Podjetniki in ambiciozni, podjetju predani managerji so praviloma prezaposleni.
Poleg vodenja podjetja pogosto sodelujejo tudi v lokalni skupnosti ali se ukvarjajo s politiko na nacionalni ravni. Želijo pomagati drugim in se razdajajo v prostovoljstvu, kar je seveda pozitivno, se potrjujejo v različnih športih na lokalni in tudi višji ravni, ne nazadnje imajo celo družine, mar ne?
Otroke, starše, s katerimi se je potrebno ukvarjati in jim nakloniti del svojega časa. In taki vodje pregorevajo… včasih tudi dobesedno in za vedno.
Imamo le eno življenje, kar podjetniki prepogosto pozabljamo.
Imamo 3600 sekund na uro in osem do deset ur dnevno naj jih bo za podjetje, ostalo pa za druge obveznosti, počitek, zabavo,… pa tudi spati je treba.
Zato navajamo nekaj nasvetov iz izkušenj nekaterih podjetnikov in managerjev glede obvladovanja svojega časa, ki menijo, da lahko svetujejo drugim?
Recite: Ne!
Ne! je izjemno močna beseda, o kateri bomo več govorili v kakšnem drugem prispevku. Ljudje želimo ustreči drugim, želimo tudi ugajati in si ustvarjati pozitivno javno podobo, zato pogosto pristanemo na dela in opravila, ki jih bi težko zmogli in kvalitetno opravili.
Ne gre le, da si s slabo, površno in z zamudo opravljeno delom delamo medvedjo uslugo glede mnenja, ki si ga okolica ustvari o nas.
Še več: ta dodatno porabljeni čas se mora zajesti v celoten skupek časa, ki ga imamo na razpolago. In zato bomo priškrtnili del časa, ki bi ga morali nameniti kvalitetnemu delu v podjetju. Škodo bosta imela tako podjetje, kot tisti, ki vas je prosil za uslugo.
Zavrnitev nekega opravila z odločnim Ne! ni nujno groba, je pa prepričljiva. Vsekakor bolje, kot bi se izmotavali in mencali in potem zamočili zadevo.
Omejite e-komuniciranje
Če je le mogoče, ne imejte e-pošte na mobilnem telefonu. Vse prepogosto vidimo ljudi, ki kar naprej pregledujejo pošto ne glede na to, kje so in kaj se dogaja okoli njih. Ne samo, da je moteče za okolico, krade vam čas. Še hujši tat časa so družbena omrežja in rastoča odvisniška potreba po stalnem objavljanju in spremljanju, kar je najpogosteje čisto osebni ego-trip, ne pa potreba podjetja.
Kadar imate e-pošto na računalniku, vam ta vzame manj časa. Ne mudi se vedno ali sploh takoj odgovoriti na neko pošto. Določite dva kratka bloka časa v dnevu za odgovarjanje na pošto. Če morda ne veste bizarnega dejstva o tem, zakaj zdravniki bežijo na podeželje in zasebno prakso, ampak med zelo pomembnimi faktorji je enormna poraba časa za odgovarjanje na nepotrebno e-pošto.
Seveda pa je potrebno promptno odgovarjati na sporočila. Sicer pa, če gre za zares nujno sporočilo, potem bo oseba uporabila sms ali vas preprosto poklicala.
Razporedite si dnevni čas
Razdelite ga za potrebe opravljanja delovnih nalog, pa tudi za družino, hobije, sprostitev, sprehode, branje in spanje. Poskusite vsaj z okvirno razdelitvijo, več kot le načelno in se je poskušajte držati, kasneje pa analizirajte uspešnost te sheme.
Čas, namenjen za delovne naloge, razdelite znotraj istega, morda na minute za skupne sestanke, za individualne sestanke, za delo izven delovnega mesta (npr. obiske in srečanja s kupci in deležniki), tudi za telefonske poslovne pogovore in zasebni klepet, pa za socialna omrežja, ki so izjemni tatovi časa.
Postavite prioritete
Dnevne ali tedenske naloge imajo različno pomembnost oziroma usodni vpliv na uspešnost vašega podjetja. Razdeliti jih na življenjsko pomembne in podrejene in jih razvrstite po časovnici potrebne izvedbe.
Označite, katere morate opraviti sami, za ostale pa določite osebe, ki jim boste naloge delegirali.
Poleg zapišite tudi rok za izvedbo nalog in način poročanja.
Če boste ob tem na velikem listu ali tabli izrisali tudi miselne sheme, bo izvedba še lažja. Poglejte si tudi: https://podjetnik.aktualno.si/upravljanje-casa-metoda-pomodoro/
Načrtujte
Načrtujete potrebne aktivnosti v naslednjem tednu, mesece, četrtletju, polletju… koliko je pač to mogoče. Z načrtovanjem se pogosto lahko ognete zadregam glede pomanjkanja ali presežka sodelavcev, zastojem pri delu, problemom financiranja in prostemu teku.
Delegirajte
Delegiranje je pomembno, da ne pregorite in so osredotočite na najpomembnejša opravila, ki zahtevajo pozornost vodje. Več si poglejte v članku: https://podjetnik.aktualno.si/delegiranje/
Izklopite se
Nekaj minut počitka na delovnem mestu, na primer po kosilu ali kar tako, celo kratek dremež, vas lahko silno osveži in vam da novega elana.
Tudi sprehod v času kosila ali lahka športna aktivnost je dobrodošla. Vendar pa: takrat izklopite komunikacijska sredstva, odmor in počitek je namenjen prav temu, odmoru in počitku in ne stresnemu komuniciranju.
Enako velja za komuniciranje v prostem času, saj ne morete biti vedno na voljo. Seveda so včasih izjemne razmere, kar pa je potrebno opredeliti s pravilnikom v podjetju. Poglejte si še: https://podjetnik.aktualno.si/izgorelost-kako-si-pomagati/
Sklep
Polna zaposlenost in dovolj prostega časa se med seboj tudi ne izključujeta. Z gornjimi in drugimi ukrepi si učinkovito razporedimo svoj čas na službeni in zasebni, opravila deloma prenesemo in jim postavimo prioritete, načrtujemo,… in tudi počivamo ter se regeneriramo.
Ne le, da bomo bolj učinkoviti, tudi manj stresno bo, bolj bomo zadovoljni in morda celo srečni.
Uredništvo Podjetnik.net
