zaradi vstopnine, pač pa ker gre bolj ali manj zmeraj cel dan “po gobe”; lahko tudi več dni. Sam sem bil že na mnogih poslovnih srečanjih in konferencah po Evropi in videl veliko dobrih in tudi slabih potez udeležencev.

Res je, da imajo konference pogosto pridih izobraževanja, a vsakdo, ki je vsaj za 5 minut okusil posel, ve, da so konference v prvi vrsti namenjene spoznavanju novih ljudi, navezovanju kontaktov in predvsem iskanju potencialnih kupcev.

Bistvo konferenc ni učenje, pač pa mreženje ali celo pridobivanje novih poslovnih priložnosti. Lahko celo novih potencialnih delodajalcev.

Skratka, več ljudi kot poznaš, več veljaš. Da boš v bodoče veljal še več, si za vsako konferenco zastavi merljiv cilj novih kontaktov. Lahko je samo en, a ta ključen (spoznati nekega VIP govorca). A ključno je, da imaš cilj. Vsi spodaj navedeni koraki in nasveti so veliko učinkovitejši, če veste, koliko ljudi morate spoznati.

Na poslovnih srečanjih sem pogosto opazoval ljudi, njihove taktike in načine, kako doseči zastavljene cilje. Seveda sem nekatere preizkusil oziroma občutil tudi sam.

1. Bodi učinkovit

Učinkovitost v tem primeru pomeni doseganje zastavljenega cilja v čim krajšem času. Ta je zelo pomemben, saj je na konferencah dejanskega časa za mreženje zelo malo.

Sicer je odvisno tudi od branže in vrste dogodka, a tudi na konferencah kar drži Parettovo pravilo 80:20. Kar pomeni, da bo 80% potencialnega prometa (maksimalen promet, ki ga lahko zgenerirate na tej konferenci) za vas lahko ustvarilo 20% udeležencev konference. In še nadalje bo 80% od tega prometa ustvarilo 20% od teh top 20% udeležencev (64% potencialnega prometa boš ustvaril s 4% udeležencev) in tako naprej. Bistvo je, da razumeš pomembnost fokusa na prave ljudi!

Kaj pomeni pri tem, da si učinkovit:

stare znance pozdravi, ne zapletaj pa se v večinoma neproduktivne pogovore o drugih udeležencih konference, razen, če ti lahko pomagajo pri dostopu do koga novega

na spletu preveri govorce, udeležence (če je lista znana); preveri, kaj delajo, od kod prihajajo; poišči skupne točke, a ne samo poslovne; tako se boš na konferenci posvetil res ljudem, ki jih za svoj posel moraš spoznati.

»Če boš spoznal 4% pravih ljudi, boš z njimi ustvaril 64% potencialnega prometa!«

2. Pridi na dogodek prej in izkoristi »ozka grla«

Nikoli ne zamujaj na dogodek. Začetne pogostitve so unikatne priložnosti za spoznavanje ljudi. Če se dogodek začne zjutraj, je večina ljudi takrat sveža in pripravljena spregovorit par besed ob jutranji kavi.

Bodi ustrežljiv in pomagaj drugemu udeležencu do kave/čaja, vprašaj, če rabi mleko, sladkor in mu postrezi ali pa mu pomagaj do prve mize, da odloži stvari iz rok brez da se polije,… Naredi nekomu uslugo in vrnil vam jo bo s tem, da te bo naslednjih 5 minut poslušal tudi, če mu nimaš nič pametnega za povedati.

Že ob prihodu na kraj dogodka preveri, kje vse bodo ob selitvi množic nastala »ozka grla« (pult za registracijo, vhod/izhod, premalo število miz za kavo, premalo stranišč,…). Izkoristi ta ozka grla in stopi v gnečo. Nagovori osebe pred za in okrog sebe. V gneči si bo vsak vzel čas za pogovor in izmenjavo kontakta.

Skratka prebij led in naveži stik . »Prebijalci ledu« naj bodo vezani na dogodek in govorce. Ne uporabljaj prodajnih nagovorov. Monologi bodo krivi, da boš kavo od takrat naprej pil sam. Več o tem, kako nagovoriti neznance najdeš tukaj: 4. koraki, kako začeti pogovor z neznancem (moj osebni pristop)!

»Bodi ustrežljiv in ljudje ti bodo stregli z informacijami!«

3. Nosi priponko z imenom

Vedno imej priponko z imenom. Tisto, ki jo je pripravil organizator ali svojo. Oseba brez priponke je kot izdelek brez cene – ljudje se jih izognejo. Ljudje ne pristopajo k drugim udeležencem, če le-ti nimajo nobene oznake z imenom in podjetjem. Razen seveda, če ga poznajo od drugod.

Poskušaj se sicer znebiti nepotrebnih dodatkov, kot so reklame in pozornost zbujajoči detajli. Če organizator ni poskrbel, da je na priponki lepo razvidno ime in podjetje, poskrbi za to sam. Namen nošenja priponke je, da bodo do tebe pristopali le ljudje, ki jim je v interesu, da te spoznajo.

Naj že vnaprej vidijo, od kod prihajaš in s kakšnim namenom si na dogodku (sponzor, govorec, udeleženec,…). Kvalitetno filtriranje omogoča boljši izkoristek časa, kar je ključen faktor pri učinkovitosti.

