Kako, paradajzna metoda in čas? Od kod pa ta »ideja«? se bo marsikdo vprašal.
Pa ni šala! Pomodoro (ali po slovensko paradižnik, po domače pa paradajz) metoda je kar dobro znana v razvitih državah. Je enostavna za uporabo. Uporabniku Pomodoro pomaga do boljše produktivnosti, več počitka in manj motenj pri delu. Resnici na ljubo smo to številni v vsakodnevni praksi s pridom uporabljali, ne da bi videli, da to počnemo po neki metodi, še manj, da se imenuje Pomodoro. Zagotovo pa lahko trdim, da se je – vsaj meni – ta (ali taka, »moja«) metoda v desetletjih dela izkazala za uspešno.
Za avtorja metode Pomodoro velja italijanski podjetnik Francesco Cirillo. Proučeval je svojo aktivnost in potem delavnik razdelil na bloke po 25 minut angažmaja, in 5 minut počitka. Seveda so možne – ne pa izključno priporočljive – tudi individualne prilagoditve glede na osebnost in delo samo, saj nekaterim bolj ustreza 45 min. dela in 7-8 minut odmora, drugim 15 min. dela in 3 min. počitka, itd.
Izbira intervala
Cirillo predlaga naslednje Pomodore intervale (min. dela/odmor):
- Emaili in ostala komunikacija – 10-15/3
- Proučevanje gradiva, analize – 25/5
- Pisanje, poročila, ipd. – 20-30/5
- Oblikovanje, urejanje, kreativa – 45-50/10-15
- Sestanki, delo v skupini – 25-30/5.
S takimi mikročasovnimi enotami se nam produktivnost poveča, večja pa je tudi prilagodljivost, posebno pri multiopravilnosti.
Naloge po možnosti grupiramo po podobnosti. Načeloma večje naloge razdelimo v serijo podnalog (npr. pri analizi zbiranje podatkov, urejanje, vnašanje, obdelav, poročilo,…), ki jih je možno opraviti v želenih časovnih intervalih (npr. po 25 min.). Po dveh do treh urah sekvenc naredimo malce daljši odmor, do pol ure dolg, da se sprehodimo, potelovadimo, vsaj pretečemo nekaj stopnišč in se otresemo delovne tematike s kolegi ali prijatelji na kavi.
Če se težko navadite, da vas notranji ritem strese na 25 min. (ali kolikor se dogovorite sami s seboj), si postavite predse dobro vidno in dovolj veliko uro. Če bi vas to motilo, si pomagajte z alarmom na telefonu.
To, da vemo, da imamo omejen čas za izpolnitev neke naloge ali opravila, nas sili, da ostanemo osredotočeni na to nalogo in ne begamo z mislimi.
Verjetno največje motnje prihajajo iz elektronskih komunikacijskih naprav, torej telefonskih klicev, sms-ov, raznih sporočil na socialnih omrežjih in elektronske pošte. Skoraj vse lahko začasno izklopimo oz. jim onemogočimo, da bi nam preusmerjale pozornost in nas odvračale od realizacije delovnih nalog. (Ste kdaj izmerili, koliko časa dnevno zares prebijete na socialnih omrežjih in se vprašali, ali je to potrebno in vredno?)
Motnje pri delu
Kontrolo imamo lahko nad »elektronskimi« motnjami, ne moremo pa zlahka preprečiti medosebne motnje s strani sodelavcev.
Če pride do prekinitev Pomodoro termina (ne glede na to, kako dolg je naš individualni termin), po motnji začnemo z novim terminom, kot da skrajšanega sploh ni bilo. Motnje oziroma odvrnitev pozornosti od trenutnega opravila, potreben prenos fokusa na nekaj tretjega in vrnitev na trenutno opravilo zahteva miselne prilagoditve. Različni viri navajajo različne dolžine časa, ki je potreben za ponovno utirjanje. Vrti se med 15 in 23 minutami. Osebno menim, da je to močno pretirano in da je to vsekakor individualno, motivacijsko in stresno pogojeno.
Francesco Cirillo predlaga nekaj ukrepov za vnaprejšnje zmanjšanje motenj.
- Obvestite morebitne motilce, da imate trenutno neodložljivo in nujno delo.
- Dogovorite se, kdaj boste vrnili klic, sporočilo ipd.
- Držite se dogovora in sproti rešujte povratne klice in sporočila, ko dokončate Pomodoro termin.
Za koga je Pomodoro metoda?
Za vse, ki imajo problem upravljanja s svojim časom in multiopravilnostjo. Zagotovo za zaposlene v pisarnah. Tudi študentom pomaga, da ostanejo osredotočeni in se ubranijo pred motnjami ter postopno postanejo samodisciplinirani. Zelo primerna tehnika upravljanja s časom in čim večjega izkoristka je Pomodoro za delo od doma, še posebej za nevajene takega dela, da se sčasoma rutinsko samoorganizirajo.
Pomodoro metoda (ali kakšna podobna) je skoraj nenadomestljiva za svobodne poklice in samozaposlene, saj jih odvrača od izgube časa, bolj sanjavim pa olajša fokusiranje. Metoda omogoča »spopad« z večjimi projekti, ki so lahko na pogled strašljivi, tako, da jih razdelimo na manjše časovne in vsebinske enote.
Kako se lotimo Pomodoro metode?
Vsekakor, kot predlaga Cirillo, najprej poskusite »klasično« možnost, torej 25/5. Nekaj časa vztrajajte, in če vam zares ne ustreza, jo prilagodite za individualne potrebe. Za različna opravila so ponavadi primerne različne dolžine Pomodoro termina. Ni potrebno, da zaradi tega podaljšate delavnik, večkrat zadošča obrniti vrstni red različno dolgih terminov. Dolžino terminov in zmožnost koncentracije lahko prilagodimo na čas dneva, ko smo bolj ali manj produktivni oziroma utrujeni, pa na naravo naloge same, seveda.
Pod črto
Metoda Pomodoro je fleksibilen pripomoček za izboljšanje individualne produktivnosti, ne pa rigidna prisila. Bolj ali dlje, ko jo uporabljate, boljše rezultate dosegate. Ni nujno, da se tega držite vsak dan kot pijanec plota, če to ni možno ali ni primerno. Uspešnost tiči tudi v zapovedanih odmorih, ko se spočijemo in »napolnimo baterije«.
Vito Komac, urednik
