• Ustanovitev podjetja
  • Covid-19 – POMOČ PODJETNIKOM
  • Javni razpisi
  • Avtorji
  • E-NOVICE
  • Več o portalu
  • OGLAŠEVANJE
  • Kontakt

NoviPodjetnik

  • Vodenje
  • Prodaja
  • Marketing
  • Komuniciranje
  • Nasveti
  • Zanimivo
  • Finance
  • Startup
  • Razpisi
  • E-NOVICE
Home » Potni nalog – nepravilnosti in nevarnosti

Potni nalog – nepravilnosti in nevarnosti. Potni nalogi, dnevnice in povračilo potnih stroškov.

Čas branja: 6 min      

V prispevku obravnavamo pravilno izpolnjevanje potnih nalogov in potencialne posledice nerednosti in nevestnosti.

 

Marsikaterega malega podjetnika ali poslovodjo strese ob besedah potni nalog, saj jih številno izpolnjujejo po spominu konec leta in ne sproti, kot je pravilno iz številnih razlogov. Tudi kazni, ki jih lahko naložijo ustrezne inšpekcijske službe, niso zanemarljive in za nazaj plačani davki posameznikov…

 

Potni nalog je hkrati delovni nalog in računovodska listina. Kot delovni nalog omogoča (dokumentirano) spremljanje naročene odsotnosti z delovnega mesta, kot knjigovodski dokument pa obračun in izplačilo potnih stroškov.

 

Upravičenci za nadomestilo potnih stroškov službenih potovanj so lahko redno ali pogodbeno zaposleni v  podjetju ali tisti, ki imajo s podjetjem poslovodno pogodbo, ter zavezanci zasebniki (vpisani v razvid) in samostojni podjetniki.

Podjetje (ponavadi večje) lahko uvede red in sprejme interni pravilnik o službenih potovanjih, ki natančno opredeljuje postopke in pravila izpolnjevanja in uporabe potnih nalogov pred odhodom in kot zahtevek za nadomestilo stroškov službenega potovanja.

Številni menijo, da je potrebno potni nalog napisati le, kadar na službeni poti nastanejo stroški, vendar menimo, da je to smotrno za vsako službeno odsotnost z delovnega mesta, saj je oseba na (dokazljivi) službeni poti izpostavljena drugačnim rizikom (npr. prometni nesreči), za katere je potrebno dokazati upravičenost poti. Četudi ne nastanejo stroški, je potni nalog lahko osnova za dokazilo in pravilno knjiženje ostalih stroškov, ki bi nastali v zvezi z dotično službeno potjo.

Povračilo potnih stroškov se ne všteva v davčno osnovo pri zaposlencih in poslovodnih osebah; pri pogodbenih delavcih šteje v davčno osnovo.

 

Slovenski računovodski standardi sicer predpisujejo obliko in vsebino potnih nalogov, v praksi pa so stvari tudi precej drugačne in se vsebina obrazcev razlikuje. Nekatere obrazce sicer dobite tudi na spletu, so pa praviloma dokaj pomanjkljivi glede na to, kaj vse bi lahko sledili in spremljali s potnim nalogom. Obstaja tudi nekaj redkih izjem glede integralne rešitve.

Nikjer ni točno določena vsebina potnih nalogov, za dokumentiranje dela in poznejših navezav na naloge ali projekte pa naj imajo čim več podatkov. Zato je priporočljivejša elektronska oblika, kjer je možno tudi šifriranje (po projektih), združevanje,  avtomatsko izračunavanje itd. Nekoliko to oteži podpis nalogodajalca in izplačevalca, za kar so običajno potrebni dodatni dokumenti, vendar lahko vse poteka elektronsko.

Nalogodajalec podpiše oziroma izda potni nalog za določeno osebo pisno pred odhodom, izjemoma ustno, ki ga pozneje dopolni s pisnim nalogom. Izjemoma  imajo lahko zaposleni tudi tedenske in mesečne potne naloge, ki pa morajo vnaprej jasno definirati nalogo in pot zaposlenega.

Potni nalogi morajo biti oštevilčeni.

Poročilo in obračun je potrebno narediti v sedmih dneh po opravljeni službeni poti.

