V prispevku obravnavamo pravilno izpolnjevanje potnih nalogov in potencialne posledice nerednosti in nevestnosti.
Marsikaterega malega podjetnika ali poslovodjo strese ob besedah potni nalog, saj jih številno izpolnjujejo po spominu konec leta in ne sproti, kot je pravilno iz številnih razlogov. Tudi kazni, ki jih lahko naložijo ustrezne inšpekcijske službe, niso zanemarljive in za nazaj plačani davki posameznikov…
Potni nalog je hkrati delovni nalog in računovodska listina. Kot delovni nalog omogoča (dokumentirano) spremljanje naročene odsotnosti z delovnega mesta, kot knjigovodski dokument pa obračun in izplačilo potnih stroškov.
Upravičenci za nadomestilo potnih stroškov službenih potovanj so lahko redno ali pogodbeno zaposleni v podjetju ali tisti, ki imajo s podjetjem poslovodno pogodbo, ter zavezanci zasebniki (vpisani v razvid) in samostojni podjetniki.
Podjetje (ponavadi večje) lahko uvede red in sprejme interni pravilnik o službenih potovanjih, ki natančno opredeljuje postopke in pravila izpolnjevanja in uporabe potnih nalogov pred odhodom in kot zahtevek za nadomestilo stroškov službenega potovanja.
Številni menijo, da je potrebno potni nalog napisati le, kadar na službeni poti nastanejo stroški, vendar menimo, da je to smotrno za vsako službeno odsotnost z delovnega mesta, saj je oseba na (dokazljivi) službeni poti izpostavljena drugačnim rizikom (npr. prometni nesreči), za katere je potrebno dokazati upravičenost poti. Četudi ne nastanejo stroški, je potni nalog lahko osnova za dokazilo in pravilno knjiženje ostalih stroškov, ki bi nastali v zvezi z dotično službeno potjo.
Povračilo potnih stroškov se ne všteva v davčno osnovo pri zaposlencih in poslovodnih osebah; pri pogodbenih delavcih šteje v davčno osnovo.
Slovenski računovodski standardi sicer predpisujejo obliko in vsebino potnih nalogov, v praksi pa so stvari tudi precej drugačne in se vsebina obrazcev razlikuje. Nekatere obrazce sicer dobite tudi na spletu, so pa praviloma dokaj pomanjkljivi glede na to, kaj vse bi lahko sledili in spremljali s potnim nalogom. Obstaja tudi nekaj redkih izjem glede integralne rešitve.
Nikjer ni točno določena vsebina potnih nalogov, za dokumentiranje dela in poznejših navezav na naloge ali projekte pa naj imajo čim več podatkov. Zato je priporočljivejša elektronska oblika, kjer je možno tudi šifriranje (po projektih), združevanje, avtomatsko izračunavanje itd. Nekoliko to oteži podpis nalogodajalca in izplačevalca, za kar so običajno potrebni dodatni dokumenti, vendar lahko vse poteka elektronsko.
Nalogodajalec podpiše oziroma izda potni nalog za določeno osebo pisno pred odhodom, izjemoma ustno, ki ga pozneje dopolni s pisnim nalogom. Izjemoma imajo lahko zaposleni tudi tedenske in mesečne potne naloge, ki pa morajo vnaprej jasno definirati nalogo in pot zaposlenega.
Potni nalogi morajo biti oštevilčeni.
Poročilo in obračun je potrebno narediti v sedmih dneh po opravljeni službeni poti.
Podatki, ki bi jih moral imeti izdan potni nalog:
- firma podjetja/s.p.-ja in sedež,
- številka in datum potnega naloga,
- ime in priimek zaposlenega, ki je poslan na službeno pot,
- delovno mesto zaposlenega,
- prebivališče zaposlenega,
- nalogodajalec in njegov podpis,
- datum in ura odhoda na službeno pot,
- datum in ura povratka,
- točna relacija poti (če gre npr. za več sestankov, se napiše: Ljubljana-Šentvid – Jesenice- Trbiž- Bovec- Tolmin – Idrija – Lj. Šentvid),
- naloga oziroma namen poti (po zgornjem primeru: sestanek Jesenice – direktor občinske uprave glede projekta XY, sestanek Bovec – župan glede urejanja zemljišča za projekt ABC, Tolmin – vodja komunale glede sodelovanja pri papirni embalaži, Idrija – vodja komunale, dolgoročno sodelovanje),
- predvideni rok trajanja službene poti,
- odobritev delodajalca glede vrste prevoza (predvideti več načinov: lastni avto, službeni avto, letalo, najeto vozilo, avtobus, vlak, ladja itd.),
- podatki o izplačilu predujma za službeno pot (znesek in datum prejema ter podpis prejemnika),
- registracija službenega vozila,
- stanje kilometrskega števca ob začetku vožnje v primeru službenega vozila.
Pri obračunu potnega naloga pa vnesemo podatke:
- če gre za službeno vozilo – končno stanje kilometrov,
- popis parcialno prevoženih kilometrov po relacijah in lokalnih voženj ( trenutno priznani strošek je 0,37 evra/km),
- kratko poročilo o opravljenih nalogah po dispoziciji,
- obračun morebitnega prejetega predujma-akontacije,
- skupaj trajanje poti: dni, ur, minut,
- število dnevnic po višini (spodaj!),
- drugi materialni stroški – popis in dokumentiranje (prenočevanje, cestnine, taksi ipd.),
- končni znesek za povračilo,
- podpis predlagatelja,
- podpis prejemnika izplačila in izplačevalca.
