Menite, da ste produktivni? Si organizirate vaš dragoceni čas in ga kar se da koristno porabite? Ali pa bolj improvizirate s časom?

Poglejmo si nekaj dejstev in navad, morda boste prišli do prenove vaše vsakdanje prakse organizacije časa.

Ljudje smo različni: nekateri planirajo in organizirajo čas in dejavnost za vsaj dan vnaprej, drugi, bolj obremenjeni, planirajo cele tedne vnaprej, državniki pa mesece. Pa se planiranje izplača?

Se, če lahko ob tem naredimo tudi oceno pomembnosti posameznih opravil in dogodkov, kar nam pomaga pri uspešnosti reševanja vsakdanjih nalog. Ne govorimo o višji sili ali njenih približkih ampak o bolj ali manj utečenem delovniku.

Številne delavnice in seminarji skušajo ljudi pripraviti do boljšega samoorganiziranja. Verjamem, da mnogim uspe, še bolj pa se mi zdi, da številni po začetnem elanu in tudi uspehih ne zmorejo zdržati v organiziranem in vodenem delovniku (pač niso tipi za to in jim je bližji bolj anarhični, vendar svobodnejši pristop) in se nekoliko sprostijo. Prepričan sem, da ste številni med vami prebrali knjigo, ki jo je napisal Dale Carnegie: 7 navad uspešnih ljudi. Verjetno je večini dala nov zagon za boljo samooorganiziranost.

Čas je edino, kar zares imamo vsa bitja, tudi ljudje. Problem ali pa to tudi ni, je dejstvo, da ne vemo, koliko časa imamo, zato je smotrno razmišljati in ukrepati, da ga porabimo za posamezne dejavnosti ravno prav. Glede na ime našega portala – Novi Podjetnik – bomo misli o smotrnejši porabili lastnega časa zapisali bolj podjetnikom namenjeno.

S tremi desetletji podjetništva sem se naučil nekaj uporabnih stvari glede obvladovanja svojega časa in to, kako ga razdeliti med posamezne dejavnosti in opravila, ne samo delo, ampak tudi družino, prijatelje, telesno aktivnost in počitek.

Kako bi iz te konfuzije sestavili svoj urnik? Morda takole:

Torej se bo delovni dan začel prej in končal kasneje (osebne zagate bi ob tem lahko bile: kdo bo peljal otroka v vrtec, kdo ga bo pobral, kdo bo peljal starejšega na pingpong, kdo bo kuhal kosilo in/ali večerjo in kdo bo sploh prisoten za mizo…)

Število dnevnih opravil je lahko različno, zato je pomembno, da imamo opomnike. Za telefonski klic za pridobivanje nekih informacij od znanca potrebujemo morda 10 min., za pisanje ponudbe 120 min., za določitev termina dopusta zaposlenemu 5 min., za sejo kolegija pa od 30 do 120 ali več minut.

Po izkušnjah verjamem, da smo ljudje produktivnejši, da uspešneje izkoristimo dani čas, kadar ga lahko razdelimo v vsebinsko različne module (npr. zaporedje: družina, delo, prehrana/kuhanje, delo, šport/rekreacija, družina). To potegne za seboj povsem individualno oblikovane urnike, ki so za marsikoga tudi možni, za podjetje pa nikakor ne škodljivi, čeprav o tem še niso premišljali.

Prepričan sem in izkušnje mi to potrjujejo, da smo veliko bolj motivirani in uspešni, če planiramo na dolgi rok. No, vsaj ohlapno – postavimo si cilje. Vendar moramo razdeliti čas in dosežke na krajše etapa, na manjše in manj pomembne cilje, ki jih na naši poti vizije lahko dosežemo. Zato bodo naše frustracije manjše, manj boleče, in želja po končni zmagi (nekateri radi uporabljajo besedo strast = passion, za katero menim, da predvsem pomeni nekaj drugega),  bo ostala neokrnjena.

