Poslovna vizitka je dokaj trajna sled za nami, velikokrat edina spominska opora za pridobitelja. V drugem prispevku govorimo o tem, katerih napak pri oblikovanju in sporočilnosti naj se izogibamo, v tem pa kako jo plasiramo oz. izročamo na srečanjih in kaj naj s pridobljenimi počnemo. Ker jih masovno izročamo je vizitka verjetno najcenejši kontaktni material z morda najdaljšim rokom trajanja.
Moj ukrajinski prijatelj Vasyl in njegova prijateljica vneto zbirata vizitke najrazličnejših ljudi, s katerimi prideta v stik. Nekdo, ki vam izroči vizitko vam s tem sporoča, da pristaja na nadaljnje stike. In sicer vam osebno to dovoljuje. No, onadva si to sicer neškodljivo razlagata malce drugače. »Hej, rabim okoljevarstvenika iz Nemčije, zanj ti dam tri politike iz Balkana!«. Tudi meni je Vasyl tako že pomagal, da mi je dal kontakt s človekom, ki ga je le bežno poznal, saj ga je srečal le ob eni priložnosti in stika ni vzdrževal, vendar postopek odlično deluje – Vasyl je referenca, četudi se kdo ne spomni natančno, kdaj mu jo je dal in zakaj oziroma se Vasyla sploh ne spomni. Zaposloval sem atraktivno plavolasko, ki je šla na lokalnem letu skozi letalo do toalete na repu in vmes od poslovnežev pridobila za en prst vizitk!
Svoje vizitke praviloma hranimo v škatlici, da se ne poškodujejo; moški jih imamo najraje v spodnjem žepu suknjiča, ženske v torbici. Preden gremo na sestanke, srečanja, mreženja,…preverimo, ali imamo s seboj dovolj veliko število vizitk glede na število pričakovanih novih stikov, da ne bomo v zadregi.
Sestanek v pisarni je najpogostejše mesto sestankov. Morda izročimo ob vstopu svojo vizitko že poslovni sekretarki, še posebno, če smo bili z njo že v telefonskem stiku ali elektronski pošti; tako nas lažje uvrsti med znance, bolj osebno je in naslednjič bo stik pristnejši, poleg tega pa take osebe redko dobijo vizitke od obiskovalcev, četudi je njihova vloga včasih zelo pomembna – s tako pozornostjo si boste prav tako dvignili rating.
Sogovornik – na dogovorjenih sestankih praviloma sedimo za mizo, da imamo prostor za predstavitvena gradiva, za pisanje opomnika ipd. Ko se predstavimo in rokujemo, se na povabilo posedemo za mizo. Če ta ni preširoka, jo izročimo sogovorniku ali večim sogovornikom preko mize. Če je ta široka, gremo okoli nje.
Vizitke ne vržemo na mizo, je ne porinemo kar povprek do sogovornika, ampak to naredimo spoštljivo do sogovornika in tudi sebe, saj gre za našo vizitko – praviloma jo izročimo v roke.
Če je to na daljnem Vzhodu, bomo vizitko izročili z obema roka, držeč jo za vogale. Na Japonskem, pa tudi v Turčiji in še kje, je običaj, da izročevalec ob predaji odtrga en vogal vizitke. S tem prepreči, da bi se kdo lažno izdajal zanj.
Malomarno in brezbrižno izročanje vizitke, kot nekega nepotrebnega opravila, je žaljivo za vse prisotne. To se mi je na Balkanu večkrat dogajalo.
Ko izročamo vizitko, jo pospremimo z ustreznimi vljudnostnimi frazami: Dovolite…Smem…
Kaj pa, če se sogovornik izogiba izročitvi svoje vizitke? Prav je, da pove, da mu jih je zmanjkalo, ignoriranje pa je nevljudno. Če nam je do tega, da ostanemo v neposrednem stiku, ga kratkomalo kar izzovemo: »Bi mi…Smem…?« Če se dela, da ne razume in ne sliši, smo lahko tudi blago nesramni:
»Težko bova komunicirala po sestanku, če ne bom imel neposrednega stika z vami, razen, če menite, da je ta sestanek potrata časa.«
Kratko in ostro, zakaj bi se dobivali, če zadaj ni »fair« namenov, ampak morda zgolj industrijska špionaža. Izročitev vizitke je lahko prvi indic.
