Menedžment ne pomeni le vodenja podrejenih, temveč tudi obvladovanje odnosov v nasprotno smer, torej z nadrejenimi. Takšnemu menedžmentu pravimo vodenje navzgor. Pri tem ne gre za prilizovanje, manipulacije ali spletkarjenje, ampak za graditev profesionalnega odnosa z nadrejenim. Vodenje navzgor je namreč odnos, ki ga je treba, tako kot vsak drug odnos, znati upravljati, ne pa ga prepustiti naključju. Pa vendar. Kako lahko vodimo nekoga, ki je po hierarhiji na višjem položaju kot mi sami?
Za začetek: za vodenje navzgor veljajo enaka pravila, ki tudi sicer veljajo za dobro komuniciranje:
- poznavanje in upoštevanje osebnostnih preferenc sogovornika;
- aktivno poslušanje;
- postavljanje vprašanj namesto trditev;
- preverjanje, ali smo bili pravilno razumljeni;
- branje nebesedne govorice;
- izražanje čustev;
- ustrezno reševanje konfliktov.
Seveda se moramo zavedati, da smo si ljudje po značaju, naravi dela in vedenju različni. Odreči se moramo prepričanju, da lahko spremenimo druge, pa vemo, da tudi sebe ne moremo kaj prida predrugačiti, saj je vsakdo odrasla in izoblikovana osebnost. Vedno pa lahko spremenimo svoj odnos. In mi smo tista polovica odnosa, nad katerim (lahko) imamo nadzor. A zato moramo zelo dobro poznati najprej sebe, za tem nadrejenega in šele potem bomo znali voditi tudi medsebojni odnos.
Poznati sebe pomeni, da poznamo:
- svoj osebnostni profil in preference;
- svoje prednosti in slabosti;
- svoj slog dela (delovna tehnika);
- svoj način vedenja;
- kakšen organizacijski tip sem;
- svoj osebni slog komuniciranja in reševanja konfliktov;
- svoj odnos do avtoritete in moči;
- svojo potrebo po odvisnosti ali neodvisnosti.
Vzeti si moramo čas in dobro spoznati tudi svojega nadrejenega. Vemo, da ne moremo spremeniti njegovih temeljnih značajskih lastnosti. Lahko pa ugotovimo, kaj ovira ali lajša delo z njim, katere so njegove močne in šibke točke ter kakšen je njegov slog dela.
Poznati nadrejenega (npr. direktorja) pomeni:
- poznati njegov osebnostni profil;
- poznati njegov način dela;
- poznati njegove prednosti in slabosti;
- poznati njegov način komunikacije in vedenja;
- poznati njegove prednostne naloge in pričakovanja;
- vedeti, kako razmišlja, se odloča in kako rešuje konflikte;
- poznati pritiske, ki jim je izpostavljen od zgoraj, spodaj, s strani;
- vedeti, s kakšnimi omejitvami se srečuje;
- vedeti, kaj mu je všeč, kaj sovraži, kaj prezira in občuduje;
- vedeti, ali informacijo laže sprejema pisno ali slušno;
- vedeti, kako najlaže predeluje informacije (po telefonu, na štiri oči, sam, v pisni obliki);
- vedeti, kdaj postane nepozoren in nepotrpežljiv;
- vedeti, kako se odzove na pohvale, kritike, predloge,
- poznati njegove osebne cilje in cilje organizacije.
Vredno se je potruditi
Zdi se, kot da vse te priprave zahtevajo veliko dela. A vredno si je vzeti dovolj časa in spoznati način dela, močne in šibke plati osebnosti svojega nadrejenega, njegove cilje ter pritiske, ki jim je izpostavljen. To ne pomeni, da mu razberemo vsako željo že iz oči. Ne, sploh ne. Dobro pa je, če spoznamo in analiziramo, katere potrebe so pri sodelovanju z njim v ospredju, ter skupaj z njim določimo potek procesov, ki omogočajo dobro sodelovanje.
Kaj je torej vodenje navzgor?
Poslovni asistenti se zavedamo, da lahko za uspešno sodelovanje precej naredimo sami. A večina se ravna po občutku in pridobljenih izkušnjah po večletnem sodelovanju s svojim nadrejenim. Pri vodenju navzgor pa gre za proces zavestnega dela z nadrejenim, ki vodi k bistveno boljšim rezultatom zanj, za poslovnega asistenta in za organizacijo kot celoto. Ob tem poslovni asistent zavzame določeno držo in razvije nekatere spretnosti, s čimer ustvari odnos:
- za katerega so značilna skupna pričakovanja;
- ki temelji na medsebojnem spoštovanju, odkritosti, zaupanju in soodvisnosti;
- ki ustreza slogu in osebnim preferencam obeh.
