V času Korona virusa ni preprosto na nov način -od doma -voditi in sodelovati z ekipo, jo spodbujati in pozitivno obvladovati skupino ljudi, ki prav tako delajo na daljavo, s svojih domov. Dokaj verjetno je, da se bo samoizolacija s sedanjimi in morda celo strožjimi ukrepi ponovila, morda celo nekajkrat; zato je smiselno, da se ne zanašamo le na previdne napovedi o skorajšnji sprostitvi ukrepov in oživitvi gospodarstva, ampak skušamo izboljšati zdaj (po sili razmer) začeto vodenje ljudi na daljavo.

Nov način dela v času Korone

Nov način dela ni mišljen kot »darilo« številnim, da pospravijo svoje mize in dokončajo zastavljene naloge. Nekateri vodje so se dela od doma razveselili, ker jim predstavlja manj pritiska in prihranijo izgubo časa na vožnji. Drugi bi raje ostali s svojim timom, saj menijo, da jih za učinkovitost dela njihovih ekip zelo potrebujejo. Zaposleni nek stik z vodjo in vodenje dejansko vsaj v neki meri potrebujejo, ne glede na dejavnost podjetja. Tudi ena od nedavnih raziskav ugotavlja, da je kar 70% angažiranja zaposlenih spodbujenih s strani njihovega vodje.

Manager mora zadovoljiti številne interese. Predvsem pa mora najprej zagotovi tehnične pogoje za komunikacijo s svojo ekipo, saj bo le tako lahko zahteval, usmerjal in spodbujal učinkovitost oddaljenih sodelavcev. Komunikacija vsekakor ne sme biti omejena na en ali dva kanala, ampak je potrebno uporabljati vse, ki se izkažejo za uspešne in priročne. Vsekakor le elektronska pošta in twitter nista dovolj. Zelo pomembno je, da se ne izogibamo videokonferenčnim stikom z ekipo, saj bomo predvsem s slikovnim stikom zaznali apatijo, dvom, nezadovoljstvo ali druge težave v njihovih očeh.

Seveda je v okoliščinah dela na domu realno pričakovati, da bodo sogovorniki bolj sproščeni; vendar pa bi neurejena, zanemarjena zunanjost (ja, frizerski saloni so zaprti, ampak lasje pa naj le bodo umiti!) ali pogovor v pižami ali strgani majici za beljenje delovala neprimerno. Če se človek za delo od doma  zjutraj ne obleče v primernejša delovna oblačila, kot so pižama, domača halja ali stara trenirka, potem se bo težko poistovetil z nalogami in problematiko, … saj bo z eno nogo še vedno v postelji, pri zajtrku ali pri delu na vrtu. Tudi zato so torej pomembni videokonferenčni stiki.

Redni sestanki

Tako kot so potrebni redni sestanki, ko so bili sodelavci še blizu skupaj in so sedli enkrat tedensko za isto mizo, podobno in še bolj pogosto je potrebno ta inštrument uporabljati pri razpršeni ekipi, ki dela od doma. V času »pred« se je dogajalo, da so se številni terenski ali dislocirani uslužbenci upirali ali se izmotavali od obveznosti udeležbe na skupnih sestankih zaradi (pre)velike izgube časa (kar je bilo pogosto celo res). Pri delu na daljavo pa so izgube neznatne, saj ekipa le sede pred svoje računalnike ob istem času.

Zato je potrebno nastaviti redne videokonferenčne ali telekonferenčne sestanke ob isti uri, da si bodo zaposleni lahko uskladili urnike domačih obveznosti (recimo delo s šoloobveznimi otroki) in službeno delo. Gleda na razpršenost sodelavcev je morda najbolje fiksirati dve kratki konferenci tedensko, vsekakor v ponedeljek dopoldan in morda v sredo ali četrtek. Dnevni čas zanje naj bo prilagojen ostalim obveznostim, ki jih imajo sodelavci-starši, in torej ni nujno, da je to v času, ko bi sicer opravljali delo z delovnega mesta v službi.