Ob izročitvi vizitke stoje, torej ob vstopu, ko se predstavljamo in segamo v roke, visoki osebnosti, ki nas je sprejela (veleposlanik, lastnik velikega podjetja, minister) lahko rahlo priklonimo glavo v znak spoštljivosti. Pri tem ne pretiravamo, razen v deželah, kjer je močan priklon običajna praksa. Majhen naklon je umesten, če je sogovornica ženska na pomembnem položaju ali po letih mnogo starejša ženska oseba. Z galantnostjo ne gre pretiravati, čeprav Poljaki še danes radi poljubljajo roke gospem, pa tudi neotesanosti ni pametno promovirati.
Če imamo pred seboj enega samega sogovornika, skrbno pospravimo njegovo vizitko na ustrezno mesto – vsekakor je ne položimo predse – in si zapomnimo priimek osebe. Morda je potrebno nekaj vaje, ampak naredi vtis spoštljivosti do sogovornika in profesionalizma. Če gre za tujca z nam neobičajnim priimkom, potem vprašamo: »Sem prav izgovoril vaše ime, gospod Tosijepatežkozapomnit?« Če nas popravi, ponovimo, si memoriramo in pospravimo vizitko z mize. V latinskih krajih se v občevanju s pomembnimi osebami uporablja lahko le ime: Don Felipe na primer.
Če imate enega sogovornika, je dokaj neprofesionalno, tudi žaljivo, da si vizitko sogovornika postavite pred seboj na mizo in jo – kadar ga ogovorite po imenu/priimku – očitno pogledujeta nanjo, da ujamete ime, pri čemer (bognedaj) celo naredite premor.
Lahko pa se to počne tudi namenoma. Bil sem na primer na sestanku, ko se moja lepa sodelavka K. nikakor ni mogla karakterno ujeti z drugo lepotico nasproti in ta jo je stalno bodisi narobe imenovala ali prekinjala svoje stavke, da je pogledala na vizitko in prebrala njen priimek, pri čemer je dosledno izpuščala vljudnostne nazive.
Kadar je za mizo sogovornikov več, položite njihove vizitke predse in si vseeno skušate zapomniti njihova imena, če pa že morate pogledati na vizitke, naj bo to čim bolj diskretno.
Kako pridobimo vizitko od neznancev?
Naj opišem en primer iz prakse ki se je večkrat izkazal za zelo učinkovitega. Na sejemskih dogodkih na primer stojite pred svojo stojnico, nekdo vam postavlja zelo zanimiva vprašanja, ko si ogleduje vaš novi produkt / storitev. Lahko bi bil potencialni kupec, lahko vohun konkurence, predstavi pa se ne. Ve, kdo ste, saj imate na reverju priponko z imenom, položajem in logotipom. Sežete po svojo vizitko in iztegnete roko, vizitka je vodoravno in pravokotno poravnana, vendar je ne izročite. »Gospod, vaši dvomi kažejo na vaše izjemno znanje. Zelo rad/a bi ostal/a v stiku z vami, morda bi lahko našli kako pot za sodelovanje.« Sedaj čakate, da potipa za svojo vizitko. Lahko se umakne, zamahne z roko, češ, me ne zanima, lahko pa vzame našo vizitko, pa ne izroči svoje.
Takrat je potrebno svojo roko zadržati iztegnjeno v višini srca, odprto za prejem vizitke. Tako ga morda spravimo v zadrego. In dodamo z nasmehom:
»Vas smem prositi za vaš kontakt?«
Baze vizitk – Kaj pa vizitke, ki ste jih pridobili? Kaj bi z njimi? Elektronski vnos v bazo s po več gesli je vsekakor najprimernejši, zahteva pa čas in disciplino. Najmanj, kar je, je organiziranje po spominskih sklopih (v kuvertah, škatlah, itd.), kot so npr.: Sejem Vinitaly, simpozij TTEN Dunaj, sprejem Zunanje ministrstvo, obisk s skupino na Danskem, vse z datumi, seveda.
Prodajne službe s prodajniki na terenu običajno znesejo skupaj velike baze vizitk, vsak prodajnik zase.
Velikokrat svetujem, da v podjetju uvedejo pravilo, da enkrat tedensko fotokopirajo ali skenirajo novopridobljene kontakte za centralno bazo. Morda bo čez nekaj dni prodajnik zamenjal službo in odnesel kontakte h konkurenci, toda moralno je, da med službenim časom pridobljene poslovne kontakte preda svojemu nasledniku.
Baze ažuriranih vizitk so lahko dragocenost, saj dandanes podjetja pogosto na spletni strani skrivajo neposredne kontakte s posameznimi odločevalci, pa tudi njih same.