»Prvi ponos vsake osebe je njegovo ime – izkoristi to!«

4. Spoznaj govorce

Poskušaj se pred ali po nastopu prebiti do govorcev. Sploh ni toliko v tem, da mu postaviš nesmiselno vprašanje ali že 100x slišano pohvalo, pač pa da stopiš iz množice. Od vseh udeležencev bo le redkim uspelo spregovorit par besed z govorci. Sploh če gre za prestižnejšo konferenco z mednarodnimi gosti.

Pa ne zato, ker ne bi mogli, ampak ker jih je strah. In ko bodo tam videli tebe, te bodo želeli spoznati samo zato, ker šibki pač radi spoznavajo močne. Kot prvo bodo ob spoznanju, da se neka VIP oseba sproščeno pogovarja z vami, sklepali, da ste tudi vi zelo pomembna oseba. Morda vas bodo celo prosili, če ga lahko predstavite.

Karkoli jih bo že gnalo, ljudje vas bodo nagovorili ali vsaj poiskali na spletu, da se prepričajo, kdo ste in zakaj si zaslužite pozornost neke VIP osebe.

Osebno si drznem tudi povprašati za slikanje s to osebo. Takrat šele ljudem ni jasno, kdo sem in zakaj se neka VIP oseba smeje v moj telefon.

»Množica sledi močnim!«

5. Poskrbi za svoj »spot light«

Naj bo sekcija, ki je namenjena vprašanjem, tvoja. Vprašanja med programom so najmočnejši “spot light” (opomba: ozko usmerjen snop svetlobe iz reflektorja). Je zagotovo edini trenutek, ko boste obsijani z vso pozornostjo in izstopili iz množice. Zmeraj se pred vprašanjem predstavi (tako ime kot podjetje). Tako reklamo ciljani publiki bi sicer zelo drago plačali. Je pa to lahko nevarno, če nimate pojma, kaj vprašati.

Minuta pozornosti lahko pomeni uspeh ali pogrom. Zato večina ljudi raje ne sprašuje. Žal pa tako nihče ne zve za njih. Še dodatni sladkorček pa je, da bodo govorci med pavzo zmeraj radi izmenjali par besed z nekom, ki jim je postavil dobro vprašanje. Zna se celo zgoditi, da te poišče v množici!

Drug način in danes tudi vedno močnejši, je »spot light« na socialnih omrežjih. Kaj mislite, da dela večina ljudi med predavanji? Ok, odmislimo kakega vrhunskega govorca, ki pritegne. Žal veliko govorcev tega ne zmore in ljudje dolgčas preganjajo na socialnih omrežjih.

Zato bodi tudi med konferenco prijavljen na socialnih omrežjih in občasno spremeni status ali podeli kakšno objavo drugih udeležencev ali organizatorja (upoštevaj zdrav razum, ki velja za posamezna socialna omrežja). Veliko konferenc poskrbi za svojo opaznost tudi s pomočjo hashtagov ali FB strani.

»Bodi viden in slišan«

6. Sedežni red

Pri izbiri sedeža bodi malo strateški. Ne glede na zapisana pravila, se usedi pri robu spredaj (desničar desno, levičar levo – gledano proti odru). Sedenje spredaj vam bo omogočilo, da slišite govorca četudi ne deluje ozvočenje ali ne zna uporabljati mikrofona (ja, marsikaj se dogaja). Prav tako vas bo govorec imel na očeh in vas bo lažje »sprejel«, če boste do njega pristopili po njegovem predavanju.

Sedenje na strani vam omogoča, da, ko postavljate vprašanje govorcu, ne obračate hrbta nikomur. Vsi vas lahko vidijo v obraz. Le pri uporabi mikrofona zmeraj uporabljajte zunanjo roko. Večinoma imamo ljudje zelo razviti vizualni zaznavni kanal, zato si lažje zapomnimo obraze. Želite, da si zapomnijo vašega? Pokažite jim ga.

Prav tako ne pozabi nujno izmenjati kontaktov z vsaj 4 osebami (levo, desno, spredaj in zadaj). Pazi na reakcijo okolice, prejel boš še vsaj 2 vizitki od ljudi, ki niso neposredno ob tebi. Le-ti bodo namreč želeli izkoristiti trenutek izmenjave kontaktov. Ob tem poskrbi, da se ob vsaki pavzi presedeš. Menjava sedežev te ponovno umesti med neznane ljudi, kjer imaš možnosti izmenjati 4+2 vizitki.

»Sedi strateško, a menjuj pozicije«

7. Izkoristi pogostitve

Na večini konferenc danes boste pili kavo in kosili stoje. Ne samo zato, ker je ceneje in blizu predavalnic, pač pa tudi zaradi zavedanja organizatorjev, da je to en ključnih trenutkov za mreženje. A ker je težko v roki držati krožnik, kozarec in se še rokovati s kom (izmenjati vizitko), imajo vsi ljudje normalno tendenco, da se zadržujejo pri mizah.

To je tudi en redkih trenutkov, ko bodo k tebi prihajali ljudje, katerih prvi namen ni spoznati tebe, pač pa kulturno pojest kosilo. Kar pa še ne pomeni, da ne bo pripravljen izmenjati par besed. Ker pa miz na takih kosilih zmeraj primanjkuje, bodo vsi udeleženci poskušali ostajati pri isti mizi. Zato boš moral, če želiš spoznati še koga novega, zamenjati mizo.

Tako pri eni mizi poješ glavno jed, sladico pri drugi in kavo spiješ pri tretji. V povprečju za vsako mizo stojijo 3 osebe, kar teoretično pomeni cca 10 novih poznanstev. Kakšna je verjetnost, da bo kdo od njih potencialni kupec?

»Uporabljaj mize, a jih menjaj.«

Matjaž Kovačič