Zaposleni menjajo zaposlitev in delodajalca, se upokojijo ali odselijo.
S službenega elektronskega naslova so komunicirali službeno, pa včasih tudi zasebno. (Marsikateri delodajalec prepoveduje uporabo zasebnih elektronskih naslovov na službenih računalnikih). Kaj se takrat zgodi z elektronskim poštnim naslovom nekdanjega delavca?
Ali ima delodajalec kot lastnik komunikacijskih sredstev, pravico do vpogleda v elektronsko pošto oziroma elektronsko korespondenco (bivšega) zaposlenega?
Delodajalec te pravice nima. Lahko se ji delavec sicer pisno odpove, ampak se to smatra za odločitev pod prisilo in delodajalcu, četudi zapisana v pogodbo o zaposlitvi, te pravice ne daje.
Delodajalec ima sicer pravico do omejevanja elektronske komunikacije delavca z uporabo določenih filtrov, nedostopnost določenih strani, ki so za delavca privlačne in na katerih bi izgubljal službeni čas, z omejitvijo velikosti poslanih datotek, z velikostjo predala in podobno.
Z odhodom delavca iz organizacije preneha tudi njegova pravica do komunikacije preko službenih naslovov in uporabe službenih informacijskih sredstev. Torej mora delodajalec deaktivirati službeni naslov delavca zaradi prenehanja pravne podlage (48. člen ZDR-1) za njegov obstoj. S tem tudi zagotovi točnost in ažurnost podatkov, saj naslov z imenom bivšega delavca ne ustreza dejanskemu stanju.
Delodajalec ne sme preusmeriti kasnejšo elektronsko pošto delavca na drugi elektronski naslov ali drugega delavca. Pri tem je pomembno tudi dejstvo, da ne gre samo za nezakonito obdelavo osebnih podatkov nekdanjega zaposlenega, ampak tudi za obdelavo osebnih podatkov pošiljateljev.
Naslova nekdanjega delavca torej ne sme ohraniti aktivnega, ampak ga mora zapreti.
Izjemoma sme delodajalec to početi v primeru nenadne hude bolezni ali smrti delavca, da s tem prepreči poslovno škodo. Podjetje bi moralo za take primere vnaprej pripraviti interna pravila za ravnanje s takim elektronskim naslovom. Če jih nima, mora ravnati z ustrezno skrbnostjo pri zagotavljanju in varovanju zasebnosti umrlega zaposlenega.
Kadar pride do združitve več družb, novo podjetje velikokrat spremeni podobo družbe (firmo, grafično podobo, logotip…). Nova gospodarska družba takrat praviloma zamenja službene elektronske naslove zaposlenih. Pogosto imajo poslovni partnerji ali stranke v svojih evidencah še vedno zapisane stare elektronske naslove na katere še vedno pošiljajo elektronsko pošto.
Če ima delavec zato starega in novi elektronski naslov, ne gre za nedovoljen poseg v zasebnost delavca.
Seveda mora biti prenos s starega na novi naslov in zapiranje starega časovno omejeno.
Pred odhodom delavca in v sodelovanju z njim mora delodajalec poskrbeti, da bodo službena sporočila prenesena v npr. skupen elektronski predal in bodo dostopna delavcem, ki bodo nadaljevali delo odhajajočega.
Delavcu je potrebno omogočiti, da iz službenega predala odstrani sporočila in dokumente zasebne narave ter da obvesti svoje zasebne kontakte, da na ta elektronski naslov ne bo več dostopen.
Če delodajalec utemeljeno sumi, da bi zaposleni lahko izbrisal tudi pomembne podatke službene narave, še posebej zaupne zadeve, se takšen postopek izvede komisijsko in zapisniško.
Priporočljivo je, da delavec o izbrisu zasebnih vsebin podpiše izjavo, da na službenem računalniku ni več nobenih podatkov, katerih uporaba bi pomenila poseg v njegovo zasebnost.
Delavec odkloni soglasje za vpogled v svoj elektronski predal oziroma kadarkoli zahteva prenehanje uporabe in obdelave svojih osebnih podatkov. Delodajalec mora to upoštevati, na zahtevo delavca pa mora zbrane podatke tudi blokirati, izbrisati in trajno uničiti.
Odklonitev ali preklic ne sme imeti za posledico odpoved delovnega razmerja delavcu ali drugih delovnopravnih sankcij. Če delavec za vpogled v e-pošto ni dal privolitve, lahko delodajalec podatke poskuša pridobiti na drug način. (npr. zaslišanje prič, pridobitev e-sporočil s strani pošiljateljev sporočil ipd.).
Delovne naprave lahko delodajalec zaseže, za zakonit vpogled v podatke mora pridobiti pisno odredbo s strani pristojnega sodišča.
Informacijski pooblaščenec namreč lahko za nezakonite preusmeritve e-pošte zaposlenih ali nekdanjih delavcev delodajalcu izreče denarno kazen v vrednosti do 4.170 EUR, odgovorni osebi v družbi pa v vrednosti do 830 EUR.
Uredništvo Podjetnik.net
