Vodenje na daljavo in dobre prakse. Piše: Matej Delakorda.

Vodenje na daljavo bomo opisali v praksi. Svoje izkušnje delimo po enem letu intenzivnega izvajanja izobraževanj in delavnic preko spleta. Sodelovali smo z desetimi, večjimi in srednjimi  slovenskimi podjetji. Ta zapis je nastal na podlagi prejetih povratnih informacij od udeležencev delavnic in kadrovskih služb ter trenerskih osebnih zaključkov na podlagi približno petdesetih dvo do tri urnih, povezanih delavnic učinkovitega vodenja na daljavo.

Na začetku smo pri vodjih zasledili naslednja pričakovanja in želje glede novih veščin in znanj za vodenje na daljavo:

Nekaj podjetij je s spletnimi delavnicami za vodenje na daljavo začelo kasneje kot druga.

Pri večini vodij smo opazili podobno zavedanje, da so veščine vodenja oddaljenih timov sedaj nujne veščine, ki jih želijo pridobiti, osvežiti ali nadgraditi. Več kot polovica vodij je ob tem izrazila zaskrbljenost glede sposobnosti hitrega učenja novih vodstvenih veščin, prilagojenih digitalnemu svetu, saj naj bi te veščine obvladala predvsem mlajša generacija. Dodaten izziv predstavlja tudi preobremenjenost z reševanjem aktualnih izzivov v službenem okolju.

Da izziv učenja vodstvenih veščin olajšamo, je smiselno celoten učni proces razdeliti v krovne vsebinske sklope. S tem omogočimo udeležencem, da se lažje znajdejo v kompleksnosti posameznih vsebin ter jih med seboj tudi lažje povezujejo.

Predlagani vsebinski sklopi učenja veščin za vodenje na daljavo:

1) Tehnologija
Kako delujejo specifična spletna orodja in platforme? Katere funkcije omogočajo in kako njihove funkcionalnosti prilagoditi našemu delovnim procesom? Tehnični triki, nasveti in praktično delo na posameznih funkcionalnostih.

2) Komunikacija in moderiranje spletnih sestankov
Kako prilagoditi komunikacijo novim tehnologijam, njihovim omejitvam in možnostim? Nemalokrat se zgodi, da nam določena funkcija spletnega programa ali platforme določa, kako  vodimo naše spletne sestanke in komunikacijo. Tem omejitvam ali priložnostim je smiselno prilagoditi naše vodenje na način, da v polnosti izkoristimo določene prednosti orodij, hkrati pa se izognemo določenim pastem. Zelo pogost primer tega je uporaba sob za ločene sestanke (ang. »Breakout rooms) na video klicu, ki smo se jih morali vsi priučiti, da smo jih znali primerno uporabljati.

3) Avtentičnost vodje – biti človeški kljub tehnologiji
Vsak vodja ima unikaten stil vodenja in komunikacije. Tega je pomembno ohranjati kljub enoličnosti in uniformiranosti tehnologije, ki nas kot uporabnike usmerja v določen način uporabe spletnih orodij. Tehnologijo je vredno dobro poznati predvsem zato, da jo lažje prilagajamo našemu vodenju, pri čemer iščemo načine, kako spletna orodja našemu vodenju lahko pomagajo in ga ne ovirajo.

Iz zgornji nastavkov z vami delimo dobre prakse vodenja na daljavo, ki smo jih spoznali, opazili in skupaj so-ustvarjali z vodji na delavnicah. Eden izmed glavnih izzivov vodij je bila nemotiviranost in monotonost spletih sestankov, kjer jih je velika večina pogrešala več interaktivnosti in dinamike.

Kako na spletnem sestanku spodbujamo interaktivnost?

Bodimo interaktivni že v prvih minutah
Kakor bomo zastavili dinamiko na začetku srečanja, v prvih parih minutah, takšna bo najverjetneje tudi povprečje dinamike skozi celoten sestanek. Zato je ključno, da sestanek začnemo kar se da interaktivno. Najlažje to storimo s kakšnim kratkim ledolomilcem.

Pri ledolomilcih bodimo pozorni, da podamo jasno navodilo in usmeritev. Naprimer,  v samo enem stavku povej eno stvar na katero si ponosen/a iz preteklega tedna.

