Smisel pravilnika je v jasno določenih pravilih in postopkih v primeru uporabe vozila v službene namene, pa naj bo to službeno ali zasebno vozilo, najeto vozilo, ali če ste v vozilu samo sopotnik.
Namen pravilnika je tudi zaščita uporabnika vozila med službenim časom v primeru nesreče ali drugega nepredvidenega dogodka, predstavlja tudi podlago za izplačilo davčno opravičljivih stroškov, zaščite podjetja pred posledicami nepravilne uporabe vozila in skrb za ohranjanje vrednosti vozil oziroma gospodarno ravnanje z njimi.
S pravilnikom se določijo dolžnosti uporabnikov in podjetja, pri čemer je varnost vedno na prvem mestu.
Naloge uporabnika vozila
Tako je uporabnik vozila pri opravljanju prevoza za službene potrebe predvsem dolžan:
- upravljati in ravnati z vozilom s skrbnostjo dobrega gospodarja,
- pri uporabi službenih vozil in lastnih vozil za službene potrebe upoštevati vse cestnoprometne predpise,
- v primeru prometne nesreče opraviti vsa dejanja, ki jih vozniku vozila nalaga zakon: ogled poškodovanega vozila in ocena škode pri zavarovalnici se opravi v skladu z že sprejetimi navodili (uporabnik vozila skupaj s pooblaščeno osebo, ki je nalog izdala),
- poskrbeti (po nalogu pooblaščene osebe), da morebitno škodo na vozilu v najkrajšem roku odpravi, oziroma preda vozilo v popravilo pooblaščenemu servisu,
- uporabnik ne sme uporabiti vozila, če to ni v brezhibnem stanju, ali če za to nima pripadajoče opreme in potrebnih oznak ali ustrezne dokumentacije,
- uporabnik ne sme uporabiti službenega vozila v privatne namene, v kolikor ni s posebno pogodbo to določeno drugače.
Posledice neupoštevanja pravil
Osnovno pravilo je, da predstavlja uporaba službenega vozila v privatne namene kršitev delovne obveznosti, uporabnik pa je dolžan podjetju povrniti vso škodo, v kolikor bi nastala v času uporabe vozila v privatne namene, in vse posledične stroške.
Zakaj je takšno določilo pomembno? Gre za veljavnost zavarovanja, zaščito delavca in preprečitev materialne škode, ki bi jo moral na koncu uporabnik pokriti iz svojih sredstev. Podlaga za zavarovanje v delovnem času je namreč potni nalog. Kadar se vozite s službenim vozilom brez potnega naloga, niste zavarovani.
Predstavljajte si, da povzročite prometno nesrečo s težkimi telesnimi poškodbami s službenim vozilom brez potnega naloga, na privatni vožnji. Vsa škoda, ki nastane na vozilu, odškodnine poškodovancev, vsi sodni in drugi stroški, so VAŠ OSEBNI strošek. Uporabniki ponavadi ne razmišljajo o posledicah, ali pa se jezijo, da so pravila pretirana, nepotrebna. Še huje je, če so takrat v vozilu vaši družinski člani, ki niso navedeni na potnem nalogu – ker ga itak nimate. Tudi oni niso zavarovani. Si res želite toliko težav? Za tistih nekaj evrov za bencin in malo udobja …
Obveznosti izdajatelja potnega naloga
Na drugi strani mora pravilnik zajemati tudi obveznosti podjetja, saj želimo, da so naši zaposleni varni in da kršitve podjetja ne bodo pustile posledic.
Podjetje se tako obvezuje:
- predati uporabniku vozilo v brezhibnem stanju, z vso pripadajočo opremo in dokumentacijo,
- poravnati stroške tehničnih pregledov in registracije ter druge stroške v zvezi z registracijo službenih vozil,
- poravnati stroške goriva za službena vozila – oziroma jih povrniti uporabniku, če jih plača sam,
- seznaniti uporabnike službenih vozil z vsemi novostmi zakonodaje in pravili uporabe,
- plačati uporabniku, ki je napoten na službeno pot s svojim vozilom, kilometrino po predhodnem dogovoru.
Uporaba zasebnih vozil v službene namene
Podlaga za uporabo je ponovno potni nalog, kjer mora biti navedeno, na podlagi čigave odredbe se dovoljuje uporaba zasebnega vozila za službene namene, in na kateri relaciji. Seveda se navede tudi, kdo je plačnik stroškov službene poti.
Gradiva in navodil na to temo je na internetu dovolj, zato malo raziskovanja ne bo odveč.
Nadomestila stroškov in potrebna dokumentacija
Seveda je nadomestilo stroškov omejeno z davčno priznanimi stroški za podjetje (Uredba o višini povračil stroškov v zvezi z delom in drugih dohodkov, ki se ne vštevajo v davčno osnovo/ Uradni list RS, št. 140/2006 in št. 76/2008) in tudi mejo, do katere se zneski ne vštevajo v davčno osnovo prejemnika. Ker je tematika obsežna, o izplačilih na tem mestu ne bomo govorili, ampak se bomo osredotočili na primerno dokumentacijo.
Osnova nadomestila stroškov je potni nalog. Potni nalog predstavlja dokazilo, da smo bili na pot napoteni – na nas pa je, da dokažemo, da je bila pot res opravljena.
Tako bomo poleg pravilno izpolnjenega obračuna na hrbtni strani pred-natisnjenega obrazca potnega naloga v obračun dostavili tudi:
- kratko poročilo o opravljeni službeni poti z opisom aktivnosti, seznamom opravljenih obiskov,
- kopije poslovnih vizitk partnerjev, ki smo jih obiskali,
- dokazila o plačilu nočnine,
- dokazila o plačilu cestnine, parkirnine, trajektnega prevoza in podobno,
- opcijsko tudi račun za gorivo, kavo ali kak drug nakup, ki bo dokazoval z uro in mestom izdaje, da smo resnično bili na lokaciji iz potnega naloga.
Slednjih stroškov nam izplačevalec ne bo priznal, vendar bo na ta način naša službena pot izkazovala večjo verodostojnost.
