Ne moremo pričakovati, da bomo s stanjem na mestu sledili spreminjajočemu se svetu. Preobrazba kadrovske funkcije je nujna. Kadrovska funkcija mora podjetju pomagati dosegati cilje, dvigovati storilnost in zagotavljati kompetentne, angažirane in zadovoljne zaposlene.
Vodje kadrovskih služb se soočajo z novimi zahtevami direktorjev, ki zahtevajo višjo storilnost zaposlenih, uvid na podlagi analitike podatkov ter učinkovitost in agilnost dela. Soočajo pa se tudi z novimi zahtevami zaposlenih, ki želijo tekoč potek dela, dobre izkušnje ob delu in razvoju, informiranost in odzivnost na njihove potrebe.
Sama preobrazba kadrovske funkcije ni enkratni dogodek, temveč je potovanje. Preobražati se mora glede na preobrazbo načina poslovanja, tehnološki napredek in preobrazbo nas, ljudi. V sodobnem poslovnem okolju je nujno, da se kadrovska funkcija na svojem potovanju preobrazbe digitalizira in tako zagotavlja učinkovitost, hitro odzivnost in prilagodljivost.
Ključni razlogi za digitalizacijo kadrovske funkcije so:
- Preglednost podatkov ter digitalizirani kadrovski postopki in procesi pomenijo velik prihranek časa in zagotavljajo učinkovitost dela kadrovske službe.
- Kadrovski strokovnjaki lahko zaradi prihranka časa pri rutinskih administrativnih opravilih, več časa posvečajo kadrovskim procesom, ki nudijo dodano vrednost podjetju in zaposlenim. Ti procesi so prav tako z digitalizacijo ustrezno podprti, zagotavljajo učinkovitost dela in razvoja zaposlenih.
- Vodje lahko uspešno vodijo zaposlene, saj digitalizacija omogoča transparentnost ter učinkovito izvedbo procesov vodenja in upravljanja uspešnosti dela. Prav tako jim je omogočeno s podatki in z analitičnimi orodji podprto sprejemanje dobrih odločitev.
- Zaposleni lahko pridejo do relevantnih dokumentov in informacij na klik, od koderkoli in iz katerekoli naprave, kot so to navajeni pri uporabi aplikacij v osebnem življenju. S tem se tudi manjša pritisk na kadrovsko službo.
- Digitalizacija omogoča boljše sodelovanje, manj stresa in odlične izkušnje pri delu.
Ne-digitaliziran ali digitaliziran način dela
Razlika med ne-digitaliziranim in digitaliziranim načinom dela v kadrovski funkciji je kot vožnja s starim kolesom in vožnja s tehnološko naprednim električnim avtomobilom visokega razreda.
Podjetja se vse bolj zavedajo, da je digitalizacija kadrovske funkcije nujna, da je potrebno zagotoviti več kot le digitalno obliko zapisov podatkov, temveč avtomatizacijo kadrovskih opravil, postopkov in procesov. Potrebno je uvesti kadrovske procese, ki dodajajo vrednost zaposlovanju, procese, katerih izvajanje je brez digitalizacije mučno za vse vpletene. Velikokrat pa se podjetja soočajo z dilemo, kako se lotiti projekta. Digitalizacije se je smiselno lotiti po naslednjih korakih.
- Izdelava strategije razvoja kadrovske funkcije je osnovni korak, ki nam kaže kam želimo in kako bomo do tja prišli. Opredeliti moramo vse procese ravnanja z zaposlenimi, ki jih imamo in tiste, ki jih želimo razviti, saj sta obseg in dinamika razvoja ključna tudi pri izbiri ponudnika orodja za digitalizacijo.
- Digitalizacija kadrovske administracije vključuje digitalne podatke o podjetju, organizacijski strukturi, sistemizaciji, zaposlenih ter digitalizacijo administrativnih kadrovski postopkov.
- Integracija HR aplikacije z drugimi informacijskimi sistemi kot so npr. sistemi za obračun plač, registracijo delovnega časa, e-učenje in sodelovanje, profiliranje zaposlenih ipd.; z integracijo zagotovimo le enkratne vnose podatkov, ter ažurnost in konsistentnost podatkov v vseh sistemih, ki jih podjetje uporablja.
- Digitalizacija obstoječih kadrovskih procesov je najbolj smiselna, da najprej digitaliziramo procese, ki jih že izvajamo.
- Razvoj, opredelitev in digitalizacija novih kadrovskih procesov, ki jih želimo vpeljati v podjetje. Digitalizacija je priložnost, da posodobimo procese ravnanja z zaposlenimi in postopoma uvedemo vse potrebne procese za dvig učinkovitosti, uspešnosti in zadovoljstva.
- Usposabljanje zaposlenih za vodenje in izvedbo novih kadrovskih procesov ter gradnjo agilne kulture. Ta korak se lahko preplete že med prejšnje.
Da bomo zagotovili uspeh projekta HR digitalizacije, je skozi celoten projekt pomembna medsebojna komunikacija v zvezi s spremembami ter vzor in podpora vodstva pri gradnji tehnološko podprte agilne kulture dela.
» Fully fledged« kadrovska funkcija
Kako je videti sodobna popolnoma digitalizirana, » fully fledged« bi rekli v angleško govorečem svetu, kadrovska funkcija?
Digitalizacija omogoča decentralizacijo kadrovskih procesov, saj le ti niso samo domena kadrovske službe. Omogoča sodelovanje, dajanje povratnih informacij, enostavno kreiranje, dostopanje in vročanje dokumentov ter analitiko v vseh kadrovskih procesih.
Sodobna, strateško usmerjena kadrovska funkcija ima digitalno podprto kadrovsko jedro, ki vključuje nastavitve organizacije, sistemizacije, modela kompetenc in izvajanje postopkov kadrovske administracije.
Digitalizirane ima tudi vse procese upravljanja z zaposlenimi, ki dajejo dodano vrednost tako podjetju kot zaposlenim. To so procesi zaposlovanja, uvajanja v delo, upravljanja uspešnosti in nagrajevanja po uspehu, usposabljanja, kariernega razvoja in odhajanja. Integrirana je s sistemi za obračun plač, poročanje državi in drugimi aplikacijami, ki jih uporablja podjetje kot so sistemi za učenje (Learning Management Systems), profiliranje zaposlenih, napravami za registracijo delovnega časa in zalednimi informacijskimi sistemi, ki so v uporabi v podjetju.
Tako organizirana in digitalizirana kadrovska funkcija ne predstavlja stroška, temveč dodano vrednost poslovanju. Skozi kadrovske procese zagotavlja učinkovitost, uspešnost in zadovoljstvo zaposlenih in s tem zagotavlja konkurenčno prednost podjetja, uresničevanje ciljev podjetja in njegov razvoj.
Ker se svet vrt, je vse v gibanju, digitalizacija in tehnološke spremembe so neizogibne in vlaganje v ta vidik je nujno. Vedno pa moramo imeti v mislih, da naj tehnologija služi ljudem in ne obratno.
Jasmina Ridzi, svetovalka za kadrovski management
https://www.linkedin.com/in/jasmina-ridzi-a841b56/