Podatki, ki bi jih moral imeti izdan potni nalog:

  • firma podjetja/s.p.-ja in sedež,
  • številka in datum potnega naloga,
  • ime in priimek zaposlenega, ki je poslan na službeno pot,
  • delovno mesto zaposlenega,
  • prebivališče zaposlenega,
  • nalogodajalec in njegov podpis,
  • datum in ura odhoda na službeno pot,
  • datum in ura povratka,
  • točna relacija poti (če gre npr. za več sestankov, se napiše: Ljubljana-Šentvid – Jesenice- Trbiž- Bovec- Tolmin – Idrija – Lj. Šentvid),
  • naloga oziroma namen poti (po zgornjem primeru: sestanek Jesenice – direktor občinske uprave glede projekta XY, sestanek Bovec – župan glede urejanja zemljišča za projekt ABC, Tolmin – vodja komunale glede sodelovanja pri papirni embalaži, Idrija – vodja komunale, dolgoročno sodelovanje),
  • predvideni rok trajanja službene poti,
  • odobritev delodajalca glede vrste prevoza (predvideti več načinov: lastni avto, službeni avto, letalo, najeto vozilo, avtobus, vlak, ladja itd.),
  • podatki o izplačilu predujma za službeno pot (znesek in datum prejema ter podpis prejemnika),
  • registracija službenega vozila,
  • stanje kilometrskega števca ob začetku vožnje v primeru službenega vozila.

 

Pri obračunu potnega naloga pa vnesemo podatke:

  • če gre za službeno vozilo – končno stanje kilometrov,
  • popis parcialno prevoženih kilometrov po relacijah in lokalnih voženj ( trenutno priznani strošek je 0,37 evra/km),
  • kratko poročilo o opravljenih nalogah po dispoziciji,
  • obračun morebitnega prejetega predujma-akontacije,
  • skupaj trajanje poti: dni, ur, minut,
  • število dnevnic po višini (spodaj!),
  • drugi materialni stroški – popis in dokumentiranje (prenočevanje, cestnine, taksi ipd.),
  • končni znesek za povračilo,
  • podpis predlagatelja,
  • podpis prejemnika izplačila in izplačevalca.

 

Obračun mora biti predložen najpozneje v roku 7 dni po vrnitvi s potovanja.

(Opomba) Knjigo voženj je potrebno voditi za vsako službeno vozilo (avto, kombi, skuter,…). Vsako vožnjo je potrebno zapisati z začetnim in končnim stanjem števca kilometrov, uporabnikom in relacijo. Seveda se morajo ti vpisi ujemati z vpisi na potnih nalogih in obračunih potnih stroškov.

Stroški nočnin se prilagajo obračunu potnih stroškov in so dokumentirani v računih, ki glasijo na podjetje, kar je običajno pri skupinskih nočitvah, ali s.p.. , najpogosteje pa na zavezanca, saj hotelir prijavlja upravnim organom gosta kot fizično osebo.  Lokacije itd. se morajo ujemati s potnimi nalogi. Stroški se priznavajo v višini potrebnih službenih strokov, praviloma se ne priznavajo stroški minibara, najema filmov, strežbe v sobi, razen če je tam potekal sestanek, so bile opravljene gostinske storitve in podobno.

Zneski dnevnic

Glede na čas, ki ga oseba preživi na službeni poti, so opredeljene tudi maksimalni zneski dnevnic, da se te ne štejejo v davčno osnovo, saj gre za sredstva, ki jih oseba nekako minimalno potrebuje pri delu zunaj stalnega naslova bivališča ali delovnega mesta.

Zneski dnevnic so glede na dolžino odsotnosti naslednji:

od 6 do 8 ur – 7,45 €;   od 8 do 12 ur – 10,68 €; od 12 do 24 ur – 21,39 €.

Toda, če je imela oseba prenočitev z zajtrkom, večerjo, ali kosilom, se dnevnica ustrezno zmanjša.

Hramba – potne naloge z obračuni potnih stroškov mora podjetje hraniti 10 let, bodisi v papirni ali ustrezno zavarovani elektronski obliki.

