Kot je bilo zapisano v prejšnjem članku o projektnem vodenju, postavitev standardov projektnega dela v podjetju pomeni poenotenje dela na projektih, ne glede na vsebino projekta, ne glede na kompleksnost projekta in ne glede na geografsko razpršenost dela na projektu; vse to je storjeno s ciljem večje učinkovitosti in uspešnosti dela na projektih.
Standardi projektnega vodenja postavljajo jasne meje, kaj je projekt in kaj to ne more biti. O projektu lahko govorimo:
- ko neki aktivnosti lahko določimo cilj in ga kvantificiramo,
- ko določimo datum pričetka in datum konca aktivnosti,
- ko imenujemo skupino ljudi, ki bo v omejenem času realizirala cilj,
- in ko imamo na razpolago potrebna sredstva.
Uveljavitev in uporaba standardov projektnega vodenja zahteva in zagotavlja postavljen nivo kvalitete dela na projektih. Ko sprejmemo določena pravila in norme dela, je to najmanjši nivo kvalitete dela, ki ga sploh pričakujemo. Enako je, ko uvedemo standarde projektnega dela, ki definirajo način dela, pravila dela, odgovornosti in zadolžitve ter tudi sistem, ki zahteva spoštovanje rokov.
Standarde projektnega dela v osnovi sestavljajo trije elementi:
- Projektna organizacija
- Organiziranje dela v fazah
- Projektna dokumentacija
Projektna organizacija
Projektna organizacija je začasna organizacijska struktura, katero sestavimo za vsak Projekt iz notranjih in po potrebi zunanjih članov, od katerih ima vsakdo jasno definirano vlogo.
Vsak Projekt naj bi imel enega Lastnika Projekta (LP) in enega Projektnega Vodjo (PV), ta pa imata v primeru kompleksnih projektov tudi pomočnika ali pomočnike.
V nakaterih primerih se imenuje Nadzorni Odbor Projekta (NOB), katerega načeloma sestavljajo vodstvene in vodilne osebe iz podjetja.
Projektno delo opravlja Projektni tim, s pomočjo ostalih zaposlenih v podjetju. Projektni tim sestavljajo Člani projektnega tima (ČPT).
Projektna Organizacija je vzporedna struktura Linijski Organizaciji, kjer člani Projektnega Tima sprejmejo dodatno vlogo, poleg vloge v Linijski Organizaciji. V linijski organizacijski strukturi imajo s pogodbo o delu, opisom del in nalog in ostalimi dokumenti jasno zapisane zadolžitve, odgovornosti in pooblastila. Z vstopom v projektno organizacijo se za čas dela na projektu oziroma v projektnem timu se članom spremenijo zadolžitve, odgovornosti in pooblastila.
LP – Lastnik projekta
PV – Projektni vodja
NOB – Nadzorni odbor projekta
ČPT – Član prokjektnega tima
V podjetjih, ki nimajo še kulture projektnega dela, predstavlja ločevanje med linijsko organizacijo in projektno organizacijo velik izziv. Odgovornosti in pooblastila, ki imajo zaposleni v linijski organizaciji, v projektni organizaciji pač ne veljajo. Veljajo odgovornosti in pooblastila, katere jim določi ali dodeli projektni vodja. Če ta sprememba in razlikovanje ni jasno predstavljena in zastavljena, so člani zmedeni. Situacija lahko vodi v nesporazume posledično lahko delo na projektu ne poteka po načrtu in se projekt ne zaključi uspešno.
Slika: Vloge v linijski organizaciji in vloge v projektni organizaciji
Lastnik projekta
Lastnik projekta je oseba, ki je naročnik projekta in »nosi« končno odgovornost, da se projekt uspešno in učinkovito realizira. Velikokrat se uporablja tudi termin »Sponzor projekta«. Temu terminu se gre izogibati, saj beseda sponzor ne nosi prave odgovornosti oziroma tiste in take odgovornosti, kot jo zahteva položaj lastnika projekta.
Lastnik projekta imenuje Projektnega vodjo ter mu delegira odgovornost in pooblastila za izpeljavo projekta. Lastnik projekta sprejema ključne odločitve vezane na projekt, nadzira izvajanje in pomaga projektnemu vodji.
