Verjetno ni naključje, da je bila beseda ZOOM ena izmed finalistk za najbolj pogosto besedo leta 2020. Delo od doma je postalo stalna praksa, neizogibni sestanki in srečanja pa so se prestavili na zaslone. Žal pa opažam, da kljub ‘stalni praksi’ vsakodnevnih sestankov na daljavo še vedno prihaja do težav, kot so: tehnične motnje, slaba pripravljenost, dolgočasna vsebina, nezbranost sodelujočih, neuporaba kamere, …
Morda je marsikdo spomladi 2020 ocenil, da so konferenčni klici enostavnejši kot sestanki v živo – nenazadnje lahko sestankujemo v udobju našega doma, lahko si pripravimo vse potrebne materiale, lahko izključimo kamero in zraven delamo še marsikaj, … – smo verjetno zdaj že ugotovili, da v resnici še zdaleč ni tako.
Za začetek vas vabim, da razmislite:
- Kako ste se včasih pripravili na sestanke v živo? (ste pred sestankom preverili svojo urejenost, ste si na hitro uredili pričesko, pregledali podatke, morda vadili govor, naredili kake zapiske, na sestanek prišli pet minut prej, delali opomnike med sestankom, napisali kakšno povratno e-pošto po sestanku,…?)
- Kako se (vsaj trenutno) pripravite na sestanke na daljavo? (se prav tako uredite, preverite delovanje vseh naprav, se potrudite z vsebino, pripravite ključne točke, ki so bistvene za sestanek, ste točni, beležite pomembne informacije med sestankom, …?)
Verjamem (vsaj glede na moje izkušnje), da velika večina sestanke na daljavo jemlje bolj ‘z levo roko’. Kaj sem opazila?
- Večina sestankov se začne z vključitvijo na povezavo zadnjo minutko in z uvodnim stavkom ‘Halo, ali me slišite?’
- Nadaljuje se z ‘XY, prosim izključi mikrofon, ker se sliši (lajanje tvojega psa, jok tvojega otroka, ropotanje v sosedovem stanovanju …) in je malce moteče.’
- Potem sledi tipičen stavek ‘Bomo počakali še nekaj minut, da se nam vsi pridružijo.’
- Ko se končno vsi povežejo, uredijo vse potrebne nastavitve, mine že kakšnih 15 minut, če se poleg vsega preverja tudi prisotnost, lahko celo več.
- Nato sledi sestanek, kjer pa je večina že zdolgočasena in vmes piše pošto, prebira novice na internetu ali brska po Facebooku, tisti, ki je sklical sestanek, pa ‘odpredava’ svoje in se poslovi z občutkom, da so vsi vse razumeli, saj ni bilo nobenih vprašanj in komentarjev (ko pa so vsi komaj čakali, da bo že konec).
Četudi v vašem podjetju scenarij ni povsem tak, kot sem ga opisala zgoraj, verjamem, da se vedno najde prostor za izboljšave. Ravno zato danes z vami delim nekaj nasvetov, kako narediti sestanek na daljavo bolj učinkovit.
- Pred sestankom se uredite in se ustrezno pripravite. Naredite si zapiske, se organizirajte, če boste s sodelujočimi delili zaslon, pripravite všečno prezentacijo in jo naredite zanimivo in dinamično za udeležence (na primer pripravite kakšen kviz, anketo, ali pa sodelujoče razdelite po skupinah in jih razporedite v digitalne sobane), predvsem pa se pozanimajte o funkcionalnostih, ki vam jih omogoča določena platforma, ne glede na to, ali uporabljate ZOOM, Teams, Webex ali kako drugo orodje, ki omogoča video konference.
- Pred sestankom opravite tehnični pregled (internetna poveza, delovanje slušalk in kamere, glasnost zvoka) ter ugasnite vse druge aplikacije v ozadju. Če boste delili zaslon, je pametno tudi počistiti namizje, saj sicer vaši udeleženci vidijo, kako urejena je vaša ‘digitalna pisarna’. Če je le mogoče, se umaknite v sobo, kjer ni drugih šumov in zvokov iz ozadja.
- Predlagam, da pred sestankom preverite kader, ki ga bodo videli vaši sogovorniki. Četudi ste v podjetju na visoki poziciji in menite, da imate zaradi tega nedotakljiv položaj, vas vaši zaposleni oziroma sodelavci nikoli več ne bodo videli v isti luči, če bodo v ozadju videli razmetano sobo, slišali nekontrolirano kričanje otrok ali pa videli vas neobritega in v pižami. Če potrebujete nasvete, kako urediti ozadje, ki bo zakrilo vse ‘nepravilnosti’, pobrskajte tule: http://4pdih.com/produktivnost-na-daljavo/. Za lastno urejenost pa boste morali poskrbeti kar sami.
- Bodite točni (če ste sklicali sestanek, to pomeni deset minut pred dogodkom) ter na začetku udeležencem na kratko predstavite vsebino sestanka ter predviden čas trajanja.
- Med sestankom bodite pozorni na govorico telesa (vzravnajte se, uporabljajte nevtralno ali toplo obrazno mimiko, da ne boste delovali togo in mrko, ne gugajte se sem in tja na stolu ter ne mahajte z rokami pred ekranom).
- Poskrbite, da bo sestanek dinamičen. Besedo predajte tudi kateremu od sodelujočih, najbolje tako, da na določeno osebo naslovite konkretno vprašanje. Če bodo vprašanja presplošna, so ljudje tiho in čakajo, da se bo oglasil kdo drug, zato vedno govorijo eni in isti posamezniki.
- Predlagam tudi, da konferenčne klice vedno snemate (in o tem ne pozabite vnaprej obvestiti udeležencev). Tako si zagotovimo, da nihče ničesar ni zamudil, oziroma lahko vedno preverimo, o čem smo govorili.
- Po sestanku naredite zapisnik in določite zadolžitve in naloge, za katere ste se domenili na sestanku. Oboje pošljite po elektronski pošti vsem udeleženim in tistim, ki so zaradi kakšne nenapovedane situacije manjkali na sestanku.
Prepričana sem, da tudi vi odslej lahko sestanke na daljavo pripravite tako, da bodo dinamični, zanimivi za vse udeležence, predvsem pa bodo prinesli tudi boljše poslovne rezultate ter večjo delovno vnemo. Čas je torej, da slečete trenirko (ali pižamo), jo zamenjate s poslovno srajco ali bluzo, si uredite pričesko, preučite vašo platformo za konferenčne klice in že jutri vašo ekipo presenetite z zanimivo vsebino in interaktivnim sestankom na daljavo.
Vesna Sodnik
