Če bi mi nekdo pred nekaj leti povedal, da bom leta 2021 prejela največ povpraševanj po delavnicah, predavanjih in individualnih svetovanjih iz področja spletnega bontona, bi se najverjetneje nasmejala.
Okoliščine so nas pripeljale do tega, da smo morali čez noč osvojiti tehnična znanja poslovnih in zasebnih virtualnih srečanj. Se pa zadeve ne končajo zgolj pri tehniki. Še vedno se v virtualnih oblačkih in učilnicah srečujemo ljudje. Poslušamo se in gledamo. No, bolj se gledamo. Zaradi česar se je potrebno na vsa srečanja zelo dobro pripraviti. Tako, kot smo to doslej počeli pred sestanki in dogodki v živo. Sedaj je treba biti celo bolj pozoren na nekatere stvari, saj smo na udaru mi pred zaslonom in ni ostalih faktorjev, ki bi v situacijah v živo, vplivale na potek dogodkov.
Kakšno mnenje si bodo ljudje ustvarili o meni, je izključno moja odgovornost. Koliko se bom trudila, ali mi bo mar, da na vse navzoče naredim prijeten vtis, so mi blizu osnove učinkovite komunikacije in bontona in ali znam na primeren način izkazati spoštovanje? Vsak naj sam pri sebi presodi in se odloči, koliko energije je pripravljen vložiti, da bo virtualno srečanje doseglo cilj, zaradi katerega je do srečanja sploh prišlo.
V sodobni poslovni komunikaciji predstavlja elektronska komunikacija sestavni del vsakdana, to ni nikakršna novost. In kljub temu, da se o tovrstni komunikaciji piše in govori že vrsto let, številni pozabljajo na osnovne zakonitosti. Izpostavila jih bom le nekaj najpogostejših, ki jih osebno opažam in na katere opozarjajo tudi moji klienti.
Teh, na videz drobnih kiksov bi lahko bilo v poslovnem svetu manj.
Koliko časa imamo na voljo, preden odgovorimo na prejeto pošto? Že nekaj časa je uveljavljena smernica, da na prejeto elektronsko sporočilo odgovarjamo v roku 24-ih ur, odvisno seveda od naše zasedenosti. V zadnjem letu se je ta rok nekoliko skrajšal, vsekakor pa moramo sami oceniti kje je tista meja, glede na pomembnost, količino pošte in organizacijo delovnika. Tudi, če se pošiljatelju pošte zaradi prenatrpanega urnika ne moremo posvetiti, pa se pričakuje, da ga o tem tudi obvestimo. Ne puščajmo pošiljatelja v dvomih, da sam dela zaključke, kaj bi lahko bil vzrok naše neodzivnosti. V času odsotnosti vedno pripravimo samodejni odzivnik, ki naj bo kratek in naj vsebuje informacije o tem, kdo bo imel potrebne odgovore, dokler ne bomo zopet mi na voljo. S klicaji in velikimi tiskanimi črkami ustvarjamo neprijetno vzdušje, na prejemnika kričimo in občutki ob prebiranju ne bodo prijetni. Odvadimo se pisanja dolgih sporočil, saj esejev nihče nima časa brati. Kratko, vljudnostno sporočilo, ki naj zajema ključne informacije bo zadoščalo, daljša vsebina se pripenja v prilogi. Vprašajmo se, kakšen občutek želimo ustvariti pri prejemniku našega sporočila. S takim »tonom« ga tudi napišimo.
Četudi bi nas kakšno sporočilo iztirilo, ujezilo, si vzemimo nekaj trenutkov preden odgovorimo in ne odpisujmo jezni. V mislih imejmo, da je naša sposobnost ohranjanja profesionalnega odnosa, ne glede na okoliščine dober pokazatelj, kako spretni smo, ko gre za komunikacijske veščine.
Simona Lečnik Očko
Z načinom komunikacije predstavljamo v prvi vrsti sebe, takoj zatem pa naše podjetje. Vsi smo na nek način ambasadorji naših podjetij, zaradi česar bi moralo biti podjetjem v interesu, da svoje zaposlene ustrezno izobrazijo, saj jih bodo le tako lahko profesionalno zastopali.
