Samoorganizacija dela od doma ali v pisarni

COVID-19 in ukrepi za preprečevanje njegove širitve je marsikomu prineslo nov način dela, in sicer od doma. Kar je na začetku lahko čisto simpatična zadeva, saj se ti ni treba zjutraj odpraviti na pot, izgubljati dragoceni čas v prometnih konicah,  pa še pot iz kopalnice do pisalne mize je kratka in na njej te ne ocenjujejo pogledi sodelavcev, če je izbrana dnevna garderoba všečna. A delo od doma ima prav tako polno pasti. Mimogrede minute zbezljajo v popoldan, delo pa ni opravljeno, ker ste vmes napolnili pralni stroj, otrokom pomagali pri šolanju na daljavo, malica se je zavlekla in podobno. Opravljanje službenih nalog se hitro lahko raztegne čez celoten dan in sploh se več ne ve, kdaj ste zares v službi in kdaj doma, ker se eno prekriva z drugim. Nimamo vedno vpliv na to, kaj se nam v življenju dogaja, vedno pa lahko izberemo, kako se bomo na okoliščine odzvali. Dobra organizacija nam bo vsekakor v veliko pomoč ne glede na to, kje trenutno opravljamo svoje delo, v pisarni ali doma.

Suzi Asfour

Po mojih izkušnjah na učinkovito opravljanje delovnih nalog ključno vplivata dva dejavnika:

samoorganizacija 

in

delovna tehnika

Samoorganizacija:

Mogoče niste razmišljali o tem, da vaša samoorganizacija izraža, kakšen organizacijski tip ste. Ta nam je bolj kot ne prirojen, nekaj pa pridobljen z vzgojo. Poznamo jih 5. Največkrat smo ljudje kombinacija 2 ali celo več organizacijskih tipov, vedno pa eden nekoliko prevladuje. Vsak od njih ima tako prednosti kot tudi slabosti. Prve spodbujajo, druge pa zavirajo našo učinkovitost.  Za dobro samoorganizacijo  je pomembno, da spoznamo, kakšen organizacijski tip smo.  Potem lahko v polnosti izkoristimo prednosti, ki izvirajo iz njega, hkrati pa za naše pomanjkljivosti poiščemo alternative, da jih omilimo in nas ne ovirajo več pri učinkoviti samoorganizaciji. 

Organizacijski tipi

Organizacijski tip deluje kot avtopilot. Samodejno torej. Vendar pa prav v območju, kjer deluje avtopilot, ležijo naše največje rezerve. Torej, če se naučimo izključiti avtopilot,  lahko ustvarimo učinkovitejše odzivanje in navade.

Poznamo pet organizacijskih tipov in že njihov naziv veliko pove o njih: perfekcionist, improvizator, deloholik,  kreativnež in neodločnež.  Poglejmo si še njihove ključne lastnosti: 

»Perfekcionist«             

                                                                                                                              Njegovo geslo je »Red je pol življenja.« 

Prednosti:

• vse odlično organizira
• ohranja pregled/teži k nadzoru nad vsem
• natančno načrtuje
• neprijetna opravila opravi takoj
• izjemen smisel za red

Slabosti: 

• strah pred nepredvidenim
• nefleksibilen, tog, nesproščen, 
• pedanten, rad se izgublja v podrobnostih
• improviziranje mu je tuje 

Naučiti se mora:

• da si pri načrtovanju pusti tudi čas za nepredvidene zadeve
• da zmore kdaj tudi improvizirati
• da se ne izgubi v podrobnostih in pospravljanju
• da se malo sprosti in se z večjo lahkotnostjo loti svojih nalog

»Improvizator«

Njegovo geslo je: »Bomo že kako!« 

Prednosti:

• zelo fleksibilen
• zna hitro reagirati 
• zna odlično improvizirati
• uživa v akciji 
• nepredvidene situacije ga oživijo

Slabosti:

