Z videokonferencami smo si pri svojem delu pomagali vse od leta 1997. Ja, res je.
Že takrat smo skupinsko demonstrirali uporabnost videokonferenc najpomembnejšim (takrat še) slovenskim podjetjem, vendar pa so se le zelo redki odločili za to novost. Najpogostejši odgovor/izgovor je bil: Naj bo kdo drug prvi, bomo videli, kako se obnese.
Takrat je bila oprema še draga in okorna, tv kamere so vodili snemalci in podobno. Že desetletje ali celo dve (bil sem med prvimi uporabniki Skypa) pa se tehnika poenostavlja in je dostopna vsem. Za razmah uporabe videokonferenčnih sestankov je bila potrebna višja sila – pandemija, v kateri so bila osebna srečanja prepovedana. In led je bil prebit, številni so spoznali prednosti videokonferenčne povezave, zlasti prihranek časa in stroškov.
Še vedno pa od tistih, ki naj bi sodelovali pri videokonferenčnem klicu, slišimo nekatere od naslednjih izgovorov in opravičil:
“Ne morem naložiti tega programa.”
“Ne morem se prijaviti.”
“Zakaj ne vidim slike sogovornika?”
“Ne slišim vas.”
“Ne vidim vašega ekrana.«
“Mojega videoposnetka nisem mogel predvajati.”
Po anketah ima podobne težave ali vsaj eno od njih večina uporabnikov. Seveda to povzroča slabo voljo in kaže na neprofesionalno pripravo na srečanje, kar zmanjšuje zaupanje v morebitno sodelovanje (nakup, servis, izvedbo, svetovanje ipd.)
Zanesljivo pa je, da dobra tehnična izvedba videokonference pomembno vpliva na nakupno odločitev.
Kako se lahko izognemo pogostim nevšečnostim in pomanjkljivostim pri izvedbi virtualnih prodajnih srečanj?
Udeležence sestanka pripravimo z jasnimi navodili
Vnaprej določimo tehnološke zahteve za izvedbo, jih sporočimo vsem udeležencem srečanja ter preverimo, ali so jih sposobni izpolniti.
Če bo srečanje na platformi, ki jo v našem podjetju običajno ne uporabljamo, ampak je to želja kupca, potem se mu prilagodimo. Udeležencem posredujemo povezavo do te platforme in dovolj zgodaj pred srečanjem preizkusimo vklapljanje vseh sodelujočih, da ostane še dovolj časa za morebitno intervencijo.
Vsi udeleženci morajo imeti jasna navodila za vstop na sestanek. Zagotovimo jim enostavno povezavo, ki deluje na en klik, še posebno, če se bo kdo vključeval preko mobilnega telefona.
Kadar gre za prodajni sestanek, bodo naši sodelavci, ki na prodajo vplivajo, demonstrirajo produkt itd. tudi prisotni v sliki. Zato se naj primerno oblečejo in uredijo in poskrbijo, da bo njihovo okolje videti urejeno. Na vse to jih posebej opomnimo.
Pred pomembnim videokonferenčnim sestankom (na primer predstavitev produkta, predloga za sodelovanje, srečanje večje skupine) je smotrno preveriti povezavo in tehnično brezhibnost vsaj z eno osebo nasprotne skupine. Z njo opravimo nekajminutni tehnični pregled pred srečanjem vseh oseb. S tem se bomo najbrž izognili mučnim zadregam na začetku srečanja, ko skupina ljudi čaka dolge minute, da se končno vzpostavi celotna komunikacija, zvok, slika, delitev zaslona ipd.
Če je le mogoče, pred pomembnim prodajnim sestankom povečajmo svojo internetno hitrost in pasovno širino, toliko bolj, če smo pri videokonferencah nedavno opazili lomljeno ali »zamrznjeno« sliko ali padanje signala.
Hitrost lahko povečamo s kabelsko povezavo namesto wifi-ja, z močnejšim ali primernejše postavljenim usmerjevalnikom, pa tudi s pravočasno zahtevo ponudniku internetnih storitev za močnejši in stabilnejši signal.
Na računalnikih zapremo vse mogoče nepotrebne aplikacije, ki tečejo v ozadju, še posebno tiste, ki se samodejno osvežujejo. Prosimo kolege, ki niso udeleženi na konferenci, da storijo enako in s tem povečajo hitrost prenosa.
Izberimo zanesljivo in primerno platformo (glede na potrebne funkcije in varnostne zahteve) za srečanja, če se nasprotna stranka strinja, seveda. Vsako platformo z njenimi možnostmi in ukazi pa morajo uporabniki dobro spoznati in vsekakor ni odveč, da preverimo njihovo usposobljenost.
Naša platforma, njena zanesljivost, enostavna uporaba in varnost pomembno vplivajo na izkušnjo kupca z nami. Izbirate lahko med številnimi platformami, vsaka ima svojske funkcij, varnost in zahteve.
Čista, ostra slika in kvaliteten zvok kupcu izboljšata uporabniško izkušnjo, pokažeta na našo profesionalnost in dvigata zaupanje, kar seveda lažje pripelje do prodaje.
V prenosnike vgrajene kamere in mikrofoni so pogosto nizke ali zelo povprečne kakovosti. Kvalitetna HD kamera, pa naglavne slušalke s solidnim mikrofonom, ki odstrani prenos hrupa iz ozadja po videokonferenčni zvezi in povečuje koncentracijo uporabnika, je prava izbira, ki niti ni visoka investicija.
Kaj pa, če ne bo šlo vse gladko?
Imejmo plan B, in tako dalje, do B52. Kljub dobrim pripravam se lahko zgodi marsikaj, saj vemo, shit happens.
Vizualizirajmo morebitne napake, ki bi se lahko pojavile in se pripravimo nanje:
- rezervirana telefonska številka, ki je na voljo le za take primere in jo nihče ne zaseda z drugimi pogovori; z njo premostimo (začasni) izpad prenosa zvoka; z njo udeležence seznanimo vnaprej;
- zbrani elektronski naslovi udeležencev naše in nasprotne strani, na katere bomo poslali dokument, prilogo, predstavitev v PP, če ne bo šlo po konferenčni zvezi;
- pripravljen rezervni računalnik, ki lahko vskoči v konferenčno zvezo, če slučajno kateri odpove.
Torej, to so nekatere osnovne priprave, ki jih je smotrno opraviti pred pomembnim, pa tudi manj pomembnim videokonferenčnim sestankom.