Stroške, ki nastanejo in so potrebni za opravljanje nalog na službeni poti, majhen podjetnik pogosto krije kar iz lastnega žepa (včasih že zato, da nima dela s papirji in računovodstvom). Zaposleni v podjetju pa praviloma ne. Upravičen je do povračila stroškov. Katerih?
Področje urejajo med drugim Zakon o delovnih razmerjih – ZDR-1 , ZDoh-2, uredbe itd.
Stroške, nastale na službeni poti, je delodajalec obvezan povrniti delavcu. Tako naj bi stroške prehrane na poti (ki so bržčas drugačni, kot v lastnem gospodinjstvu – te pokriva delavec iz plačila za redno delo) pokrila dnevnica. Ostale stroške mora delavec dokumentirati s prilogami izpolnjenemu in vrnjenemu potnemu nalogu. To so npr. račun za nočitev, račun za javna prevozna sredstva (taksi, vlak, avtobus, letalo, trajekt, ladja, itd.), račun za vstopnine, če so vezane na nalogo (npr. peronski listek, vstopnica za galerijo ali gledališče, itd.) ter stroške, vezane na uporabo lastnega vozila, za katerega sicer dobi delavec povrnjeno kilometrino (npr. parkirnina, čuvanje vozila, ipd.).
V posebno kategorijo, kjer si zakonska določila nasprotujejo, štejejo stroški vizumov ali takse za vstop v katero od tujih držav, kar se ne všteva v dohodninsko osnovo.
Dnevnice v Sloveniji
Delavcu se priznava dnevnica kot nadomestilo povečanih stroškov prehrane na poti in ne šteje v dohodnino. Znesek se zmanjša, če je v stroških nočitve vštet tudi zajtrk. Morebitna prehrana zaposlenega, zagotovljena z brezplačnimi obroki, se rešuje tudi s pravilniki v organizaciji sami.
| Službeno potovanje v RS | 12 do 24 ur | 8 do 12 ur | 6 do 8 ur |
| 21,39 EUR | 10,68 EUR | 7,45 EUR | |
| – zajtrk plačan | zmanjšanje 10 % | zmanjšanje 15 % | / |
Torej se dnevnica in zagotovljena prehrana na službenem potovanju izključujeta.
Za primere, ko delavec opravlja delo na terenu in se vsak dan vrača v kraj stalnega bivališča, se v davčno osnovo povračilo teh stroškov ne všteva.
Dnevnice v tujini
Neobdavčeni znesek dnevnice za službeno potovanje v tujino je odvisen od trajanja službene poti glede na višino »tarife« za posamezno državo, kar določa Uredba.
| Službeno potovanje v tujino | 14 do 24 ur | nad 8 do 14 ur | nad 6 do 8 ur |
| znesek po Uredbi | 75 % zneska | 25 % zneska |
Za leto 2021 je pretežna višina dnevnice za države 55 EUR, za manj razvite države pa 40 EUR, vsekakor p je potrebno pogledati v Uredbo.
Delojemalcu se za pokritje stroškov obračuna 20 % pripadajoče dnevnice, če mu je bila zagotovljena brezplačna prehrana. Za odsotnost nad 14 do 24 ur delojemalcu pripadajo trije obroki prehrane, za odsotnost nad 8 ur do dva obroka in za odsotnost nad 6 ur en obrok prehrane.
Za brezplačni zajtrk se dnevnica zmanjša za 10%, za kosilo ali večerjo pa za 35%. Oboje velja za trajanje potovanj od 14 do 24 ur, za tista od 10 do 14 ur pa so analogno odbitni odstotki 15% in 40%.
Dnevnice se izračunavajo po urah. Ugotovi se število celih dnevnic za po 24 ur na poti, razlika pa je po ovrednotena po urnih intervalih.
Majhna zagata nastane, če delavec potuje iste dne v dveh ali več državah z različno višino dnevnice. Takrat je merodajna višina dnevnice v državi, v kateri zaključi potovanje.
Stroški prevoza
Ti se ne vštevajo v davčno osnovo do višine dejanskih stroškov za prevoz z javnimi prevoznimi sredstvi ali za najem osebnega avtomobila. Povračilo stroškov prevoza se ne všteva v davčno osnovo, če je dokumentirano s potnim nalogom, dokazili in z računi.
V stroške prevoza štejejo npr. letališke takse, peronske karte in podobno, povračilo stroškov za gorivo, če se uporablja službeno vozilo, cestnine in parkirnine ter povračilo stroškov za prevoz in prenos stvari oziroma prtljage. V primeru, da delavec uporablja za pot lastno vozilo, se mu prizna 0,37 EUR za kilometer poti kot nevšteto v davčno osnovo.
Stroški prenočevanja
Ti se prav tako ne vštevajo v davčno osnovo do višine dejanskih stroškov prenočevanja, če je to dokumentirano s potnim nalogom in z računi. Delodajalec lahko postavi delavcu zgornjo mejo za povračilo stroškov prenočevanja.
Individualno zdravstveno zavarovanje
Za poti v tujini se plačane premije delavcu ne štejejo v dohodninsko osnovo. Pogoji so:
- zavarovanje velja le med opravljanjem službenih nalog v tujini
- tako možnost morajo imeti vsi delavci
- zavarovanje krije nujno pomoč, prevoze in storitve ter je sklenjeno za najnižji obseg tveganja/pravic oziroma najnižjo višino kritja.
Povračilo drugih stroškov
Usposabljanje in izobraževanje delavca, udeležba na srečanjih in konferencah in podobno je breme delodajalca in ne šteje kot boniteta.
Uredništvo Podjetnik.net
Poglejte si tudi: https://podjetnik.aktualno.si/kilometrina-in-prevoz-na-delo/