• neorganiziran
• ni redoljuben
• se prepusti dogajanju
• ima težave s časovnimi roki
• ne razlikuje med bistvenim in manj pomembnim

Naučiti se mora:

• da si skrbneje načrtuje in organizira delo
• da upošteva roke in termine
• da razlikuje med bistvenim in manj pomembnim

»Deloholik«

Njegov moto je: »Sem vsestranski in nenadomestljiv.« 

Prednosti:

• je vsestranski in zanesljiv
• odgovoren in predan
• dela samostojno
• dela, dokler ni delo dokončano

Slabosti: 

• vse hoče narediti sam
• je nezaupljiv, misli, da je bolje, če naredi sama
• zaradi preobilice dela,  je v časovni stiski
• doživlja veliko stresa , ker se ne zna sprostiti

Naučiti se mora:

• da vključuje v delo tudi druge
• da se nauči zaupati drugim
• da upočasni svoj delovni ritem

»Kreativnež«

Njegov moto: »Ustvarjajmo, delajmo drugače« 

Prednosti:

• gre s tokom
• zna delati po navdihu
• je kreativen
• se znajde
• nered ga ne ovira

Slabosti:

• zmeden in neorganiziran
• veliko časa izgubi z iskanjem
• ne vzdržuje koncentracije
• skače od naloge do naloge

Naučiti se mora:

• vzpostaviti in vzdrževati red
• na zapisovanje nalog in postavljanje prioritet
• vzdrževanje koncentracije

»Preudarnež«

»Pride čas, pride svet/odgovor,« je njegovo geslo. 

Prednosti:

• preudarno in natančno premisli
• razišče vse aspekte
• izključuje dejavnike tveganja
• upošteva mnenja drugih

Slabosti:

• negotov in neodločen
• odlaša z odločitvami
• lahko podleže mnenju drugih
• redko izrazi osebno mnenje

Naučiti se mora:

• da jasneje izraža svoja stališča
•  prevzemanje odgovornosti
• da pokaže voljo za lastne odločitve
• pogum za hitrejše odločitve

Ko poznamo svoj organizacijski tip, lahko zgradimo buden, stabilen in močan organizacijski center.  Iz njega potem ciljno usmerjeno upravljamo z našo energijo in ob pomoči ključnih orodij vzpostavimo učinkovito delovno tehniko, ki daje optimalne rezultate brez da se izčrpavamo.

Vse lahko organiziramo in dosežemo, kar želimo, ko se sami odločno postavimo za krmilo.

5 ključnih orodij pri vzpostavljanju delovne tehnike

1. Načrtovanje dela in zapisovanje nalog
2. Časovni razpored
3. Vzpostavljanje rutine in racionalizacija opravil
4. Urejenost dokumentacije
5. Izogibanje kradljivcem časa

1.Načrtovanje dela/zapisovanje nalog

Vemo, da moramo opraviti določeno število nalog/opravil/zadolžitev. Imamo pa na voljo le določeno/omejeno število ur. Kako torej vse naloge strpati v delovni dan, kako obvladovati obilico nalog, kaj naprej narediti? Pomembno je, da spoznamo, čemu dajemo prednost, kje izgubljamo čas, energijo in osredotočenost.

Ustrezno razporejanje časa in energije pomeni, da delate učinkovito in preudarno. Če hočete pametno razporediti čas, morate vedeti, čemu ga namenjate.

Razdelite ga lahko na:

• koristno porabljen čas  (mora ga biti čim več)
• zapravljen čas (morda ga biti čim manj)

Svoj čas in energijo:

• Skrbno načrtujte –  tem bolje boste izkoristili svoj čas – bodite dejavni, ne se zgolj odzivati na položaj.
• Predvidite maneverski prostor za odstopanja – časovni roki naj ne bodo prestrogi (80% – 20%)
• Bodite prožni, da boste načrt lahko prilagodili, če bo treba.