Le redki se v zadnjem letu ob vseh spremembah niso srečali znotraj različnih spletnih platform, saj se je veliko delovnih obveznosti preselilo na splet. Pri virtualnih srečanjih ne bi smel nihče zamenjati profesionalnosti za udobnost. Če se na sestanek v podjetju nismo nikoli prikazali v razvlečeni, sprani trenirki in umazanih las, ni pri virtualnih sestankih nič drugače. Zgodilo se mi je že, da sem med udeleženci srečanj videla spodnje dele pižam, mastne lase in zelo razmetano okolico. Motilci, ki so pritegnili mojo pozornost. Zalomi se lahko že pri začetku srečanj, ker nekateri udeleženci pozabijo, da ob vstopu pozdravimo navzoče. Izjema so le zamudniki, ki naj se vzdržijo razlage o vzroku zamude in se le diskretno pridružijo srečanju. Ne pozabimo na primerno višino kamere in primerno osvetlitev. Naše okolje, v katerem se nahajamo med virtualnim srečanjem, je lahko precej hrupno, zlasti če ne živimo sami. Utišajmo mikrofon, ko ne govorimo in tako dajmo preostalim udeležencem možnost, da se oglasijo in delijo svoje misli, brez da bi jih karkoli pri tem oviralo. Prav tako pustimo tipkovnico pri miru. Odpisovanju na elektronsko pošto ali klepetanju s kolegi, ni mesto med poslovnim sestankom s sodelavci ali poslovnimi partnerji. Bodimo uvidevni.
Naše ozadje naj bo kar se da urejeno, saj s tem preprečimo, da bi pozornost udeležencev bila preusmerjena drugam. Sodelavci ne bodo mogli slišati naših idej ali nas jemati dovolj resno, če bo v kotu za nami kup umazanih oblačil ali prižgan televizijski zaslon.
Med govorjenjem skušajmo gledati v kamero, saj je to najboljši približek vzpostavitve očesnega stika s sogovorniki. Vsakršno uživanje hrane med virtualnimi srečanji odpade. Ne le da je neprimerno, tudi neokusno je opazovati nekoga, ki žveči, po možnosti z odprtimi usti, medtem ko mi predstavljamo finančno poročilo pomembnega projekta. Lakoto potešimo pred srečanjem.
S tem, ko se za srečanje, bodisi v živo ali virtualno, primerno uredimo izkažemo spoštovanje do sebe in do vseh navzočih. Naj nam ne bo odveč obleči primerna oblačila, ki bi si jih oblekli tudi sicer za poslovni sestanek, ne glede na to, da komuniciramo iz naše dnevne sobe. Na drugi strani zaslona so naši sodelavci, poslovni partnerji, potencialni klienti, stranke in najmanj kar lahko naredimo je, da smo urejeni.
Ne pozabimo na našo govorico telesa. Običajno vsak udeleženec govori le kratek čas. Večino časa gledamo drug drugega, zaradi česar je tudi neverbalna komunikacija zelo zgovorna. Tako, kot mi opazujemo druge, tako tudi oni opazujejo nas. Obrazna mimika, geste, drža, naš glas in gibi rok predstavljajo 65–70% komunikacije med virtualnimi srečanji. Sedimo pokonci, ne izvajajmo naglih in izrazitih gibov in ne dovolimo, da bi naše oči tavale naokoli, medtem ko nekdo nekaj razlaga. Poslušajmo sogovornike in bodimo zares navzoči. Na srečanja se vedno dobro pripravimo, saj bomo le na tak način dosegli željen cilj in ne bo nihče imel občutka, da so virtualni sestanki popolna izguba časa. Držimo se začrtanega termina začetka in konca srečanja. Čas vseh nas je zelo dragocen.
Z vsem naštetim, pripomoremo k spoštljivim medsebojnim odnosom, ustvarjamo prijetno vzdušje, gradimo zaupanje in pokažemo ljudem okoli nas, da nam je mar. Vsak segment sodelovanja v poslovnem svetu naj bo skrbno načrtovan in premišljen. Oblikovanje novih poslovnih vezi ali nadgradnjo obstoječih, ne prepuščajmo naključju.
Če želimo, pričakujemo, ali celo zahtevamo spoštovanje od drugih, se vselej vedimo tako, da bomo tega spoštovanja vredni.
Simona Lečnik Očko, magistrica mednarodnih in diplomatskih študij
Vodja Lumie – Akademije vrednot