Obračun mora biti predložen najpozneje v roku 7 dni po vrnitvi s potovanja.
(Opomba) Knjigo voženj je potrebno voditi za vsako službeno vozilo (avto, kombi, skuter,…). Vsako vožnjo je potrebno zapisati z začetnim in končnim stanjem števca kilometrov, uporabnikom in relacijo. Seveda se morajo ti vpisi ujemati z vpisi na potnih nalogih in obračunih potnih stroškov.
Stroški nočnin se prilagajo obračunu potnih stroškov in so dokumentirani v računih, ki glasijo na podjetje, kar je običajno pri skupinskih nočitvah, ali s.p.. , najpogosteje pa na zavezanca, saj hotelir prijavlja upravnim organom gosta kot fizično osebo. Lokacije itd. se morajo ujemati s potnimi nalogi. Stroški se priznavajo v višini potrebnih službenih strokov, praviloma se ne priznavajo stroški minibara, najema filmov, strežbe v sobi, razen če je tam potekal sestanek, so bile opravljene gostinske storitve in podobno.
Zneski dnevnic
Glede na čas, ki ga oseba preživi na službeni poti, so opredeljene tudi maksimalni zneski dnevnic, da se te ne štejejo v davčno osnovo, saj gre za sredstva, ki jih oseba nekako minimalno potrebuje pri delu zunaj stalnega naslova bivališča ali delovnega mesta.
Zneski dnevnic so glede na dolžino odsotnosti naslednji:
od 6 do 8 ur – 7,45 €; od 8 do 12 ur – 10,68 €; od 12 do 24 ur – 21,39 €.
Toda, če je imela oseba prenočitev z zajtrkom, večerjo, ali kosilom, se dnevnica ustrezno zmanjša.
Hramba – potne naloge z obračuni potnih stroškov mora podjetje hraniti 10 let, bodisi v papirni ali ustrezno zavarovani elektronski obliki.
Priporočila za izpolnjevanje potnih nalogov
Naj navedemo le nekaj ključnih priporočil:
· Obračune potnih nalogov delajte sproti na prav tako sproti in pravočasno izdane potne naloge.
· Vpisujte vestno vse rubrike.
· Vpisujte dejansko prevožene razdalje; če česa ne veste, uporabite ViaMichelin ali kak podoben program.
· Zbirajte dokumente in plačila (zahtevajte račune za cestnino, parkiranje, takse, vstopnice, nočnine itd.) in pazite, da se glasijo na podjetje oz. so pri fizičnih osebah brez naslovnika.
· Sprotno vnašanje vam služi tudi (deloma) kot dnevnik ali zapisnik poslovnih stikov in dogodkov (odvisno od dodatnih rubrik, ki jih ima obrazec).
Nepravilnosti in kazni
Večina ljudi, manjših podjetnikov, ki potuje s potnimi nalogi, jih ne mara izpolnjevati in dokumentirati.
Nepravilnosti, izostajanje izpolnjevanja, potovanja brez nalogov in izplačila brez obračuna ter druge površnosti imajo lahko v primeru inšpekcijskega pregleda dokaj neprijetne posledice za podjetje in posameznike. Tako se:
- izplačila potnih stroškov prekvalificirajo v prejemek iz delovnega razmerja,
- podjetje plača dodaten davek iz dobička, prispevke na plačo in davek na izplačane plače,
- prejemnik mora plačati dodatno dohodnino,
- podjetje bremenijo zamudne obresti in celo kazen za prekršek.
Potnie naloge brez prilog inšpektorji pravilom uvrstijo med davčno nepriznane odhodke, prejemniku povračila pa ga spremenijo v drug prejemek, zaradi česar se mu poveča dohodninska obveznost.
Napake pri pisanju potnih nalogov
Napake so predvsem naslednje:
- ni zaporednih številk potnega naloga, iz česar izhaja sum o nerednem pisanju,
- ni popolnega naslova bivališča,
- vsi nalogi so napisani z istim pisalom – sum o enkratnem celoletnem pisanju
- manjka podpis nalogodajalca, registrska številka službenega vozila, kilometrsko stanje števca, datumi in ure odhoda/vrnitve,
- na računih za gorivo manjka št. službenega vozila
- ne dovolj določena pot/itinerar in opis nalog, zaradi katerih gre oseba na pot.
Napake pri obračunu potnih nalogov
- Če predlagatelj ne upošteva ali dokumentira drugih stroškov, le kilometrino,
- če napačno obračuna kilometrino (preveč km ali napačna cena),
- če so podatki o opravljeni poti in nalogah nepopolni ali nezadostni (kje, kdaj, s kom, glede česa, dogovor itd.),
- če nimajo dokumentiranih prilog (nekateri nalogodajalci zahtevajo celo fotografije),
- če manjkajo podpisi predlagatelja, odobritelja in izplačevalca.
Zakonodaja:
- Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja
- Uradni list Republike Slovenije, št. 140/2006, z dne 29. 12. 2006 in dopolnitve v Uradnem listu Republike Slovenije, št. 76/2008, z dne 25. 7. 2008