Da boste dodatno dinamični, lahko povabite da sodelavci (znotraj) video konferenčnega program vsi dvignejo roke, potem pa jih pokličete enega za drugim. Teh par interaktivnih minut zelo pozitivno vpliva na dinamiko srečanja. Na tak način se udeleženci takoj »ogrejejo« za interaktivnost, ki jo boste potem lažje podpirali skozi celotno srečanje. S kratkim ledomilcem, kjer spregovorijo vsi, tudi na hitro preverite ali vsem sodelujočim deluje avdio in video. Če je število udeležencev na sestanku večje, je smiselno za odgovore uporabiti spletni klepet (chat) ali enostavno spletno anketo, ki omogoča simultano glasovanje in vpisovanje odgovorov.

»Pri spletnih sestankih je ključna interaktivnost«

Postavljajmo odprta vprašanja

Boljšo dinamiko bomo dosegli, če med sestankom, zavestno postavljajmo odprta vprašanja, ki se začenjajo z besedami: kaj, kako, kakšen, katere, koliko, kdaj? Presenečeni boste, kakšna razlika v odgovoru se zgodi, ko vprašamo npr. »Kaj konkretno lahko izboljšamo?« v primerjavi »Ali vam je v redu način kot delamo do sedaj?«. Odprta vprašanja so veščina, ki jo je vredno vaditi spet in spet. Vaši spletni sestanki so idealna priložnost za to.

Postavimo dogovore za boljše spletno sodelovanje

Spletnih sestankov je ogromno in veliko lažje nam bo, če na ravni ekipe, še bolje celotnega podjetja, sprejmemo določene dogovore, kako poteka delo na daljavo in naši sestanki. Tako bomo tudi lažje vedeli kdaj se od nas in ekipe pričakuje večja interaktivnost. Dogovorimo se lahko o tem kako se prijavimo k besedi, kam zapisujemo zapisnik, kako je ta dostopen, kje in kako spremljamo tekoče aktivnosti, kako skrbimo za interaktivnost, kako vabimo na sestanke, kaj je z zamudniki itd.?

Pomembno je, da naši dogovori niso pravila, ki jih sprejme zgolj vodja in jih nato delegira naprej. Za večje sodelovanje je ključno da so dogovori sprejeti skozi dialog na ravni ekipe. Na tak način so dogovori resnično skupni in jih bomo lažje upoštevali. Sprejetju dogovorov je smiselno nameniti vsaj en sestanek, saj boste tako na drugih sestankih veliko bolj učinkoviti. Primer dogovora: vse ideje in vsebine, ki ne sodijo na ta sestanek zapišemo v zapisnik pod razdelek »Parkirišče« in se na koncu sestanka pogovorimo kdaj in kako jih bomo obravnavali.

Kombinirajmo sinhrono in asinhrono komunikacijo

Spletne platforme za sodelovanje sledijo trendu, da združujejo čim več komunikacije na enem mestu. Ob vseh različnih spletnih orodjih, konstantnih video klicih in nenehnih obvestilih, ki se nam neprestano oglašajo na naših zaslonih, je vse skupaj večkrat zelo naporno in moteče. Rešitev ob takšnem informacijskem bombardiranju je strateški pristopi k naši spletni komunikaciji. V nastavitvah programa (večino programov to omogoča) si najprej izklopimo vsa ne-nujna obvestila, nato pa razmislimo za katero komunikacijo je nujno, da jo imamo v »živo« (sestanek ali video klic), katero pa lahko prestavimo na našo spletno platformo v obliki zapisanih novosti, nalog, obvestil ali vabilu k oddaji predlogov ali komentarjev. Presenečeni bomo lahko, kako veliko komunikacije je možno izpeljati brez nenehnih spletnih sestankov, le dober komunikacijski proces moramo postaviti in se s sodelavci dogovoriti, kako ga uporabljati.

DOBRE PRAKSE SPLETNIH SESTANKOV

Vklopljene video kamere (razen v izrednih primeri):
Pomaga k večjemu zaupanju, sodelovanje in boljšemu stiku.

Kratek ledolomilec na začetku srečanja
Kratko vprašanje za večjo interaktivnost in boljšo dinamiko srečanja.

Dogovori o sodelovanju
Skupaj dorečemo konkretne smernice in dogovore, kako sodelovati, da bomo čim bolj učinkoviti.

