(Definicija: ERP kot celota je programska oprema, ki združuje ključne poslovne dejavnosti, od računovodstva do dobavne verige, ter izboljšuje učinkovitost in odločanje za rast.)*
Ob uvedbi EPR sistema se vodstva podjetij vse pogosteje pozanimajo tudi o strokovni usposobljenosti svetovalcev.
Zakaj je ta vidik tako pomemben in kakšne so posledice nestrokovne vpeljave sistema?
Za začetek …
Pogosto naletimo na splošno prepričanje, da digitalizacija pomeni namestitev programske rešitve na strežnik, a zgodba je v praksi širša.
Organizacije, ki že imajo izkušnjo z uvedbo ERP sistemov, se zavedajo, da gre za spremembo razmišljanja in preobrat obstoječih procesov. Še tako dovršeno programsko rešitev je namreč treba napolniti z ustrezno vsebino, in sicer na način, da uporabniku prinaša dodano vrednost, mu poenostavi procese in poveča njegovo delovno učinkovitost.
Vpeljava dovršenih programskih rešitev zahteva poglobljeno znanje strokovnjakov – vaših in tistih na strani ERP ponudnika. Niti najbolj inteligenten program ne zmore sam izboljšati vašega poslovanja. Treba je uskladiti znanje vaših strokovnjakov z izkušnjami ERP svetovalcev.
Implementacija ERP sistema je kompleksen projekt, ki zahteva načrtovanje, prilagajanje procesov in vodenje implementacije po čim manj stresni poti.
Kje se pojavijo težave?
Brez strokovnih usmeritev in kakovostne podpore vsebinskih svetovalcev ima implementacija nične možnosti za uspeh.
V praksi se dogaja, da:
- ponudnik ERP sistema ne prepozna prave potrebe uporabnikov,
- se poslovni procesi ne optimizirajo dovolj dobro,
- se izberejo neustrezne funkcionalnosti programa,
- implementacija poteka počasi in z veliko zastoji,
- so potrebne nepredvidene dopolnitve,
- imajo zaposleni poleg ustaljenega dela naenkrat dodatne obremenitve,
- ker ni zaupanja v svetovalce, zaposlenim pade motivacija in
- se v podjetju razširi utemeljeni dvom v končni uspeh.
Ne gre prezreti, da vse našteto direktno vpliva na finančno sliko vašega podjetja. Rezultat neustrezne implementacije je, da imajo zaposleni več dela, kot pred uvedbo novega sistema. Ni povečanja učinkovitosti.
Dobri temelji se postavljajo že pred implementacijo
Kakovostne ERP ponudnike boste prepoznali najprej po tem, da so vam sposobni zagotavljati strokovno pomoč ves čas – od začetnih pogovorov, do uvajanja zaposlenih in kasnejše pomoči pri uporabi programa.
Sicer pa se dobri temelji ERP sistema postavljajo že v obdobju pred implementacijo, ko ERP svetovalci skupaj z vami podrobno preučijo obstoječe procese, z namenom prepoznati vaše potrebe in priložnosti.
Vsako podjetje ima svoje posebnosti, a ob prenovi procesov so še kako koristne izkušnje tistih svetovalcev, ki so že sodelovali pri optimizaciji podobnih poslovanj in lahko prenesejo dobre prakse od drugod.
Jasno je torej, da o optimizaciji poslovanja ni mogoče govoriti takrat, ko se stari vzorci procesov več ali manj kopirajo v nov sistem. Kar se pogosto zgodi tudi na željo uporabnikov, ki so vajeni »dela po starem« in ga ne želijo spremeniti.
Pogosto namreč pride do situacije, da se zaposleni v začetni fazi popisa procesov dejansko prvič soočijo s širšo sliko in se morajo o procesih na novo poučiti.
Zato je nujno v podjetju izbrati sogovorce, ki procese dobro poznajo in lahko svetovalcem jasno skomunicirajo poslovne potrebe podjetja. Svetovalci sicer dobro preučijo procese, lahko ponudijo tudi izkušnje preteklih implementacij, a podjetja ne bodo nikoli tako dobro poznali kot naročnik. Svetovalci lahko torej pojasnijo možnosti za optimizacijo, končna odločitev pa je vselej na strani naročnika.
Vodstvo ima širšo vlogo
Ko odločevalci razumejo, da je digitalna preobrazba projekt celotnega podjetja in ne le oddelka interne informatike, znajo prenesti dodano vrednost projekta do vseh vključenih sodelavcev.
V praksi se lahko zgodi, da zaposleni niso zainteresirani za menjavo programa in kažejo celo odpor do uvedbe novega. Najpogosteje gre za strah pred spremembami, včasih celo za skrbi pred odpuščanjem.
Vodstvo lahko strahove in nepotrebne izgube energije prepreči na več načinov.
Začne se v najzgodnejši fazi, ko strateškim zaposlenim omogočimo aktivno vlogo pri odločanju glede izbire nove programske rešitve. Takoj, ko je program izbran, pa mora vodstvo v pogovore vključiti tudi ostale bodoče uporabnike.
Kako prepoznate odlične svetovalce?
Odlični vsebinski svetovalci so zmožni sočasno odigrati tri vloge:
- tehnično,
- izobraževalno in
- procesno.
Poleg tega, da podrobno poznajo ERP sistem in njegove zmožnosti, svetovalci skrbijo tudi za prilagajanje sistema vašim specifičnim potrebam.
Prav tako so sposobni izobraziti zaposlene za samostojno uporabo programske rešitve, kasneje pa lahko nudijo neprekinjeno strokovno podporo pri vsakodnevnih dilemah in težavah.
Velika dodatna vrednost svetovalca pa je, če že ima izkušnje z delom v podobni organizaciji. Tako bolje razume procese, pozna dobre in slabe prakse ter lahko zasleduje najvišje standarde.
Uporabniki se počutijo »v varnejših rokah« in hitreje napredujejo pri usvajanju novega sistema, kadar lahko zaupajo svetovalčevim izkušnjam.
Dobri vsebinski svetovalci niso le tehnični izvajalci, ki skrbijo za namestitev sistema. So strokovni vodje, ki obvladajo tehnološki vidik programa in obenem razumejo poslovne potrebe uporabnika.
Da ne bo pomote – tehnološka dovršenost ERP sistema je zagotovo ključni parameter pri odločitvi za program. A šele v kombinaciji s sposobnimi strokovnjaki lahko vaše podjetje pripelje do polnega potenciala in uspešnejšega poslovanja.
Vir: SAOP.si
