Do izgube poslovne dokumentacije prihaja pogosteje, kot si morda predstavljamo.
Vzroki so različni.
Požar je eden najpogostejših vzrokov za uničenje poslovne dokumentacije. Lahko ga povzročijo električne napake, kemične reakcije, nepravilno shranjevanje vnetljivih snovi ali naravne nesreče, kot so strele ali potresi.
Poplave lahko povzročijo veliko škodo na poslovnih prostorih in uničijo dokumente. Pogosti vzroki poplav so močno deževje, zamašene kanalizacije ali naravne nesreče, kot so neurja ali taljenje snega.
Vihar – močan veter, toča ali drugi vremenski pojavi lahko povzročijo fizično škodo na poslovnih prostorih in uničijo dokumente.
Vlom v poslovne prostore lahko privede do kraje dokumentov ali njihovega uničenja.
Obratovalni zastoj -napake v delovanju opreme, izpadi električne energije ali druge tehnične težave lahko povzročijo izgubo podatkov in uničenje dokumentov.
Kaj storiti?
Prvi korak po nesreči je priprava poročila o nastali škodi. Kot poudarjajo pri FURS-u, je za verodostojnost najbolje, da tak dokument sestavi nepristranska tretja oseba, kot je zavarovalni agent ali komisija za popis škode.
Ključno je, da iz tega dokumenta jasno izhaja, da je bila vaša dokumentacija poškodovana ali uničena. Dodajte fotografije poškodovanih prostorov, poročila o nesreči in druge dokaze, ki podkrepijo trditev o izgubi.
Kljub temu, da podjetje dokaže, da je bila poplavljena dokumentacija uničena, je primorano narediti vse, da izgubljeno dokumentacijo obnovi.
Zakon sicer ne zahteva takojšnjega obveščanja FURS, vendar je priporočljivo obvestiti pristojni finančni urad preko sistema eDavkov.
Nadomestitev dokumentacije
- Poskusite pridobiti kopije dokumentov od svojih dobaviteljev in kupcev.
- Preglejte morebitne digitalne zapise, e-poštno komunikacijo ter druge sledi vaše poslovne komunikacije.
- Za podatke, povezane z davčnimi računi, preverite spletno storitev eDavki. Tam lahko dostopate do davčno potrjenih računov in drugih informacij, ki jih potrebujete.
- Računovodje pogosto dokumente kopirajo ali skenirajo in jih shranjujejo v svojem arhivu.
Davčne obveznosti ob izgubi ali uničenju dokumentacije
Če zaradi uničene dokumentacije ne morete pravočasno predložiti obračuna davka ali davčne napovedi, Zakon o davčnem postopku omogoča, da vložite zahtevo za podaljšanje roka za predložitev teh dokumentov po izteku predpisanega roka. Ključno je, da o takšni zahtevi pravočasno obvestite pristojne organe.
Oddaja obračuna za DDV
Običajni roki za oddajo DDV obračuna ostanejo enaki, razen če davčni organ ne izda uradnega obvestila o podaljšanju roka zaradi izrednih razmer, kar lahko stori v izjemnih situacijah.
Davčni zavezanec, ki ne more oddati obračuna v predpisanem roku ali ugotovi nepravilnosti v obračunu DDV, lahko opravi samo-prijavo za popravek teh napak ne glede na izredne razmere.
DDV-O obračun predloži na podlagi samo-prijave, v skladu z 88.c členom ZDDV-1.
Davčni zavezanec lahko predložiti davčnega obračuna po izteku roka, v skladu z 52. členom ZDavP-2.
Kazni in sankcije ob izgubi dokumentacije
Davčni organ lahko še vedno izda kazni ali sankcije za zamude pri oddaji DDV obračuna ali druge kršitve, vendar se lahko v izjemnih okoliščinah upoštevajo olajšave ali prilagoditve, če so izredne razmere upravičene.
Nepopolna ali izgubljena poplavljena dokumentacija
Davčni zavezanci, ki ne razpolagajo s popolnimi podatki, lahko predložijo obračun DDV s posebno prilogo, ki opozarja na nepopolnost podatkov. Tak obračun lahko kasneje, ob pridobitvi dodatnih podatkov, dopolnijo.
Na podlagi 88.b člena ZDDV-1 je možno popravke napak iz preteklih davčnih obdobij vključiti v tekoči obračun DDV.
Kazni in sankcije
Davčni organ lahko še vedno izda kazni ali sankcije za zamude pri oddaji DDV obračuna ali druge kršitve, vendar se lahko v izjemnih okoliščinah upoštevajo olajšave ali prilagoditve, če so izredne razmere upravičene.
Preprečitev izgube dokumentacije
V nadaljevanju je nekaj ključnih nasvetov in smernic za učinkovito hrambo dokumentacije.
- Uporaba programov v oblaku omogoča shranjevanje vse dokumentacije neposredno v oblak. Tako podatki ostajajo vedno na varnem.
- Shranjevanje elektronskih kopij fizičnih dokumentov je priporočljivo.
- Ne pozabite redno izdelovati varnostnih kopij svojih dokumentov. To je ključno za zaščito pred nepričakovanimi izgubami podatkov.
- Zakon o davčnem postopku v 38. členu obravnava zaščito in varnost shranjenih podatkov. Spoštovanje tega člena je ključno za zagotavljanje varnosti vaših dokumentov.
- Upoštevajte smernice iz Slovenskih računovodskih standardov, ki urejajo skrbno računovodenje in hrambo dokumentacije.
- Bodite pozorni na določbe Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, ki urejajo hrambo in zaščito dokumentacije.
Vir: SAOP