 

Priporočila za izpolnjevanje potnih nalogov

Naj navedemo le nekaj ključnih priporočil:

·        Obračune potnih nalogov delajte sproti na prav tako sproti in pravočasno izdane potne naloge.

·        Vpisujte vestno vse rubrike.

·        Vpisujte dejansko prevožene razdalje; če česa ne veste, uporabite ViaMichelin ali kak podoben program.

·        Zbirajte dokumente in plačila (zahtevajte račune za cestnino, parkiranje, takse, vstopnice, nočnine itd.) in pazite, da se glasijo na podjetje oz. so pri fizičnih osebah brez naslovnika.

·        Sprotno vnašanje vam služi tudi (deloma) kot dnevnik ali zapisnik poslovnih stikov in dogodkov (odvisno od dodatnih rubrik, ki jih ima obrazec).

 

Nepravilnosti in kazni

Večina ljudi, manjših podjetnikov, ki potuje s potnimi nalogi, jih ne mara izpolnjevati in dokumentirati.

Nepravilnosti, izostajanje izpolnjevanja, potovanja brez nalogov in izplačila brez obračuna ter druge površnosti imajo lahko v primeru inšpekcijskega pregleda dokaj neprijetne posledice za podjetje in posameznike. Tako se:

  • izplačila potnih stroškov prekvalificirajo v prejemek iz delovnega razmerja,
  • podjetje plača dodaten davek iz dobička, prispevke na plačo in davek na izplačane plače,
  • prejemnik mora plačati dodatno dohodnino,
  • podjetje bremenijo zamudne obresti in celo kazen za prekršek.

 

Potnie naloge brez prilog inšpektorji pravilom uvrstijo med davčno nepriznane odhodke, prejemniku povračila pa ga spremenijo v drug prejemek, zaradi česar se mu poveča dohodninska obveznost.

 

Napake pri pisanju potnih nalogov

 

Napake so predvsem naslednje:

  • ni zaporednih številk potnega naloga, iz česar izhaja sum o nerednem pisanju,
  • ni popolnega naslova bivališča,
  • vsi nalogi so napisani z istim pisalom – sum o enkratnem celoletnem pisanju
  • manjka podpis nalogodajalca, registrska številka službenega vozila, kilometrsko stanje števca, datumi in ure odhoda/vrnitve,
  • na računih za gorivo manjka št. službenega vozila
  • ne dovolj določena pot/itinerar in opis nalog, zaradi katerih gre oseba na pot.

 

Napake pri obračunu potnih nalogov 

  • Če predlagatelj ne upošteva ali dokumentira drugih stroškov, le kilometrino,
  • če napačno obračuna kilometrino (preveč km ali napačna cena),
  • če so podatki o opravljeni poti in nalogah nepopolni ali nezadostni (kje, kdaj, s kom, glede česa, dogovor itd.),
  • če nimajo dokumentiranih prilog (nekateri nalogodajalci zahtevajo celo fotografije),
  • če manjkajo podpisi predlagatelja, odobritelja in izplačevalca.

 

Zakonodaja:

  • Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja
  • Uradni list Republike Slovenije, št. 140/2006, z dne 29. 12. 2006 in dopolnitve v Uradnem listu Republike Slovenije, št. 76/2008, z dne 25. 7. 2008

 

Inštitut Mediapro v sodelovanju s Fininvest d.o.o.

Okt 7, 2016Inštitut Mediapro
Razširite vsebino:
7 oktobra, 2016 Financepotni nalogi, povračilo potnih stroškov, zneski dnevnic
Inštitut Mediapro

