Elektronska pošta je in ostaja pomemben komunikacijski kanal do kupcev, naročnikov ali uporabnikov.
Pomembnost uporabe elektronske pošte je močno odvisna od posla, v katerem smo. V nekaterih dejavnostih je v pretežni meri odvisen zgolj od elektronske pošte oziroma e-mailov, v drugih pa manj. Težko pa bi našli posel, ki sploh ni odvisen od e-mailov.
Pisanje dobrih, prodornih in na koncu v uspešnem poslu rezultirajočih e-mailov ni enostavno niti ni vsakdo sposoben to funkcijo dobro opravljati. Če elektronska pošta ne pritegne pozornosti, sporočilo ne pride do ciljne publike in ta se ne odloča za naš produkt.
Pravzaprav je zelo frustrirajoče, da je dobrobit našega podjetja odvisna od take drobne stvari, kot je elektronska pošta.
Številni podjetniki in managerji izgubijo voljo do pošiljanja elektronskih sporočil, ker z njimi ne dosežemo dovolj dobrih rezultatov, hkrati pa ne najdejo načina za izboljšanje svojih sporočil in povečanje števila odpiranj te pošte.
Moramo ugotoviti, zakaj naša elektronska sporočila ne dosežejo toliko naslovnikov, kot bi želeli. Morda pri tem ne gre za konkretno vsebino vaše elektronske pošte, ampak za nekaj drugega.
Morda so previsoka vaša pričakovanja?
Seveda nihče ne pričakuje, da bodo vsi naslovniki odprli vaš e-mail, pa četudi bo v naslovu pisalo: Vaš stric vam je zapustil milijon!
Statistični podatki – na počez – pravijo, da naslovniki odprejo le dva in pol odstotka take, nepričakovane oziroma skoraj vsiljene pošte. Seveda so razlike, če gre za ustaljen način komunikacije z določenimi naslovniki ali dovolj pomembno B2B komunikacijo.
Izboljšanje učinkovitosti
V nadaljevanju bomo obravnavali oziroma opozorili na nekatere najbolj učinkovite načine in pristope za izboljšanje učinkovitosti elektronske pošte.
Adrema – ažurnost naslovov
Stanje naše liste prejemnikov je potrebno sproti novelirati, ne samo zavrnjeno pošto, tudi tiste, ki sicer prejmejo naša elektronska poštna sporočila. Ljudje so nagnjeni k menjavam (službe, operaterja, itd.) in menjajo tudi tiste elektronske naslove, ki jih imamo v naši bazi.
Tako številna sporočila končajo med vsiljeno pošto ali sploh ne pridejo do naslovnika. Včasih se pokažejo taki problemi pri sestavljanju baz, če na primer našim terenskim predstavnikom ali prodajnikom naročimo, da pripravi vsak svoj del baze, na primer manjših trgovskih podjetij.
Skoraj zagotovo bodo v posameznikovih pod bazah številni info@maili. Pri manjših podjetjih bo to kljub vsemu pravi mail ki ga odpira odločevalec, pri večjih pa bo spregledan, neodprt, brisan, v vsiljeni pošti.
Zato je potrebno baze z upoštevanjem drugih parametrov čistiti in take maile zamenjati z osebnimi, imenskimi. Res, včasih to ni enostavno in se je potrebno malce potruditi, če ne skočijo kar sam iz imenikov ali spletnih strani.
Zmanjšanje obsega
Pogosto je pošta ne odprta, ker jo pošiljatelji zlorabljajo s prepogostim pošiljanjem in vsebino, ki nima dodane vrednosti ali se preveč ponavlja.
Tudi pošiljanje na preveč naslovov je lahko škodljivo, saj lahko operater zavrne celotne pošiljke. To velja tudi za ne vzdrževanje baze naslovov, ko se s preverjanjem zavrnitev v podjetju nihče ne ukvarja in vedno znova pošiljamo na neobstoječe ali neprave naslove..
Tudi takrat lahko pride do blokade, pošiljatelj pa se čudi, kako ni nikakršnega odziva od poslane elektronske pošte. Bombardiranje naslovnikov z vsiljeno pošto lahko pripelje tudi do popolnega zavračanja vaše e-pošte s strani konkretnega naslovnika.
Zmanjšanje, okleščenje seznama naslovnikov zmanjša tudi stroške in poveča prodorno moč sporočil.
Relevantnost sporočila
Verjetno imamo nekaj zanimivega in koristnega povedati v svojem sporočilu, pa naše elektronske pošte vseeno ne odpirajo v obsegu, kot bi bilo pričakovati glede na razmere v panogi.
Kaj delamo narobe?
Način podajanja vsebine ni enak v elektronski pošti, sms sporočilu ali objavi na družbenih omrežjih.
Pisanje vsebine je nadvse pomembno. Še več – najbolj pomemben je naslov, potem pa prva vrstica, morda druga, in če naslovnik do tam ne zagrabi za vabo, je ta riba za nas izgubljena.
Po ribiško povedano, vaba mora biti privlačna, zanimiva, nenavadna, pa celo dišeča.
Kako jo naredimo v tem smislu? Nekaj napotil je spodaj:
- Uporabite frapantne, na prvi pogled neverjetne podatke, številke in rezultate (na primer: Vsak drugi človek ima nevarne zajedalce!)
- Plasirajte presenetljive informacije (npr.: Šakali na Kongresnem trgu)
- Obravnavajte pogoste frustracije ljudi (npr.: Odpravite morilski stres!)
- Soočite mnenja (npr.: Doktor mi ni pomagal, zdravilec pa)
- Po udarnem naslovu in prvih dveh vrsticah napišite celotno zanimivo zgodbo.
Toda imejte v mislih tudi to, da ljudi ne smete zavajati, jim lagati in podobno, sicer ne bodo nikoli več odpirali vaših e-mailov.
Ob pravem času
Številni strokovnjaki predlagajo nekoliko različne optimalne čase za pošiljanje elektronske pošte. Generalno gledano, je bil najbolj priporočan torek zjutraj.
Glede na vaše specifično področje delovanja pa to ni nujno. Če je e-mail naslovljen na managerja, ki sedi v nekem kolegiju, ti pa imajo običajno sestanke ob ponedeljkih, bo ta dan vaš e-mail, žalibog, spregledan.
Edino vi sami, ki poznate vaše stranke in njihove urnike, lahko najbolje določite optimalni čas pošiljanja. Ugotovitve nekaterih raziskav v generalnih napotilih kažejo, da je najboljši čas za pošiljanje elektronske pošte okoli 10h v ponedeljek in četrtek.
Bodite kreativni, ni nujno, da se tega držite!
Vito Komac, urednik