Pogosti slišimo:  Ah, saj jaz sem še mlad, lahko vse držim v glavi. Kako dolgo še?

Kaj bo, ko se bo število opravil močno povečalo? Stalno premišljanje o tem, kaj moramo še narediti, namesto, da bi se posvetili samim dejanjem, je huda in stresna psihična obremenitev. Se vam je že kdaj zgodilo, da vas je tik pred pomembnejšim dogodkom presekalo v želodcu? »Joj, nekaj sem pozabil, pa se ne spomnim, kaj bi to bilo!«

Pogovarjali smo se z nekaj znanimi podjetnicami in enim podjetnikom, kakšen je njihov dan, kaj kako si ga planirajo in kako dejansko poteka, pogovori pa so zapisani v pogovornem jeziku.

Pod črto – vsi si planirajo svoj uspešen dan, si zapisujejo, si najdejo nekaj minut zase in svoje najbližje in dopuščajo verjetnost, da ne bodo povsem izpolnili dnevnega načrta.

Aaron Marko, Managing Director Germany, Gustav Käser Training International

Aaron Marko, managing director

Ker časa, ki teče brez milosti, ne morem upravljati, upravljam samega sebe. Delovni dan načrtujem in sicer bodisi en večer prej ali najkasneje isti dan takoj zjutraj. Vsi moji termini so v elektronskem koledarju, prav tako seznam opravil, ki ga sortiram po kategorijah. Večinoma mi uspe narediti vsaj 90% načrtovanih aktivnosti – vedno pa naredim vse pomembne. Sicer je moj delovnik zelo nestandarden, ker nimam tipične službe od 8-17. Posledično časa ne ločujem na privatnega in poslovnega – počnem tisto, kar me veseli. Kadar delam od doma, vstanem okrog sedmih. Zajtrk in kosilo sta obvezna, prav tako kratki vmesni premori. Kadar vodim delavnico v okviru našega izobraževalnega podjetja, je to praviloma ves dan. Ker živim v tujini, si občasne prihode v Slovenijo organiziram tako, da imam čim več krajših in učinkovitih sestankov. Športu in rekreaciji (fitnes klub, tek, golf, sprehodi) namenim 3-4 popoldneve ali večere, nekajkrat tedensko pa še zjutraj 10 minut meditiram. Mesečno preberem 2-3 knjige, od biografij, poljudnoznanstvenih do leposlovja. Vsaj dvakrat letno si vzamem po en teden »solo« dopusta, ki ga namenim popotni fotografiji.

Bralkam in bralcem Novega Podjetnika ponujam tri skromne nasvete: – najbolj zoprno stvar naredite takoj zjutraj; – načrtujte največ 65% razpoložljivega časa; – priprava je ključ do uspeha.

Dr. Alenka Žnidaršič Kranjc, predsednica uprave Skupine PRVA, d.d., ustanoviteljica podjetij Moj pogrebni načrt, d.o.o., DEOS, d.d., DEJ d.o.o.

Dr. Alenka Žnidaršič Kranjc, predsednica uprave Skupine PRVA d.d.

Moj delovni dan je v veliki meri planiran vnaprej z že dogovorjenimi obveznostmi (sestanki). Planiranje je letno (skupščine, nadzorni sveti…), mesečno (dogovarjanje sestankov tudi za mesec vnaprej), jasno pa je, da se tedensko in tudi dnevno dopolnjujejo. Seveda mora biti znotraj dneva dovolj prostora za fleksibilnost oziroma za »nujne« vdore v urnik.

Moje delovne naloge za naslednji dan so praktično v moji glavi in v urniku vedno jasne dan prej… Najkasneje v avtu na poti iz službe preverim v glavi, kaj me čaka »če nisem zasedena«.

Vse službene in zasebne obveznosti vpisujem v program (Outlook), ki se sinhronizira z tablico, telefonom… in mojo glavo… Načrtovanih dejavnosti se uspem skoraj povsem držati.

