Upravljanje sprememb omogoča organizaciji, da se učinkovito odzove na spremembe , ki se v poslovnem okolju dogajajo v praksi.  

I Elementi in načela sprememb

Za upravljanje s spremembami je nujno prepoznati pet elementov, ki pripeljejo do sprememb, to pa so: vizija, veščine, motivacija, resursi (sredstva), akcijski načrt.

Organizacija mora biti  ob tem primerno pripravljena na spremembe.

Najvažnejši principi procesa sprememb so:

• proces spremembe mora biti skladen s poslovnimi cilji
• graditev sposobnosti za implementacijo sprememb  je strateško pomemben
• učinkoviti procesi sprememb zahtevajo sistemsko poznavanje organizacije
• strategija sprememb je odvisna od situacije
• proces sprememb zahteva spremembe v organizaciji in osebne spremembe

II  Upravljanje  z zainteresiranimi deležniki v spremembi

To upravljanje je eden on pomembnih segmentov sprememb. Imamo tri akcijske vloge v procesu sprememb, in vsaka na svoj način vpliva na uresničitev sprememb.

Spremembe, ki jih izvaja strateg:

• običajno direktor.  višji management, svetovalci
• fokusiranje na opazovanje povezave med organizacijo in okoljem

•  zaznavanje potrebe po spremembi, ustvarjanje vizije želenega dosežka, odločitev za izvajanje spremembe in izbira partnerja

Spremembe, ki jih realizira implementator:

• upravljanje z vsakodnevnim procesom sprememb 
• fokusiranje na razvoj postopnih korakov za uresničitev ideje; koordinacijo znotraj  organizacije; upravljanje  odnosov med ljudmi, ki vplivajo na kulturo organizacije
• delovanje na razvijanju interne organizacije.
• implementator sprememb mora uporabljati tudi taktike intervencije, ki naj premagajo odpor do sprememb.

Spremembe v delovnem okolju prejemnika:

• to je največja skupina ljudi, ki se mora prilagoditi spremembam in jih ponotranjiti 
• njihova reakcija in odgovor na spremembe lahko spremenijo predvideno spremembo
• ključ do uspeha: razumevanje, kako prejemniki dojemajo spremembo

Odločitev za strategijo sprememb je ozko povezana s prioritetami zainteresiranih deležnikov,  kar se presoja skozi kategorije “moč”-nizka/visoka, “interes”-nizek/visok.

foto by: Vito Komac

III Strategije sprememb

Poznamo pet osnovnih strategij sprememb. Odločitev za strategijo bi morala biti prilagojena konkretni situaciji, vendar je usodno povezana s prioritetami zainteresiranih deležnikov. 

1. Ekspertna strategija

Pogoji:

• tehnična vprašanja 
• uporablja se kot uvod v bolj zapletene stvari 
• brez spopada, brez politične moči

Način razmišljanja:

• ljudje se odločajo logično
• objektivno diagnosticirati situacijo
• identificirati najbolj logično rešitev
• prepričati ostale v te osnove

1. Strategija učenja

Pogoji:

• vprašanja so vezana na individualne “performanse”
• brez krize, brez politične moči
• zahteva predanost in prostor za eksperimentiranje

Način razmišljanja:

• ljudje delajo na osnovi vrednot in emocij

• pomembno je povečati zavesti ljudi o njihovih osnovnih vrednotah in čustvih 
• razmisliti je treba, ali so te vrednote in čustva primerna za želeno situacijo, ali pa jih je potrebno prilagoditi

1. Strategija moči

Pogoji:

• spopadi in spopadi interesov
• morala bi obstajati legitimna in pooblaščena oblast
• učinkovito je le, če se uporablja varčno in previdno 

Način razmišljanja:

• ljudje so po naravi konzervativni in se spreminjajo le pod ustreznim zunanjim pritiskom
• pristop k spremembam: spopadi in odpor so neizbežni in se moraju premagati tudi z uporabo sile

1. Strategija nagrajevanja

Pogoji:

• atraktivne nagrade naj bodo dostopne
• dosledno obnašanje vodij
• malo borbe interesov

Način razmišljanja:

• kar se govori, da se dogaja v organizaciji, je različno od tistega, kar se resnično dogaja
• sankcioniranje samo duši vedenje, nagrajevanje pa ga naredi stabilnega

1. Pogajalska strategija

Pogoji:

• večkratni  akterji in enaki centri moči
• uporablja se le, ko se srečujemo z borbo interesov 

Način razmišljanja:

• ljudje skušajo najprej zadovoljiti svoje interese, vendar pa se bodo naslonili tudi na druge ljudi, če so soodvisni
• odločanje je plod kompromisov,  optimizacije stroškov in koristi sodelovanja

Primer 1 – kaj se dogaja v praksi?

Med pandemijo je imela Casa Forte webinar na temo: “Transformacija organizacije – upravljanje s spremembami v krizi” za udeležence iz Rudnika premoga „Kreka“  iz Tuzle in Rudnika črnega premoga “Abid Lolić” iz Travnika.

Obe podjetji sta zaznali potrebo po spremembah, definiran je tudi namen spremembe  (zagotavljanje stabilnega cash flow-a). Vendar pa vloge v procesu sprememb niso bile korektno dodeljene, pa je zaradi tega (pre)več managerjev sebe videlo v vlogi stratega, v vlogi implementatorja pa ni bilo nikogar… – prejemniki pa so bili o situaciji povsem neinformirani. Izbrana strategija sprememb bi se lahko prepoznala kot strategija sile, ki pa ni bila uresničena.  

Primer 2 – kaj se dogaja v praksi?

Lastnik tiskarne “Grafostil” iz Srbije je zaznal potrebo po izobraževanju, razvoju in implementaciji korporativnih modelov v svoje poslovanje. Njegova firma se je razvijala 25 let in je menil, da je to ključni trenutek za razvoj. Casa Forte je sodelovala v projektu. Korporativni modeli spremljanja so velike spremembe za delavce Grafostila, ki niso bili vajeni, da se spremljajo njihovo delo in rezultati v smislu doseganja ciljev, spremljanje Key Performance Indicator, realizacija proračuna itd. Strategija sprememb je v tem primeru ekspertna strategija, kombinirana s strategijo nagrajevanja. Vendar pa prevladujoči položaj kakšnega deležnika ali direktorja, ki je zelo zainteresiran, da se spremebe ne zgodijo, ima na vse to  velik vpliv.

Za uvajanje sprememb je zelo pomembno, da se spremembe definirajo (narediti je treba jasno, prepričljivo definicijo sprememb); potrebno je graditi razumevanje, zakaj so spremembe potrebne; medsebojno je potrebno podpirati spremembe s sodelovanjem vseh, ki so vključeni v proces sprememb; skupaj premagovati ovire; razvijati program za izmenjavo znanja; implementirati mehanizme za merjenje sprememb –  pa tudi zavedati se je potrebno vseh posledic, če bi proces sprememb ne uspel.

Biljana Lazarević