Živimo v času, ko so spremembe stalnica. Ta »klišejski« stavek slišimo in izrečemo tolikokrat, da nam je že zlezel pod kožo in se dejansko več ne zavedamo njegovega pomena. To velja predvsem tedaj, ko ne naredimo naslednjega koraka in se ne vprašamo, kako bomo spremembe upravljali, ali kako jih bomo kreirali.
Spremembe so stalnica od nekdaj.
Skozi čas se količina sprememb spreminja, prav tako tudi hitrost, s katero nastajajo. Pred petnajstimi leti je bil tempo pojavljanja sprememb takšen, da smo jih lahko polno percipirali, razumeli in imeli dovolj časa, da smo se jim prilagodili oziroma z njimi upravljali. Danes je količina sprememb neprimerljivo večja in časovno gledano hitrejša in stalnejša. Zaradi globalizacije v poslovanju pa se nas spremembe dotaknejo praktično takoj. To lahko za podjetje predstavlja priložnost ali nevarnost.
Spremembe, ki smo jim priča v zadnjih desetih letih, izhajajo predvsem iz razvoja in inovacij v tehnologijah ter materialih. Zahtevajo izjemno hitro in uspešno uvedbo, saj lahko v nasprotnem primeru povzročijo bistveno manjšo rast podjetja, padec konkurenčnosti – ali pa celo propad podjetja.
Verjamem, da se omenjenih dejstev vsi zavedate in se kot podjetniki z njimi dnevno spopadate. Eni bolj učinkovito, drugi manj. Vsi pa bi si želeli, da bi spremembe upravljali na najbolj učinkovit način in izkoriščali priložnosti, ki jih spremembe nudijo.
V seriji člankov se bomo ukvarjali s projektnim vodenjem – najbolj primernim orodjem za učinkovito upravljanje sprememb.
Projektno vodenje je najbolj učinkovito orodje za upravljanje sprememb. Ko govorimo o projektnem vodenju, govorimo o znanju, veščinah, orodjih, tehnikah in procesih, ki so potrebni za uspešno izvedbo projekta. Pravilna organizacija projektov, planiranje dela v projektih in organizirano upravljanje s projekti – vse to se bo odrazilo v učinkovitem dokončanju zastavljenih projektov ter posledično v rasti in konkurenčnosti podjetja.
Sprememba, ki ima zaradi svoje vsebine vpliv na naše poslovanje, povzroči potrebo po spremembi v načinu dela oziroma procesih, preko katerih ustvarjamo vrednost v našem podjetju. Vrednost ustvarjamo z vsakodnevnimi ponavljajočimi aktivnostmi. Ko enkrat procese postavimo, želimo, da bi jih lahko na enak način izvajali čim dlje in tako maksimirali ustvarjanje vrednosti. Sprememba, ki pride od zunaj ali od znotraj, pa povzroči potrebo, da moramo ustaljen proces dela spremeniti. Uvajanje spremembe definiramo kot projekt, ki ima za končni rezultat nov proces dela, ki je prilagojen spremembi.
Uvajanje spremembe, definirane kot projekt, pomeni, da moramo definirati cilj uvedbe spremembe in kaj bo prispevek projekta, ko bo sprememba uvedena. Čas uvajanja spremembe je omejen: od ugotovitve potrebnih sprememb do implementacije sprememb v proces dela. Nalogo bo realizirala skupina ljudi v nekem omejenem oz. čim krajšem času in bo potrebovala določena sredstva.
Vse to so temeljni elementi definicije projekta. Zato lahko o projektu govorimo, ko ima neka aktivnost naslednje elemente:
- jasno določen in kvantificiran cilj oziroma nalogo
- datum pričetka in datum zaključka sta določena
- za izpeljavo naloge je imenovana skupina ljudi, v kateri ima vsakdo določene svoje naloge
- določen je proračun za realizacijo aktivnosti
O projektu lahko govorimo, ko neka aktivnost vsebuje naslednje elementa:
Cilj/naloga je jasno določen in kvantificiran
Datum pričetka in datum konca aktivnosti je določen
Za realizacijo aktivnosti je imenovana skupina ljudi, kjer ima vsak definirano svojo vlogo
Določen je proračun (budget), ki je potreben za realizacijo aktivnosti
Projektni način dela je v svoji osnovi standardiziran način dela, kjer standardi veljajo ne glede na velikost ali naravo projekta:
- vsak projekt ima projektno organizacijsko strukturo
- vsak projekt je časovno omejen in ga zato lahko razdelimo v faze
- delo na projektu spremlja projektna dokumentacija
Postavitev standardov projektnega dela v podjetju pomeni poenotenje dela na projektih, ne glede na vsebino projekta, ne glede na kompleksnost projekta in ne glede na geografsko razpršenost dela na projektu.
Standardi projektnega vodenja postavljajo jasne meje, kaj je projekt in kaj to ne more biti. Vsaka aktivnost, kjer lahko definiramo predhodno napisane elemente, je projekt. Ostalo so navadne, operativne aktivnosti. Verjamem, da bo aplikacija štirih kriterijev na vašo listo projektov hitro razjasnila dvome, kaj so projekti in kaj niso.
Uveljavitev in uporaba standardov projektnega vodenja zahteva in zagotavlja postavljen nivo kvalitete dela na projektih. Ko sprejmemo neka pravila, neke norme dela, je to najmanjši nivo kvalitete dela, ki ga pričakujemo. Enako je, ko uvedemo standarde projektnega dela, ki definirajo način dela, pravila dela, odgovornosti in zadolžitve, ter sistem, ki zahteva spoštovanje rokov.
V naslednjih člankih bomo pogledali, kaj dejansko pomeni vsak od standardov projektnega vodenja (projektna organizacija, delo v fazah, projektna dokumentacija), kaj je njihova vsebina in kako jih uporabljamo v praksi.
Tomaž Pavlica