Vstajam ob šestih. Pripravim in pojem zajtrk, pregledam časopis, enkrat tedensko telovadim zjutraj, praviloma sem do 7.30 v pisarni, zapuščam jo po 16.30. Dnevno imam od 3 do 6 sestankov. Kosilo si največkrat prinesem s seboj – pripravim ga prejšnji dan –  in ga pojem v pisarni, največ dvakrat tedensko grem na kosilo s poslovnimi partnerji. Znotraj delavnega časa pa se držim urnika: v pisarni na sestankih,  po Sloveniji ali v tujini.

Dvakrat tedensko imam po službi fizično aktivnost, 3 krat tedensko vodeno vadbo v fitnesu, ob vikendih pa kolesarjenje, veslanje…  Praviloma padem v posteljo do 22-tih.

Preberem približno  5 knjig tedensko. Rada tudi potujem…

Catherine Nakato, razvoj Afrike, različni posli v Afriki, ženska enakopravnost in podjetništvo

Catherine Nakato, podjetnica

Svoj čas načrtujem. Najprej si postavim osnovno idejo, kaj želim doseči v nekem mesecu, potem pa to razdelim v opravila na tedenski in dnevni ravni – opomnike. To počnem postopoma, ko se pojavi potreba ali ideja, dnevni opomnik pa zjutraj.  Sem bolj stare šole, počutim se varnejše, če to načrtujem v knjižici s peresom ter oboje nosim stalno s seboj. S pametnim telefonom spotoma urejam koledar in dostopam do projektov v delu. Glede na opravila in njihovo urgentnost se zgodi, da uresničim celo samo eno stvar dnevno, sicer pa se borim za vsaj 50% realizacijo. Nato seveda pridejo prilagoditve in zelo si prizadevam, da ne izgubim prave smeri.

Moj delavnik? Bolj zgodnja sem, grem tudi zgodaj spat in vstajam ob petih. Potem berem, pošiljam mejle, odgovarjam nanje. Ker je mraz, se ukvarjam s pilatesom kake pol ure, vsaj 3x tedensko tudi tečem in delam kardio vaje.

Vedno si privoščim lahek zajtrk, do zgodnjega kosila me doletijo številne kave in kakavi. Večinoma srečujem ljudi, pisarne nimam, ker še vedno nisem povsem odločena glede vsebine mojega posla. Sem članica SILA  knjižnega kluba in preberem številne priporočene knjige. Poleg knjig o poslu, motivaciji, pogajanjih, itd. zadnje čase uživam tudi v priporočenih knjigah pisateljev, za katere sem mislila, da jih ne bom nikoli vzela v roko. Mesečno preberem vsaj dve strokovni in eno knjigo iz programa kluba.

Sem še novinka v tem okolju in šele odkrivam dogodke in dogajanja v Sloveniji, ki se skladajo z mojo usmeritvijo. Bralcem Novega Podjetnika pa sporočam naslednje. Kadarkoli govorim o času, vidim zapisano: »Čas te ne izgubi, ti izgubljaš čas.« Ko se naučiš spoštovati čas, boš dva koraka bližje upravljanju časa.

Kristina Kočet Hudrap, direktorica Tiko Pro d.o.o.

Kristina Kočet Hudrap, TikoPro d.o.o.

Večino delovnega dneva si planiram, ne pa vsega. Praviloma si pustim še kakšni dve uri za nepredvidene stvari, ki skoraj vedno pridejo vmes. Okvirno si planiram celotni teden, npr. dva dni sem na sestankih, tri dni v pisarni od tega se en ves dan ukvarjam s sodelavci, ostala dva dni si uredim za moje aktivnosti. Načeloma planiranje počnem zvečer. Se pa zjutraj s kolegico tudi pogovoriva, kaj ima katera med dnevnimi opravili in če si lahko kako pomagava. Večino stvari imam zapisanih v programu, ki se mi sinhronizira s telefonom. Daljše aktivnosti ter končne cilje imam napisane na steni za delovnim mestom, tako da sleherni dan, ko pridem v službo, vidim, česa še nisem naredila. Okoli 90% aktivnosti uspevam narediti v načrtovanem roku, kadar pa pride kak bolj natrpan teden s številnimi aktivnosti na terenu (npr. obiski konferenc,…), no, potem zamujam.

