Z internimi oziroma splošnimi akti delodajalec samostojno ureja pravice in obveznosti delavcev, organiziranost podjetja, dela, procedur, in procesov ter varnostnih obveznosti.
Delodajalec lahko določi le pravice in obveznosti, ki so ugodnejše od tistih, kot jih določa zakon in kolektivne pogodbe.
Sindikat
Če je v okviru podjetja organiziran delavski sindikat, je potrebno postopke prilagoditi. Delodajalec je dolžan spoštovati (podjetniško) kolektivno pogodbo.
Delodajalec v obliki splošnih aktov lahko postavi le organizacijo dela z Aktom o organizaciji in sistematizaciji delovnih mest. Določi lahko pravila glede načina izpolnjevanja obveznosti iz delovnega razmerja (Pravilnik o delu, Kodeks ravnanja zaposlenih …).
Te pravilnike in akte morda delodajalec posredovati sindikatu z vsaj 8 dnevnim rokom za opredelitev in morebitne pripombe. Pravilniki morajo biti usklajeni s sindikatom.
Sindikata ni
Kadar v podjetju ni organiziranega sindikata, bo lahko torej delodajalec pravice in obveznosti svojih zaposlenih uredil enostransko s splošnim aktom (pravilnikom). Predlog akta mora posredovati drugim delavskim predstavnikom (svet delavcev, delavski zaupnik), ki o tem podajo svoje mnenje. Delodajalec sprejema naslednja pravila:
- osnove za odločanje o izrabi letnega dopusta in odločanje o drugih odsotnostih z dela,
- merila za ocenjevanje delovne uspešnosti delavcev,
- kriterije za nagrajevanje inovacijske dejavnosti v družbi,
- razpolaganje s stanovanjskim skladom, počitniškimi zmogljivostmi in drugimi objekti standarda delavcev,
- kriterije za napredovanje delavcev,
za katera pa mora predhodno pridobiti soglasje sveta delavcev (kadar ta obstaja). Kadar v podjetju ni organiziranega predstavništva delavcev, delodajalec pred sprejemom akta o njegovi vsebini zgolj obvesti delavce neposredno. Delodajalcu ni nujno upoštevati mnenja delavcev, niti ni roka za njihovo opredelitev, čeprav je zaradi boljšega sodelovanj članov kolektive smotrno na to počakati in v primernem obsegu in vsebini tudi upoštevati.
Obvezni akti
Naštejmo nekaj obveznih aktov:
- pogodba o zaposlitvi za vsakega zaposlenega,
- odločba o letnem dopustu, ki jo mora vsak zaposlenemu dobiti vsako leto;
- akt o sistemizaciji delovnih mest,
- pravilnik o ugotavljanju alkoholiziranosti na delovnem mestu,
- pravilnik o preprečevanju trpinčenja na delovnem mestu,
- promocija zdravja na delovnem mestu,
- ocena tveganja, zdravniški pregledi in usposabljanja iz varstva pri delu,
- vodenje kadrovske evidence.
Kadar delodajalec zaposluje več kot 10 delavcev, je dolžan z Aktom o sistematizaciji delovnih mest določiti pogoje za opravljanje dela na posameznem delovnem mestu (oziroma za vrsto dela).
Zakon tudi določa, da mora delodajalec sprejeti ustrezne ukrepe za zaščito delavcev pred spolnim in drugim nadlegovanjem ali pred trpinčenjem (mobing) na delovnem mestu. Ni nujno, da se to pisno opredeli, delavce pa mora pisno obvestiti o tem na običajen način, inšpektorji pa znajo zahtevati zapis ukrepov.
Izjavo o varnosti z oceno tveganja mora po Zakonu o varnosti in zdravju pri delu (ZVZD-1) sprejeti vsak delodajalec.
Delodajalci, katerih upravljavci osebnih podatkov (ki zaposlujejo vsaj 50 delavcev) v svojih aktih predpišejo postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov ter določijo osebe, ki so odgovorne za določene zbirke osebnih podatkov, in osebe, ki lahko zaradi narave njihovega dela obdelujejo določene osebne podatke. Za to delodajalec sestavi primeren Pravilnik.
Priporočljivi akti
Poleg nujnih aktov so številni akti podjetja priporočljivi. Vsi ostali akti so stvar potreb posameznega delodajalca. Priporočam, da ima vsak delodajalec sprejet vsaj še splošen Pravilnik o delu, v katerem zapiše pravila, ki se jih morajo držati zaposleni ob izvajanju svojih pogodbenih obveznosti, npr. glede načina dela in obnašanja, glede delovnega časa, izrabe letnega dopusta, bolniških odsotnosti itd. Drugi priporočljivi akti so lahko:
- pravilnik o delu,
- pravilnik o letnem dopustu
- pravilnik o plačah in drugih prejemkih iz delovnega razmerja,
- pravilnik o nagrajevanju,
- pravilnik o varovanju poslovne skrivnosti,
- pravilnik o službenih potovanjih,
- kodeks oblačenja na delovnem mestu,
- pravilnik o uporabi službenih vozil, službenih telefonov itd.
Pomembno – delodajalci naj si splošnimi akti predpisujejo čim manj dodatnih obveznosti, da ne prenormirajo in zgubijo preglednost, kar se lahko zaplete ob spremembi zakonodaje.
Uredništvo Podjetnik.net