www.mediapro.si

Violeta Tomić in Lenka Puh | ZEF - pošteno (samo)investiranjeKako doregistrirati gospodarski subjekt v socialno podjetje?
 KATEGORIJE 
  • Arhiv (6)
  • Covid-19 (35)
  • Dogodki (10)
  • Finance (88)
  • Izobraževanje (136)
  • Javni razpisi (43)
  • Komuniciranje (69)
  • Marketing (32)
  • Podjetniški priročnik (16)
  • Praktični nasveti (101)
  • Prodaja (56)
  • Startup (36)
  • Ustanovitev podjetja (7)
  • Veliko o vsem (132)
 Zanimivo 
razpisi
Razpisi – širokopasovna infrastruktura
Najpogostejše napake novih podjetnikov 2/3 | Inštitut Mediapro
upravljanje-s-casom
Upravljanje s časom
javni-razpisi
ODPRTI JAVNI RAZPISI MAREC-APRIL 2021
Marko Kryžanowski | Fintech podjetja – zmagovalci sprememb v finančni industriji
Menica – vrednostni papir, ki se ne uporablja več pogosto
Nakupne navade Baby Boomers – povojne generacije
 Zanimivo 
Naj projekti Startup vikenda v Slovenskih Konjicah
InstaText – lektorska pomoč umetne inteligence
knjigovodja ali računovodja - knjigovodstvo ali računovodstvo - kakšna je razlika
Kaj dela knjigovodja in kaj računovodja?
Nizozemski startup pospeševalnik – zakaj bi šli v tujino?
Saša Gnezda – K vragu s cono udobja!
 PRIJAVA NA NOVICE 
 Ustanovitev podjetja 
družba z omejeno odgovornostjo ustanovitev d.o.o.
Ustanovitev d.o.o. – družba z omejeno odgovornostjo
s.p. d.o.o.
Spremembe uradnih podatkov pri d.o.o. in s.p.
podjetje
16 RAZLOGOV, ZAKAJ PODJETJA PROPADEJO
»Popoldanski« s.p. oziroma s.p. za polovični delovni čas
Popoldanski s.p. oziroma s.p. za polovični delovni čas
oddaja letnih poročil
Nasveti pred oddajo letnih poročil
 Kategorije člankov 
  • Arhiv (6)
  • Covid-19 (35)
  • Dogodki (10)
  • Finance (88)
  • Izobraževanje (136)
  • Javni razpisi (43)
  • Komuniciranje (69)
  • Marketing (32)
  • Podjetniški priročnik (16)
  • Praktični nasveti (101)
  • Prodaja (56)
  • Startup (36)
  • Ustanovitev podjetja (7)
  • Veliko o vsem (132)
 Javni razpisi 
Usposabljanje-za-podjetništvo-1
Usposabljanje za podjetništvo
razpis
Razpis: 28 milijonov za večjo predelavo lesa
eurostars
Razpis Eurostars 3
Spodbude za raziskovalno razvojne projekte NOO
javni-razpisi
Leto 2022 bo z vidika javnih razpisov zelo bogato
javni-razpis
Razpisa za čisto vodo
javni-razpis
Javni razpis za slovenski jezik
 Ustanovitev podjetja 
podruznica
Poslovna enota ≠ podružnica
podjetje
16 RAZLOGOV, ZAKAJ PODJETJA PROPADEJO
oddaja letnih poročil
Nasveti pred oddajo letnih poročil
Kdo ne more ustanoviti d.o.o. ali s.p.?
»Popoldanski« s.p. oziroma s.p. za polovični delovni čas
Popoldanski s.p. oziroma s.p. za polovični delovni čas
2015-2021 © Podjetnik.net (Zavod Inštitut Mediapro) | www.mediapro.si
We use cookies on our website to give you the most relevant experience by remembering your preferences and repeat visits. By clicking “Accept All”, you consent to the use of ALL the cookies. However, you may visit "Cookie Settings" to provide a controlled consent.
Cookie SettingsAccept All
Manage consent

Privacy Overview

This website uses cookies to improve your experience while you navigate through the website. Out of these, the cookies that are categorized as necessary are stored on your browser as they are essential for the working of basic functionalities of the website. We also use third-party cookies that help us analyze and understand how you use this website. These cookies will be stored in your browser only with your consent. You also have the option to opt-out of these cookies. But opting out of some of these cookies may affect your browsing experience.
Necessary
Vedno omogočeno
Necessary cookies are absolutely essential for the website to function properly. This category only includes cookies that ensures basic functionalities and security features of the website. These cookies do not store any personal information.
Non-necessary
Any cookies that may not be particularly necessary for the website to function and is used specifically to collect user personal data via analytics, ads, other embedded contents are termed as non-necessary cookies. It is mandatory to procure user consent prior to running these cookies on your website.
SAVE & ACCEPT