Bralcem portala Novi Podjetnik bi svetovala, da – če si še ne planirajo delovnega dneva – naj to le začno, saj je smiselno. Ko imaš začrtan dan, napisane aktivnosti, je veliko večja verjetnost, da boš to tudi naredil, kot če nimaš zapisanega ničesar in vse nosiš v glavi. Verjamem, da na takšen način povečaš tudi svojo produktivnost.

Večinoma vstanem okoli sedmih, zajtrkujem, peljem na sprehod psa ter skupaj z možem odpeljeva hčerko v vrtec. Delovni dan se nam po navadi začne med 8.30 do 9.00 uro. Kadar imam sestanke v Ljubljani, vstanem pol ure prej. Na sedežu podjetja imam redko sestanke, če so, si jih naredim potem vse v enem dnevu. Ko imam dan za sestanke, je teh med 4 – 5. Kosilo je skoraj vedno obvezno. Ko sem v pisarni, kosimo s sodelavci, če sem na terenu, je odvisno od stranke. Če grem k »stari« stranki, se pogosteje družimo ob hrani, drugače si med sestanki pustim eno uro prosto za malico. Preden grem domov se ustavim še v vrtcu. Domov pridemo okoli četrte pol pete ure. So pa dnevi ko pridem šele zvečer. Popoldanske aktivnosti so povezane večinoma z otrokom in psom. V pomladih in poletnih mesecih si vsak drugi dan vzamem čas za rolkanje in tek. Zimski meseci so namenjeni smučanju ter sankanju. Med 21.00 in 22.00 uro zvečer še postorim kakšne malenkosti za službo, odvisno od tega, kakšen je tempo v določenem mesecu. Spim okoli 8 ur in občudujem ljudi, ki ne rabijo toliko spanca. Za branje knjig pogosto zmanjka časa. Si pa vzamem čas na morju, kjer preberem – bolj kake romane. Med letom sicer uspem prebrati dve do tri strokovne knjige na temo vodenja, podjetništva,…  Prireditev se skoraj ne udeležujem. Naj zaključim s tem, da je prosti čas pomemben, vendar odvisen v katerem življenjskem obdobju se nahajaš in kaj ti je všeč. Jaz obožujem športne aktivnosti ter živali in mi to veliko pomeni. Smo pa še vedno družabna bitja in v poletnih mesecih ne uidejo pikniki ter druženja s prijatelji.

Urša Žorž, organizatorka dogodkov, direktorica podjetja Eventio, predavateljica, soorganizatorica 500 podjetnic

Urša Žorž – soorganizatorica dogodka 500 podjetnic

Vsak dan si poskušam vsaj delno planirati obveznosti, in sicer po pomembnosti – kaj moram najprej narediti in kaj lahko počaka. Običajno to počnem zvečer, ko sem v postelji, na hitro preletim v mislih, kaj me naslednji dan čaka. Zjutraj, ko vstanem, pa pogledam na »to do« listo, kje bom začela dan.

Vse sestanke in dogodke imam napisane na koledarju (ročnem in v telefonu), opravila pa v bloku, ki jih sproti dodajam in črtam ter prenesem na naslednji seznam, če kaj ni bilo dokončano.

Recimo, da uresničim 50% plana. Zjutraj sem sicer odločena, da bo tokrat drugače, a pri vseh projektih, ki jih peljem hkrati, se potem pojavijo »nujne« situacije, ko se je potrebno odločiti, čemu dati prednost.