Povezanost med razpršenimi sodelavci, ki ostanejo sami s svojim delom in ga nekateri ne morejo opravljati enako učinkovito kot tedaj, ko se lahko srečujejo s sodelavci večkrat dnevno, je zelo pomembna za opravljanje dela na daljavo. Socialna izključenost slej kot prej povzroči nezadovoljstvo, tesnobo, travme in manjšo delovno uspešnost. Skupna obravnava problematike, tudi psihosocialnega stanja, pa lahko okrepi posameznike in celoten tim.

Redni sestanki so zato pomembni za ustvarjanje timskega vzdušja, za motiviranje zaposlenih, za skupinsko soočenje z morebitnimi nepričakovanimi problemi  in skupno iskanje rešitev zanje, pa  tudi za prilagajanje spremembam v okolju in zakonodaji kot posledicam pandemije.

Naloge in poročanje

Sestanki so namenjeni tudi poročanju o doseženih delovnih ciljih posameznika in celotnega tima. Ni težko vzpostaviti sistema poročanja, ki bo viden za celoten tim. Poročanje se začne z dodelitvijo naloge posamezniku ali skupini in razdelitvijo naloge (če je velika) v parcialne cilje. Poleg mora biti tudi dogovorjena časovnica izvrševanja oz. dokončanja nalog. Tak način je motivacijski in velikokrat ustvarja neškodljivo tekmovalnost med skupinami in posamezniki, vodji pa omogoča vpogled v izvajanje nalog. Vodja naj zna dobro delo pohvaliti in tudi nagraditi, slabo opravljeno pa vsaj na začetku obravnavati bolj diskretno.

Izvajalci poročajo v smislu kratke potrditve – storjeno, brez problemov ali pa – nisem uspel. Če je odgovor negativen, naj se vodja o podrobnostih, razlogih, ovirah in rešitvah z zaposlenim pogovori individualno, ne med skupno sejo, saj bi tako kradli čas ostalim sodelavcem. O  uspešni sanaciji problema in načinu njegovega reševanja pa se poroča na prvi naslednji seansi.

Individualni kontakti

Različne intenzivnosti, odvisno od sodelavca in njegovih nalog, so pomembne za ustvarjanje občutka potrebnosti, pomembnosti in zaželenosti med zaposlenimi. So katalizator dolgoročne uspešnosti tima pri delu na daljavo. Za reševanje problemov je uporaben tudi telefon in vsi drugi kanali. Videokonferenčnim klicem pa se je – če ni potrebno zaradi npr. skupnega pogleda na tabelo na zaslonu – elegantneje ogibati, saj s tem vdiramo v zasebni prostor sodelavca.

Zaupanje in transparentnost

Oba pojma delujeta z roko v roki. Vodja mora povečati stopnjo svojega zaupanja v vsakega zaposlenega, da ga ne bo neprestano kontroliral in živciral. Nastaviti mora nevsiljive mehanizme poročanja oz. nadzora izvajanja, ki ga bodo alarmirali, še preden se bodo stvari sesule.

V zameno za zaupanje je potrebno obojestransko transparentno komuniciranje. Vodja korektno in brez panike obvešča sodelavce o globalnem in internem dogajanju, ki bi lahko ali bo vplivalo na usodo njihovega podjetja in njih samih, pa tudi o zadovoljstvu z uspešnostjo njihovega dela – sodelavci pa ga pravočasno obveščajo o realnih problemih, ki je pojavljajo pri izvajanju nalog, da bi jih lahko sanirali pred eskalacijo.

Vaja

Cela organizacija dela od doma in vodenje ekipe je eksperiment, zato ga je vredno opazovati, se ob spremenjenih pogojih naučiti hitrega prilagajanja in si zabeležiti celotno »avanturo«, ki nam jo je pripravila usoda, saj je možno, da  bomo novo znanje in izkušnje kaj kmalu ponovno potrebovali.

Sploh pa je ta preizkus, s katerim se spopadamo, lahko pomemben input za reorganizacijo številnih dejavnosti, pri katerih bi se vsaj del potrebnega dela poslej lahko opravljal od doma – v zadovoljstvo zaposlenih in lastnikov.

Inštitut Mediapro