Kako upravljati čas?
Med zelo pomembnimi ukrepi je prav gotovo delegiranje nalog med sodelavce.
Zlasti podjetniki, ki so zrasli in enoosebne družbe, imajo pogosto tendenco, da ne spremenijo način vodenja podjetja, ohranjajo težnjo po čim večjem nadzoru kar se da dolgo. Nekateri tudi predolgo v škodo podjetja in celo lastnega zdravja.
Delegiranje razvije v ekipi nove sposobnosti in krepi odgovornost zaposlenih.
Uglašena in kompetentna ekipa, ki se je kot taka razvila tudi z odgovornim delegiranjem, s staranjem podjetja oziroma samega vodje, ki ga lahko začasno umakne iz prve vrste kakšna nesreča ali bolezen, bo verjetno uspela obdržati podjetje v primerni kondiciji ali ga celo razvijati.
Sodelavcem je potrebno zaupati, sicer jih ne zaposlujemo.
Sodelavci morajo biti sposobni določenih samostojnih opravil, četudi te sposobnosti ne izkoristimo tako ali jo celo ne poznamo.
Izkoristimo svoje najboljše sposobnosti! Vsakdo ima nekatera področja, v katerih je še posebej suveren in uspešen. Zato naj ta področja in opravila zadrži zase, saj jih bo sam opravil najbolje.
Vsaj enako pomembne so kritične točke upravljanja in vodenja, ki jih mora podjetnik pač opraviti sam, kot so pogajanja s pomembnimi strankami, nadzor nad financami, odločitve o investicijah, spremembe strategije, in drugo.
Vodenje podjetja je pomembnejše, kot dobro opravljanje posameznih nalog in podjetnik mora dati v svojih urnikih in opravilih prednost podjetju.
Podjetnik se mora zavedati, da je sicer res, da nekatera opravila lahko sam opravi trikrat hitreje od svojega najprimernejšega delavca, toda če je takih opravil več ali veliko, vsako vzame nekaj minut ali ur in na koncu podjetniku zmanjka časa za najpomembnejša opravila.
Nekaterim je zelo težko sprejeti, zdi se jim celo sramotno, da morajo delegirati, čeprav bi sam posamezne naloge opravil hitreje in da potrebuje pomoč.
Če je na primer podjetnik nevešč spletnega marketinga, ta rutinska opravila preda mlajšemu strokovnjaku, sam pa je po potrebi nadzira to področje. Prihranjen čas bo podjetnik bolj uspešno in produktivno porabil pri drugih nalogah.
Podjetnik mora v svoji ekipi poiskati primerne sodelavce za izvajanje določenih nalog.
Zdaj se izkaže, kako dobro podjetnik vodi svojo ekipo, kako dobro pozna posamezne zaposlene, njihove sposobnosti in vrline. Nič ne bo narobe, če se s posamezniki pogovori in ti sami izpostavijo svoje potenciale in želje glede angažmaja in karierne poti.
Zelo pomembno je, da podjetnik pri delegiranju opravil in nalog zelo jasno izrazi cilje in pričakovanja ter po možnosti tudi nakaže pot do cilja.
Šele tedaj ima realno podlago, da pričakuje določene rezultate. Stvari žal delujejo po istem načelu, kot pregovorno: Smeti noter, smeti ven. Dobra navodila bodo zmanjšala možnost neuspeha.
Delite svoje poglede na celoto, opišite postavljene cilje, povejte o teamih in sodelovanju na poti do teh ciljev. In veselite se skupaj z delegiranci, kadar so naloge uspešno opravljene.
Ni potrebno, da delegiranim stalno dihamo za ovratnik in preverjamo, ali so se prav lotili dodeljenih nalog in kako uspešno naloge izvajajo.
Zagotovo pa je pametno, da nastavimo sistem poročanja in kontroliranja, individualni in zbirni po teamih, ki nas bo obvaroval pred neprijetnimi presenečenji in morebitnimi fiaski, hkrati pa bo pravočasno najavil težave in omogočil primerno intervencijo podjetnika.
To spoznanje, da se je potrebno osredotočiti na svoje sposobnosti in zaposliti pomoč, je z rastjo podjetja za podjetnika zelo pomembno.
Ne samo, da se kolektiv obogati z novimi ljudmi, prerazporeditev obdelave posameznih področjih dela ter izkoriščanje zatečenih spretnosti vodijo tudi k razvoju tlečih talentov, novih znanj in spretnosti. Ta nadgradnja delovnega potenciala zaposlenih je nedvomno dobra priložnost za še večje uspehe podjetja.
Z delegiranjem podjetnik ustvarja teame med zaposlenimi, jih poveže.
Sodelavci občutijo in gradijo zaupanje, krepijo medsebojne vertikalne odnose, razvija in raste tudi lojalnost podjetju.
Učinkovito in z rezultati podprto delegiranje, ne samo od vodje na zaposlene, ampak tudi med samimi zaposlenimi, prispeva k angažiranosti zaposlenih in k ustvarjanju zelo pomembnega elementa kulture podjetja – graditvi odgovornosti posameznika ali teamov.
Delegiranje naj ne ostane le pri opravljanju izvedbenih nalog, ampak tudi pri pripravi na poslovne odločitve ali celo – vsaj v delu – pri poslovnem odločanju.
Podjetnikova ekipa ima različna znanja in različne poglede. Poslušati njihov mnenja, upoštevati tehtne pomisleke in ideje lahko pripelje do inovativnih rešitev in uspešnih poslovnih odločitev,
Če naj povzamemo, mora podjetnik čim dosedanjih svojih del svojih nalog delegirati med posamezne člane ekipe, ki so te sposobni opraviti, pa četudi počasneje od podjetnika.
Prihranek časa, odmik od vsakodnevnih rutinskih operacij bo podjetnik namenil najbolj ključnim opravilom, ki zagotavljajo uspešno vodenje in poslovanje podjetja.
Vito Komac, urednik Podjetnik.net
