Prodajna e-sporočila lahko služijo kot edini stik s potencialnim kupcem, ki se odzove ali pač ne z nakupom.
E-sporočila so lahko predhodnica telefonskega stika ali celo sestanka. So pomemben ali celo edini kanal komuniciranja s kupcem. Ne nazadnje, so lahko tudi opomnik ali povzetek telefonskega ali osebnega pogovora oziroma dogovora. Postala so neizogibna nujnost.
Z oblikovanje in uporabo nekaterih pravil in procesov bodo še bolj prepričljiva in uspešna. Nekaj nasvetov!
- Nenaslovljena e-sporočila se pogosto sploh ne odpirajo, ampak jih dobitniki takoj izbrišejo.
- Pri ciljni organizaciji je zelo smotrno najti email želenega naslovljenca, na primer vodje prodaje, direktorja, kadrovskega šefa in podobno. Sporočila, naslovljena na info@karnekaj.si, so menda praviloma izbrisana brez odpiranja.
- Kadar je težko priti do naslova e-pošte takega posameznika, potemtakem taka oseba verjetno ne dobiva prav veliko zunanjih sporočil in bo prej opazil vaše, kot nekdo, ki je zasut z nepomembno pošto. Morda bo pomislil, da imate nekakšnega ‘notranjega’ zaveznika ali pa vsaj, da ste se potrudili in našli stik.
- Začnite z osebnim nagovorom, tudi če osebe ne poznate. Maili, ki se začnejo z: „Na kogar se že to nanaša!“ ali „Prosim, prepošljite to ustrezni osebi iz vaše organizacije“ ali zgolj s „Spoštovani!“ imajo veliko manjše možnosti, da jih bo naslovnik, na primer gospod Janez Kovač, odprl. Zato začnite s: „Spoštovani g. Kovač, …“
- Že naslov sporočila mora biti sporočilen, vabljiv, pri prvem sporočilu nikakor ne Re.: označen, kasneje, po povratnem spročilu pa vsekakor, saj oznanja, da je komunikacijski kanal že odprt.
- Uporabljajte jezik s pozitivno naravnanostjo brez pretirano strokovnih in slengovskih izrazov, ki jih morda naslovnik ne razume (povsem). To velja tudi, če naslovnik do sedaj ni reagiral na več poslanih sporočil.
- Bolj množično, tipsko sporočilo naj pred pošiljanjem pregleda lektor.
- Uprabljajte enostavno tipografijo (font), čim lažje čitljivo.
- Poudarki v besedilu, na primer kurziva ali krepak tisk, naj bodo redki in vsebinsko utemeljeni.
- Stavki naj bodo kratki in enostavni, tudi zato, če bo morda naslovnik sporočilo bral na mobilniku.
- Kratki stavki omogočajo hitro dojemanje.
- Že v prvem stavku poskušajte zajeti srž vašega sporočila.
- Sporočilo naj bo čim krajše, na primer: „Ker ste se zanimali za naš izdelek XY, vam z veseljem sporočamo, da imamo na voljo izboljšano verzijo XY2.“ Ali analogno kaj drugega.
- V sporočilo vključite bodisi kakšno jasno ilustracijo, fotografijo, ali link do video posnetka.
- Na koncu lahko napotite osebo na spletni naslov, kjer bo dobila več informacij in se ponudite v pomoč.
- Ne nazadnje, vedno vključite poziv k dejanju in ga kolikor mogoče olajšajte. Za dogovor o naslednjem stiku, zlasti sestanku, lahko vljučite tudi povezavo do vašega koledarja.