Z načrtovanjem si zagotovimo:

• preglednost: ob vsakem trenutku vemo, kakšno je stanje,
• razbremenitev spomina: manj tveganja, da kaj pozabimo – za naloge, ki niso zapisane se lahko zgodi, da tudi narejene niso;
• samo nadzor – kontrola;
• spodbuda za delo: ko odkljukamo opravljene naloge;
• osredotočenost: upoštevamo termine in roke, zapiski nas vodijo do uresničitve
• dokumentacija: dokaz o naših aktivnostih – poročila

2. Časovni razpored

• Priporočljivo je aktivnosti razporediti glede na svoj način dela. Dobro je, če si najpomembnejše naloge načrtujete za tisti del dneva, ko imate največ energije (običajno je to zjutraj).  Najprej se lotite najtežjih in najpomembnejših opravil.
• Nalogam določite prioritete po prioritetnem seznamu.
• Nalogam vedno določite tudi čas trajanja izvedbe.
• Ne odlašajte – naloge se lotite ob prvi priložnosti, ne prelagajte je na pozneje.

Priporočilo : Uporaba rokovnika

DNEVNI RAZPORED: navadite se preudarno razporediti dan:

• Vsako jutro, še bolje en dan prej, si naredite načrt za ves dan.
• Ob koncu dneva preverite ali ste dosegli dnevne cilje. Po potrebi dopolnite načrt za naslednji dan.

Pisni načrt (»TO DO« seznam)  vsebuje:

1. Seznam nalog
2. Določitev prioritet po prioritetnem seznamu
3. Čas trajanje izvedbe
4. Potrebne aktivnosti
5. Rok za dokončanje

Prioritetni seznam

Pri postavljanju prioritet je pomembno, da razlikujemo naloge, ki so nujne, in naloge, ki so pomembne. Pri vsakem delu, tudi pri delu v pisarni, je za vsestranski potek dela nevarna zasvojenost z nujnostjo. Zgodi se namreč lahko, da pri tem pozabimo na delo, ki ni nujno, je pa pomembno. 

Aktivnosti in naloge označite po prioriteti ABCDE. 

1. stopnja pomembnosti – Naloge A –  POMEMBNE IN NUJNE:

Pomembnih in nujnih nalog se je treba lotiti takoj.

2. stopnja pomembnosti – Naloge C – NUJNE, A NE POMEMBNE:

Te naloge je pač treba takoj opraviti

3. stopnja pomembnosti – Naloge B  – POMEMBNE, A NE NUJNE:

Naloge, ki so sicer pomembne, a ne nujne, lahko opravite kasneje.

4. stopnja pomembnosti – Naloge D  – RUTINSKE:

Naloge, ki jih je prej ali slej treba opraviti in lahko počakajo ali zanje zadolžite druge.

5.stopnja pomembnosti . Naloge E – NEPOMEMBNO

Te naloge pa lahko eliminirate.

Ko imate seznam, k vsaki aktivnosti pripišite črko ali prioriteto in nato izberite še A 1, A 2 itd. Nato začnite delati po seznamu. Začnite z A 1, z najpomembnejšo nalogo, in nato vztrajajte pri njej, dokler je ne končate.

3.Rutina in racionalizacija

Poenostavite opravila: kjer le morete uvedite rutino. Npr.: manj zahtevne naloge kot so telefoni, pisma, faksi, kopiranje, naročilnice, potni nalogi – opravljajte v blokih in takrat, ko je vaša energija nizka.

Na primer:

4.Urejanje dokumentacije

Evidenčni sistem in zbirka zapisov mora biti sistematično, natančno in pregledno urejena, da bodo uporabne in v pomoč. In seveda standardizirajte čim več dokumentov (dopise, vabila, ponudbe, naročila itd.)  

Pri urejanju pisarniške dokumentacije veljajo naslednja načela:

• načelo selektivnosti,
• načelo urejenosti in preglednosti, 
• načelo zanesljivosti, 
• načelo enostavnosti, 
• načelo ekonomičnosti in 
• načelo varnosti dokumentarnega gradiva. 