Bralcem Novega Podjetnika predvsem svetujem, da se fokusirajo na stvar, ki jo želijo narediti in ne skačejo z ene na drugo (kar meni še ni uspelo). To pomeni, da dokler zadeva ni opravljena, izključijo vse ostalo (telefon, socialna omrežja, e-pošto, ostale motnje), da lahko v miru dokončajo, kar so si zadali. Da si planirajo stvari po pomembnosti in zjutraj začnejo z najpomembnejšo in nato nadaljujejo po seznamu. Tako da »ne boli glava«, če kakšna manj pomembna stvar ostane nedokončana, za naslednji dan.

Da si poskušajo za stvari, ki jim vzamejo veliko časa, jih ne veselijo in niso (preveč) produktivne, poiskati pomoč, da jih razbremeni in da so lahko v tem času bolj učinkoviti na drugih projektih.

 

Sicer sem bolj nočna ptica. Polna navdiha sem nekje od polnoči dalje, tako da grem včasih spat tudi ob 3h zjutraj. Zdaj si sicer načrtno spreminjam bioritem, tako da si dovolim »ponočevanje« do max. 2h. J Zaradi nočnega urnika tako zjutraj malo kasneje vstanem (če nimam sestankov), to je okoli 8.30. Nato najprej na telefonu pogledam, če je kaj nujnega. Če ni, si pripravim toplo limonado in skuham moj jutranji črni čaj s kančkom mleka in kokosovim sladkorjem, pojem zajtrk, nato pa se usedem za računalnik in delam.  Čez dan popijem zelo veliko vode, ki jo z namenom pustim v kuhinji, da vsake toliko vstanem in se iz domače pisarne (ki jo imam v dnevni sobi, s čudovitim razgledom J ) premaknem v kuhinjo.

Ko se usedem za računalnik, najprej pregledam elektronsko pošto in odgovorim na nujne zadeve. To opravim tudi, kadar čakam na sestanek. Običajno imam na dan 1-2 sestanka, odvisno od obdobja in dogodkov, ki so pred mano. Včasih sem tudi 2 dni brez sestanka, drugič pa jih imam po 5 na dan.

Sestankujem običajno v dopoldan, tako da se nato vrnem domov in pripravim kosilo za sina (in zase, seveda J), nato ga skupaj pojeva, ko se vrne iz šole in malo poklepetava o dnevnih dogodkih. Če pa imam sestanke v času kosila, si ga včasih privoščim zunaj, s poslovnimi partnerji.

Nato ponovno zasedem mesto v moji pisarni in delam do noči. Vmes si vzamem čas, če se le da, za enourno hitro hojo do Koseškega bajerja, da se malo prezračim in pa za večerjo in klepet s sinom ter za Skype srečanje s partnerjem, ki živi v tujini.

Kakšnih posebnih hobijev nimam, ker enostavno ni časa, rada pa preberem dobro knjigo, največkrat s področja osebne rasti ali podjetništva. Kadar grem ven, se rada družim in pogovarjam s pozitivnimi ljudmi, ki imajo veliko energije in odpičene ideje, da lahko skupaj viharimo možgane in kaj novega »pogruntamo«. 

Sicer pa kar redno skrbim za širjenje svoje osebno/poslovne mreže, tako da se na mesec udeležim vsaj dveh dogodkov, običajno povezanih s podjetništvom ali organizacijo dogodkov.

Resda je moj urnik precej poln, veliko delam, ni zagotovljenega mesečnega prihodka, a mi ni bilo nikoli žal, da sem po 17. letih redne službe le to zamenjala za podjetništvo, saj mi svoboda, možnost ustvarjanja, povezovanja z ljudmi  in realiziranja idej, ki se mi podijo po glavi, odtehtajo vse ostalo.

Vito Komac, Zavod Inštitut Mediapro