Se prepoznate v stavku: „Ko bi le imel/a več časa, bi …“?
V resnici vsakomur od nas vedno primanjkuje časa za opravljanje vseh nalog, ki nam jih prinese vsak dan, pa naj bo to služba, družina, vsakodnevne obveznosti, kot so kuhanje, pospravljanje, nakupovanje ali pa dodatne obveznosti, tudi prosti čas.
Dober gospodar časa ima časa vedno ravno prav, ker si učinkovito razdeli naloge, ki jih poskuša čim bolj optimalno opraviti.
Pozna svojo listo prioritet, pozna glavne cilje za določen dan, časovni cikel ter pozna tudi načine, kako naloge opraviti hitreje, bolj učinkovito, morda celo prositi za pomoč, kadar se sooča s stresom.
Dejstvo je, da ima dan 24 ur, od tega jih prespimo okvirno eno tretjino. Od 16 budnih ur smo vsaj 8 ur v službi, na delu, približno 1 uro preživimo na poti. Torej imamo vsak dan na voljo približno 8 ur za družino in prosti čas.
Povprečno naj bi človek kako uro na dan potreboval za kuhanje.
Od šestih ur, ki nam ostanejo po pripravi obrokov, približno 2,8 ure porabimo za gledanje televizije. Preostanejo nam dobre tri ure, ki se porabijo izmenično za šport, čiščenje, nakupovanje, druženje, higieno, …
Tako, da se dejansko lahko vprašamo: „Kako nam sploh vse to uspe?“
Na našo učinkovitost in produktivnost vplivata predvsem disciplina, avtonomija pri delu in neodvisnost od ljudi. To so glavne tri sestavine, ki nam omogočajo učinkovito izrabo lastnega časa in znotraj tega tudi produktivnost.
Za vsakega posameznika je izjemno pomembno, kako najde razmerje med delom in prostim časom.
Katja T. Pintar
Ključni dejavniki, ki vam lahko pomagajo bolj učinkovito izkoristiti dani čas, so:
-
Največ učinkovitega upravljanja s časom je plod dobre organizacije.
Ko prepoznate svoje cilje in prioritete, vam ostane le še izdelava urnika, ki je obvladljiv in ki vam pomaga ostati na pravi poti.
-
Če ima določena naloga časovno opredelitev oz. omejitev, jo bomo hitreje opravili, prav tako pa z njo ne bomo odlašali.
Odlašanje nam lahko prinese le večjo količino dela. Že v dnevnem načrtu postavimo časovne omejitve za posamezne aktivnosti, a pustimo 5 do 10 minut rezerve med dvema aktivnostima, da lahko prvo ustrezno končamo.
-
Podporna orodja so na voljo zato, da nam ponudijo točno to – podporo.
Zakaj bi si vsako stvar zapomnili ali pa zapisali nekam, koder ne bo več ugledala luči sveta, če lahko svoje aktivnosti vodimo v enem od orodij, ki so na voljo. Če nimamo tako kompleksnega dela, si lahko pomagamo z bolj enostavnimi verzijami. Ob bolj kompleksnih nalogah pa je smiselno izkoristiti in se priučiti pravih orodij.
-
Če ne vemo, do kdaj je treba nekaj opraviti, kdaj bomo potem nalogo končali? Potrebujemo prioritete in sosledje.
V kolikor dokončanje neke naloge ali opravila ni neposredno povezano z našimi naslednjimi opravki ali nalogami, je verjetnost, da jo bomo prestavljali, toliko večja. Vse prestavljene naloge pa nas tudi počakajo in se pojavijo kot nujne takrat, ko nam to pride najmanj prav.
-
Večopravilnost je mit.
V resnici se lahko dobro osredotočimo le na eno nalogo naenkrat, zato bodimo prisotni pri opravljanju posameznih nalog. Odstranimo vse moteče dejavnike, zaprimo nepotrebne programe na računalniku in opravimo to eno nalogo. Potem pa drugo. Potem pa tretjo. Itd.
-
Včasih se preveč zatopimo v delo, da popolnoma izgubimo pregled nad časom.
Čeprav je to lahko pozitivno, ko smo v tej coni dela, in smo zelo učinkoviti in kreativni, pa lahko to negativno vpliva na preostanek dneva in na naloge, ki naš še čakajo. Pomagajmo si z uro na vidnem mestu.
-
Kaj vas med delom največkrat zmoti? Je to telefon, SMS ali klic, sodelavec, ki vas vabi na kavo?
Pomislimo in analizirajmo najpogostejše moteče dejavnike in poiščimo način, kako jih lahko najbolje odstranimo ali nevtraliziramo. Včasih pomaga, da jih prestavimo na kasneje, včasih pa moramo na primer dobesedno ugasniti telefon.
-
Redko se bo zgodilo, da boste nalogo opravili 100% tako, kot ste si sprva zamislili.
Poskusi perfekcionizma se običajno klavrno končajo in so navadno bolj neučinkoviti, kot če bi nalogo skušali opraviti le najbolje, kar se da. Namesto za perfekcionizem si raje prizadevajmo za odličnost.
-
Če načrtujemo, da bomo nalogo opravili do roka, bomo nalogo najverjetneje opravili do roka ali pa celo kasneje (večkrat slednje).
Raje načrtujmo, da bomo naloge opravili predčasno, da bomo na sestanke prišli pred dogovorjenim časom, da bomo projekte oddajali in končevali pred pričakovanimi roki.
-
Pripravimo si svoj seznam prioritet.
Upravljanje s časom je torej veščina, ki jo lahko definiramo kot zmožnosti posameznika, da izvede oziroma dokonča določeno nalogo.
Pomembno je, da se zavedamo, da lahko veščine razvijamo in s treningom postajamo vedno boljši. Večkrat ko ponovimo določeno dejanje, bolj se spreminja v navado, ki jo čez čas (po velikem številu ponovitev) začnemo delati popolnoma avtomatično.
Ko se pripravljamo na naslednji dan, organizirajmo seznam opravil glede na prioritete, nato pa se držimo načrta in naše delo bo potekalo hitreje in bolj gladko kot kadarkoli.
Že samo s tem lahko našo produktivnost izboljšate za 25 ali več odstotkov. Počutili se bomo močnejši in bolj kompetentni. Postorili bomo več in hitreje, kot smo si predstavljali.
Sčasoma bomo neizogibno postali nepremagljivi.
In ne pozabite: »Dejstvo je, da ne morete upravljati časa; upravljate lahko le sami sebe.«
Katja T. Pintar,
strokovnjakinja za marketing in blagovne znamke, www.identiteta.com