Načelo  selektivnosti: podatke in informacije, ki imajo veljavnost le kratek čas (nekaj ur ali dni), ne shranjujemo.

Načelo urejenosti in preglednosti: vsak dokument, ki ga potrebujemo, moramo hitro najti. Doslednost, vestnost in skrbnost so seveda predpogoj. Dobra računalniška podpora nam je pri tem v veliko pomoč.

Načelo zanesljivosti: evidence morajo biti vodene sproti, drugače nam ne koristijo.

Načelo enostavnosti: evidence morajo biti uporabne, v pomoč pri delu, ne pa v nadlego. To pospešuje tempo dela in prihrani čas.

Načelo ekonomičnosti: doseči čim večji učinek z razpoložljivimi sredstvi in ljudmi. Čim več opravil se naj standardizira in racionalizira. 

Načelo varnosti: varna in trajna zaščita, dostop samo pooblaščenim.

Priporočam: sproti odlagajte papirno dokumentacijo. Na mizi imejte samo trenutno delo.

Elektronska dokumentacija

Glede na to, da se vedno bolj uporablja računalniška evidenca, ni njen namen samo evidentiranje, temveč:

• vnos in iskanje vseh podatkov o zadevah in dokumentih, vključno z elektronsko pošto,
• zaznamovanje zvez med zadevami,
• oblikovanje najrazličnejših seznamov in pregledov vnesenih dokumentov (npr. dnevni seznam pošte, seznam zadev, ki se nanašajo na določeno vsebino, statistična poročila, klasifikacijski načrt, popis arhiviranega gradiva itd.)

5. Kradljivci časa

Na katere nimamo vpliva

• nepričakovani dogodki
• prošnje sodelavcev za pomoč
• število klicev in e-pošte

Na katere imamo vpliv

• samoorganizacija na avtopilotu
• pomanjkljiva delovna tehnika
• nesposobnost reči tudi kdaj NE – prijazno in argumentirano seveda!

Naučite se reči ne

Ko smo  preobremenjene, ko se utapljamo v morju opravil in nalog, ki smo jih zaradi občutka dolžnosti sprejele, se najkasneje takrat zavemo, kako pomembno bi bilo kdaj reči ne. Tako namreč poskrbimo, da naše poklicne sposobnosti, ki jih lahko takšno utapljanje v delu in lovljenje rokov pošteno načne, ostanejo neokrnjene. Če na primer prepogosto pristanemo na sprejemanje novih in novih nalog in na podaljšan delovni čas, to v nas prej ko slej budi jezo, nezadovoljstvo in utrujenost. V svojem prizadevanju, da bi naredili vse, kar zahtevajo od nas, se lahko zgodi, da preprosto »pregorimo«. In takrat lahko tisti ne, nekontrolirano izbruhne iz nas. 

Torej, v boju proti preobremenjenosti in stresu morate kdaj pa kdaj izreči jasen in odločen ne. Vaši nadrejeni bodo to sprejeli. Ugotovili bodo, da ste pošteni in da vam lahko zaupajo. Kajti vedeli bodo, da se lahko na vas stoodstotno zanesejo, kadar rečete da. Kadar pa rečete ne, to v resnici pomeni ne in vedeli bodo, da vas ne bodo mogli pregovoriti in da imate za svoj tudi tehtne razloge.

Kdaj lahko rečemo ne?