Preoblikovanje in preobrazba bosta najbrž ostala trajna značilnost organizacij. To pa pomeni, da bo število ljudi, ki jih bomo pri delu srečevali, čedalje večje. In če imamo v osebnem življenju privilegij, da lahko izbiramo, kdo vstopa v naše življenje, tega v poslovnem svetu največkrat nimamo. Zato je velika dodana vrednost sodobnega poslovnega asistenta zagotovo zmožnost delati in upravljati odnose z različnimi tipi vodstvenega kadra.
Nasveti za vodenje navzgor:
- Analizirajte način dela svojega direktorja in razvijte temu primerno svoj slog.
- Ne pričakujte, da bo popoln. Prijazno sprejemajte njegove napake in verjetno bo tako ravnal tudi on v odnosu do vas.
- Dogovorite se za jasne skupne cilje.
- Razjasnite si, kakšno podporo potrebuje vaš direktor (nadrejeni).
- Pomagajte mu ostati organiziran in na tekočem z delom.
- Poskušajte »drobnarije« urediti samostojno.
- Bodite dostopni za vse izzive in novosti.
- Aktivno poslušajte.
- Objektivnost postavljajte v ospredje, vendar ostanite vedno lojalni.
- Delo opravljajte kakovostno in profesionalno.
- Identificirajte se z delom in »svojo« organizacijo.
- Bodite zdravo samozavestni.
- Ne zamenjajte spoštovanja z ustrežljivostjo in ne bodite priliznjeni. Ne bojte se izreči utemeljene kritike.
- Imejte pogum za spreminjanje stvari, ki jih je treba spremeniti.
- O svojih zamislih morate biti sami prepričani. Podprite jih s podatki iz virov, ki jih vaš direktor ceni.
- Pripravite se na nasprotne argumente in tako imenovane »ubijalske« fraze!
- Ne obupajte prehitro, če s prvim poskusom prepričevanja ne dosežete želenega uspeha.
- Ne izogibajte se skupnim pogovorom, temveč jih spodbujajte! Odprta in neposredna komunikacija je najpomembnejši člen med direktorjem in poslovnim asistentom.
- Ob sporu zbirajte argumente (dejstva, številke itd.) in jih primerno predstavite!
- Kritično se vprašajte: Kaj bi lahko naredil drugače?
- Prepričujte bolj z delovnimi uspehi in rezultati in manj z besedami.
- Ne čakajte, da vam bo direktor kaj naročil, ampak se dela lotite sami.
- Direktorji ne marajo presenečenj, zato ga redno obveščajte o svojem delu. Tudi če bi ga radi prijetno presenetili, se raje zdržite in mu sproti poročajte. Direktorja obvestite tudi, če zaslutite kakršnekoli težave, tudi izven svojega delokroga, in morda predlagajte rešitev.
- Direktorja spodbujajte k vedenju, ki vam ustreza, in ga primerno pohvalite takrat, ko naredi kaj dobro.
- Seznanjajte se s pomembnimi odločitvami, ki jih mora sprejeti vaš direktor in mu diskretno priskrbite koristne informacije iz začelja.
- Direktorjeve slabosti spremenite v svojo moč ter ponudite in zagotovite svoje sodelovanje. Postali boste nepogrešljivi.
- Bodite pripravljeni, da dokažete, da ste izčrpali vse vaše vire, preden prosite direktorja za pomoč.
- Poiščite vire informacij v drugih organizacijskih oddelkih, da svojemu direktorju zagotovite dragocen celovit pregled nad družbo.
- Identificirajte področja, na katerih direktorju lahko zagotovite dolgoročne koristi.
- Če morate direktorju reči »Ne!«, bodite pripravljeni, da zavrnitev podprete z razlogom, ki koristi njemu ali družbi.
- Bodite kratki in stvarni.
- Videz šteje, bodite urejeni.
- Storite več, kot od vas zahteva delo.
- Dajajte več, kot morate. Ne bodite točni, raje prehitevajte.
- Ne ustrezajte zahtevam, ampak jih prekašajte!
Suzi Asfour
