Uspešna prezentacija, dobra udeležba, tekoča organizacija ter zadovoljni poslovni partnerji in gostje so največje darilo, ko je po tednih priprave naš dogodek končno mimo. Na kaj ne gre pozabiti, poglejte v nadaljevanju.
Kadar morate organizirati dogodek v hiši ali izven nje, gre zagotovo za pomembno stvar. Temu primerno je zato vaša odgovornost večja in seznam opravil neskončen. Dobro je, da ne delate vsega sami, in da ste pri delu zelo sistematični.
Dogodek bo namreč namenjen vaši reklami, utrjevanju ugleda, pospeševanju prodaje, obletnici, ki jo želite obeležiti, zato je pomembno, da je brezhiben, saj se želite pokazati v najboljši luči.
Definirajte višino razpoložljivih sredstev in premislite, kje boste varčevali … – nikakor pa ne gre varčevati pri gostih! S tem boste izničili ves trud in si po nepotrebnem naredili slabo reklamo. Seveda pa bo tudi pretirano razkošje naredilo slab vtis in kazalo na vašo neracionalnost.
Univerzalnega nasveta v tem primeru ni, saj je vse odvisno od narave dogodka in povabljencev.
Kratka lista opravil naj služi kot opomnik, po potrebi jo dopolnite.
| Opravilo | Nasvet |
| Stroškovnik | Vnaprej naj bo znano, koliko sredstev imate na razpolago |
| Rezervacija prostora | Predvideno število oseb Predvideni urnik Postavitev dvorane Potrebna tehnična oprema Potrebujete predprostor za pogostitev ali predstavitev Parkirišče Garderoba |
| Nočitve | Potrebno je poskrbeti za prenočevanje udeležencev |
| »Safe the date«- opomnik | Mail ali navadna pošta / 1 – 2 meseca pred dogodkom |
| Vabila | Mail ali navadna pošta / 2-3 tedne pred dogodkom Določite oz. navedite ‘dress code’ dogodka Napišite kontakt za potrditev udeležbe |
| Gradiva | Tisk ali print, za vse udeležence ali ne, kdaj dostava, kam, kdo, … |
| Darila | Vrečke za darila, vsebina, kdaj deliti, kam dostaviti, kako izročiti |
| Potrditev udeležbe | Kličite in preverjajte udeležbo; ali je možna elektronska prijava, … |
| Kotizacija | Uredite plačilo kotizacije, če je potrebna, sledenje plačil |
| Prevajanje dogodka/govorca | Potrebujete prevajalsko opremo, prevajalce? (preverite pri prijavljenih) |
| Delovni jezik | V vseh materialih /sporočilih določite delovni jezik, če dogodek ne bo v slovenščini |
| Razdelitev nalog na dogodku | Pripravite pisno razdelitev nalog z urnikom in jo posredujte vsem udeleženim sodelavcem |
| Registracija | Kdo je na registraciji, kaj se preverja, kaj se izroča |
| Priponke | Imejte za svoje osebje priponke z imeni, da se bodo ločili od gostov; priponke za goste, kdo jih izdela, koliko |
| Napisi za govorce | Napisi z imeni in priimki za govorniško omizje, pult |
| Okrasitev dvorane (rože, zastave, …) | Odvisno od dogodka/ naročite cvetje vnaprej (pazi: barva, vonj, velikost), pazi: postavitev zastav, pravila glede vrstnega reda oz. položaja, pozor glede pravilnega obešanja /npr. vrstni red barv -v primerih črt…-,da ne pride do pomot oz. nerodne zamenjave državnih simbolov/ oz.lege grba! |
| Okrasitev dostopa | Zunanje zastave, postavitev izdelkov, avtomobilov, show room-a, preproge itd. |
| Izbor pogostitve /hrane | Sporočite vnaprej število udeležencev (vsaj 3 dni prej) Pazite na vegane in vegetarijance, tudi religiozne omejitve, naj bo hrane dovolj, pretehtajte izbor mesa, ribe?, izločite hrano z neprijetnim vonjem. Urnik |
| Izbor pijače | Pazite na narodnosti in versko pripadnost, da koga ne užalite Vedno dovolj vode na razpolago Vodstvo naj se odloči: bodo na voljo alkoholne in/ali brezalkoholne pijače Urnik |
| Garderoba | Prevzem in izdaja (hostese), dežniki, klobuki, … |
| Prezentacijski materiali | Vse prezentacije na enem mestu, na PC-ju, ki bo priklopljen v dvorani |
| Govori vodstva | Kdo jih napiše, naj bodo pravi čas, določite, kje so na voljo |
| IT- asistenca | Zagotovite si asistenco na dogodku za primer tehničnih težav, (ne)delovanja internetne povezave … |
| Dobrodošlica gostom | Naj se natanko ve, kdo pozdravlja goste ob prihodu |
| Test delovanja opreme obvezen!!! | TESTIRAJTE OPREMO, GLASBO, VIDEOPREDSTAVITVE, KOMPATIBILNOST VAŠE OPREME Z GOSTITELJEVO itd. |