Kadar se nam po naši zdravi pameti zdi primerno. Seveda pa moramo prej vse skupaj razumno premisliti. Večinoma lahko to storimo zelo hitro (najtežje pri vsem je zbrati dovolj poguma, da rečemo ne in torej premagamo tisto, kar so nam v mladosti vcepili). Preprosto si izprosite čas za premislek. Večina med nami pa po navadi čuti dolžnost kar najhitreje odgovoriti, potem pa nam je seveda žal. Navajene smo pač tako. Mnogim katastrofam, ki jih sprožimo s prehitrim pozitivnim odgovorom, bi se bilo mogoče izogniti, če bi si vzeli čas za premislek in nato vljudno rekli ne. Zato ne dopustite, da vas v naglici prisilijo k odločitvi. Ne pustite se prestrašiti in bodite vztrajni. Pazite pa, da rečete ne ob pravem času, na pravem mestu, pravi osebi in seveda na pravi način. S pravilno izrečenim ne ob pravem času, si boste pridobili sloves strokovnosti, sposobnosti in prisebnosti. Ne lahko rečemo ravno tako prijetno, kot bi rekle da. Najbolje je, da sploh ne uporabite besede ne.

Vsi vemo, kako pomemben je ton, s katerim govorimo. Vaš glas mora zveneti prijetno, mirno in odločno. Prav z ničemer ne smete pokazati, da si želite, da bi vas sogovornik prepričeval. Na smete se preveč opravičevati, zvok vašega glasu pa ne sme biti niti agresiven niti sarkastičen.

Negativno lahko odgovorite takole:

• »Tega  ne morem storiti, ker…«
• Žal mi je, tega ne bo mogoče storiti…«
• »Za to bom našla čas le, če mi boste dovolili, da kaj drugega preložim na poznejši čas…«
• »Tej vaši zahtevi pa res ne morem ustreči…«

Pokažite jim, da razumete njihovo razočaranje:

• »Vem, da je to za vas pomembno, vendar…«
• »Vem, da ste v težavah, vendar…«

Če se vam zdi primerno, jim ponudite pomoč, za kdaj drugič ali na kak drug način:

• »Jutri bi vam morda lahko pomagala…«

In ključni vezni element med samoorganizacijo in delovno tehniko je:

Koncentracija ali osredotočenost 

Osredotočenost pomeni, da ciljno usmerjeno vodite svojo energijo iz organizacijske centrale (vaša samoorganizacija) ob uporabi orodij delovne tehnike. Tako boste dosegali optimalne rezultate, učinkovitost brez da se izčrpavate.

Osredotočenost kažemo:

• ko se jasno zavedamo, kaj moramo opraviti;
• ko ne dovolimo, da bi nam okoliščine vzele pogum;

Nasveti za krepitev in vzdrževanje osredotočenosti:

• iz misli in s pisalne mize pospravite vse druge naloge in zadeve, da se boste lahko osredotočili samo na to, s čimer se trenutno ukvarjate;

• če le morete, končajte prvo nalogo, preden se lotite naslednje. Izogibajte se impulzni dejavnosti
• z dobro voljo se lotite svojih obveznosti;

Ko ste začeli, ostanite pri nalogi, dokler je ne končate. Prisilite se, da ostanete pri nalogi brez odlašanja, brez prekinitev, dokler je 100-odstotno ne končate. Presenetljivo je, da lahko skrajšate čas, potreben, da končate nalogo, tudi do 80 odstotkov, če se le potrudite in vztrajate pri njej, dokler ni končana. Res pa to ni vedno možno, takrat morate hitro preusmeriti umsko koncentracijo.

Sposobnost hitre preusmeritve umske koncentracije: prehajanje iz ene naloge na drugo in spet nazaj je za nekatere prava muka. Veliko časa preteče, da lahko prenehajo misliti na eno opravilo in začnejo misliti na drugo. A tudi to kompetenco se da izpiliti.

• delajte ves čas, ko delate.

Najpogostejši razlog, zakaj so ljudje pod pritiskom ali so v zaostanku, je, da zapravijo preveč časa za pogovore in zadeve, ki niso povezane z delom.

• improvizirajte le, ko je potrebno.

Po potrebi spremenite svoj načrt dela in vrstni red opravil, improvizirajte, ko je to nujno, vendar pazite, da to ne postane navada. 

Suzi Asfour