Redni in krajši sestanki
Ena enota sestanka naj bo 45 min, temu sledi 15 min odmora pred naslednjim klicem ali čas za delo na drugih stvareh. Redni sestanki (ob istem času) pripomorejo k lažji organiziranosti vseh. Poskrbite tudi za redne neformalne sestanke (ena na ena ali majhne skupine), kjer se pogovarjati o neformalnih stvareh in počutju zaposlenih.

Vključevanje vseh sodelavcev
Na spletnih sestankih skrbimo, da povabimo k besedi tudi »tihe« sodelavce, ki si znajo »skriti« in ne izpostavljati.

Kratek ledolomilec na koncu srečanja
Povratna informacija kaj lahko naslednjič še izboljšamo.

Teambuilding preko spleta
Za dodatno povezovanje z ekipo uporabite drugačno spletno orodje, kot ste ga vajeni uporabljati v službi. To bo pomagalo sodelavcem, da lažje »preklopijo« na druge vsebine in razpoloženje.

Ko govorimo o motivaciji in razvoju ekipe na daljavo, se največkrat pojavi dilema in izziv, kako naj motiviramo, opolnomočimo in navdušimo, ko ni stika v živo, ko se ne »začutimo«? Vodje so si enotni, da tehnologija trenutno nikakor ne more nadomestiti stika in komunikacije v živo. Kljub temu pa poznamo par smernic, da se temu vsaj malo približamo – tudi preko spleta.

Na video klicu ustvarimo psihološko varno okolje

Ko pride na video klicih do »mehkih« tem kot so naše psihološko počutje, odnosi, motivacija, računamo, da bo sama tematika pri udeležencih spodbudila večjo proaktivnost in zavzetost. Temu žal večkrat ni tako. Ko vprašamo »kako ste?«, je odgovor večkrat le »v redu«, hkrati pa lahko čutimo, da so ti pogovori površinski in da se z ekipo nismo povezali.

Za večjo povezanost potrebujemo najprej primeren kontekst. Udeležencem razložimo, zakaj se je pomembno iskreno pogovarjati o psiholoških izzivih in jih naslavljati. Nato pa zagotovimo psihološko varen in večkrat (sprva tudi) anonimen prostor, kamor lahko udeleženci zapišejo svoje občutke in razmišljanja.

To najlažje naredimo tako, da na izbrano spletno platformo naložimo datoteko s preprosto tabelo in vsem udeležencem pošljemo povezavo do le-te. Anonimnost in psihološka varnost sta ključni za iskrene zapise, ki lahko izgledajo približno takole (tabela spodaj). Takšen zapis je večkrat boljše izhodišče za skupinski pogovor o ekipnem počutju, dokler se v timu razvije dovoljšna stopnja zaupanja in sproščenosti, da se o psiholoških izzivih pogovarjamo brez dodatnih orodij.

Primer tabele

Sklepna misel
V letu 2020 smo bili vsi sunkovito vrženi v vodenje in komunikacijo na daljavo. Temu trendu smo se prilagodili vsak na svoj način in hkrati ugotavljali, da bo trend vodenja na daljavo ostal – tudi če v zmanjšani obliki. Ključen odnos vodje do tehnologije je lahko vodilo, da si želimo mi uporabljati tehnologijo, bolj kot ona uporablja nas. Da se jo naučimo obvladovati do tolikšne mere, da jo bomo samozavestno uporabljali, vendar v smeri večje avtentičnosti in večje povezanosti z ekipo. To bo potem vodilo tudi v večjo učinkovitost.

Pred tehnologijo se nima smisla skrivati, potrebno jo je pametno in zavestno uporabljati, hkrati pa biti zelo pozoren, da tehnologija ne prekinja človeškega stika med nami. Ko imamo sestanek v živo, se posvetimo še toliko bolj odnosom. Ko ga imamo preko video klica, se potrudimo da naše medsebojne odnose ohranjamo kolikor se le da: z interaktivnostjo, odprtimi vprašanji, predvsem pa z našo iskreno namero po sodelovanju. Ne glede na nove tehnološke trende in vodstvene stile, je za dobro vodenje potreben pristen in zaupanja vreden medosebni odnos.

Matej Delakorda, trener, moderator in coach, GROW ADRIATIK