Da Lastnik projekta opravi svojo nalogo uspešno in učinkovito je pomembno, da ima naslednje lastnosti:
- Je avtoriteta v linijski organizacijski strukturi – v praksi je praviloma tak lastnik strateških projektov direktor ali član uprave podjetja
- Da ima potrebno znanje – iz projektnega dela, vodenja ljudi in organizacije dela
- Da je razpoložljiv – da ima torej dovolj časa oziroma si ga je pripravljen vzeti, ko projektni vodja potrebuje njegov nasvet, pomoč, odločitev. Hkrati pa posveti dovolj časa spremljanju dela na projektu, da se le ta realizira v zastavljenih okvirih.
Projektni vodja
Projektni vodja je dejansko operativni vodja za izpeljavo projekta. Zato potrebuje znanje in veščine vodenja in dela na projektnih. Na podlagi ciljev sestavi projektni tim, kamor vključi člane projektnega tima, ki imajo potrebne kompetence in čas za delo na projektu. Pripravi plan dela na projektu, seznam aktivnosti, katere je potrebno izvesti, jih razdeli med člane projektnega tima in izvaja nadzor nad realizacijo zastavljenih aktivnosti.
Projektni vodja stalno zasleduje osnovne elemente dela na projektu:
- Časovna dinamika – da so naloge, in s tem projekt, končane v postavljenih rokih
- Doseganje ciljev – da je dosežen zastavljen cilj oziroma parcialni cilji in namen
- Da je delo opravljeno v ustrezni kvaliteti
- Da se projekt izvaja zastavljenih finančnih okvirih, opredeljenih v dinamičnem proračunu
Slika: Projektni vodja »lovi« ravnovesje med glavnimi elementi dela na projektu
Člani projektnega tima
Člane projektnega tima imenuje projektni vodja. Pomembno je, da vodja povabilo oziroma imenovanje v projektno organizacijo predhodno uskladi z linijskimi vodji članov. Kot njihovi nadrejeni imajo pregled nad zadolžitvami povabljenih članov in lahko poskrbijo (ali pa tudi ne), da bodo imeli dovolj časa za izvajanje nalog, ki jim bodo podeljene pri delu na projektu.
Člani projektnega tima so odgovorni za realizacijo nalog, katere jim podeli projektni vodja, vse v dogovorjenem času in zahtevani kakovosti. Zato morajo imeti potrebna znanja, kompetence in čas.
Skupaj s Projektnim vodjo predstavljajo člani osnovni tim projekta.
Nadzorni odbor projekta
Nadzorni odbor projekta se imenuje, ko gre za projekte, ki imajo večje število deležnikov in bodo rezultati projekta vplivali na več delov podjetja ali celo širše. Nadzorni odbor določi in imenuje Lastnik projekta. V nadzorni odbor navadno povabimo ljudi, ki bodo imeli neposreden vpliv na realizacijo projekta, bodo rezultati projekta neposredno vplivali na njihovo področje dela, imajo vpliv, da lahko pripomorejo k uspešni realizaciji projekta. Velikokrat je v nadzorni odbor smiselno imenovati tudi ljudi v podjetju, za katere smatramo, da je koristno, če so obveščeni o delu na projektu.
Nadzorni odbor o delu na projektu seznanja projektni vodja po vnaprej dogovorjeni dinamiki in po odobritvi poročil s strani lastnika projekta. Nadzorni odbor lahko izrazi nestrinjanje z odločitvami lastnika projekta, končno odgovornost za odločitve pa vseeno nosi lastnik projekta.
Projektna organizacija je prvi izmed treh temeljev standardov projektnega dela. Najpomembnejši je zato, ker je uspeh ali neuspeh projekta najbolj odvisen od ljudi, ki delajo na projektu. Poleg tega pa z imenovanjem projektne organizacije skupini ljudi, ki le to sestavljajo, podelimo dodatne naloge poleg tistih, ki jih že opravljajao v okviru linijske organizacije. Pri izbiri ljudi za projektno organizacijo je vsekakor pomembna njihova strokovnost, znanje in kompetence, najpomembnejše pa je, da imajo poleg svojih operativnih zadolžitev dovolj časa, ki ga lahko posvetijo projektnemu delu v času trajanja projekta.
Tomaž Pavlica
