Vsaka poslovna organizacija ima svojo uradno vodstveno hierarhijo. Vodstveni položaji temeljijo na različnih argumentacijah, kot so lastniški, akademski, družinski ali izkustveni. Višji položaj v vodstveni hierarhiji predpostavlja bodisi višjo stopnjo formalne izobrazbe, izkušenosti, starosti, strokovne usposobljenosti, lastništva ali kaj podobno. Hierarhija je prepoznavna po običajnem sistemu delovnih ali strokovnih nazivov, znotraj katerega se ve, kdo je komu podrejen oziroma nadrejen. Formalni vodja svojo moč in pooblastila črpa iz legitimnosti svojega naslova in uradnega položaja v organizaciji.
Vendar pa v vsaki organizaciji obstajajo tudi ljudje, ki vodenje izvajajo s svojimi vsakdanjimi delovnimi aktivnostmi in s svojimi osebnostnimi lastnostmi. Vodijo tako rekoč skrito, saj njihov položaj nima uradne moči. Kljub temu s svojim razpoloženjem ter odzivanjem določajo počutje vseh v organizaciji in ključno vplivajo na mnenje zunanjih deležnikov o organizaciji. Nazivi njihovega delovnega mesta so različni: tajnik, poslovni sekretar, poslovni asistent, vodja pisarne in drugo. Skupno jim je, da so informacijska, komunikacijska in organizacijska asistenca vsem deležnikom. Kar je ob tem ključno – ne glede na naziv je to delovno mesto pravzaprav eden najmočnejših položajev v poslovnem svetu, saj že zaradi narave delovnih aktivnosti in nalog, vključuje ogromno dejanske moči in vpliva. Asistenca je namreč tista točka moči v podjetju, skozi katero tečejo tako informacije kot ljudje. V nadaljevanju bom uporabljala naziv poslovni asistent, saj še najbolje izrazi njegovi bistveni vlogi.
Poslovni asistent ima povezovalno vlogo v organizaciji
Dinamika znotraj organizacije namreč temelji na vrsti storitvah in informacijah, s katerimi asistent servisira oz. asistira drugim, torej nadrejenim, podrejenim in vzporednim poslovnim funkcijam.
Poslovni asistent zavzema v organizaciji osrednji položaj
Ta vloga združuje:
- skrb za podjetje, tako v odnosu do vodstva kot do drugih zaposlenih
- uravnava odnose znotraj organizacije
- skrbi za delovanje organizacije z zunanjim svetom, torej za vhod in izhod informacij.
Te informacije zbira, ureja, selekcionira, sistematizira, vrednoti in posreduje navzgor, navzdol in počez po poslovni strukturi.
To pa še zdaleč ni vse.
Asistenca vključuje še več storitev in informacij. Takšne, ki bistveno presegajo formalno klasifikacijo njegovega delovnega mesta, ne glede na vrsto poslovne dejavnosti. Vseh opravil, ki jih izvaja asistent, preprosto ni mogoče formalno sistematizirati in definirati. Od dobrega asistenta se veliko pričakuje, bistveno več kot le strokovna znanja. Pričakuje se še presežek, pika na i. In prav ta presežek, je nemogoče v celoti opredeliti, saj je nabor preveč raznolik.
Kaj je presežek?
Različno:
- to je lahko sposobnost, da zna v hipu preceniti vrednost, aktualnost ali nujnost telefonskega klica ali e-pošte
- spretnost predstaviti negativni podatek tako, da zmanjša morebitni spor v timu
- prijazno zavrniti preveč vztrajnega ponudnika poslovnih daril
- da zna poskrbeti za drobne pozornosti, kot je voščilo sodelavcu za rojstni dan
- v vlogi svetovalca je včasih tako nadrejenim kot sodelavcem
- sodeluje pri večini pomembnih poslovnih odločitev
- obvlada veščino orientiranja v novih situacijah
- pogosto preseneti s pridobitvijo še tako nemogočega podatka
- je filter, ki presoja, katere informacije lahko vstopijo in izstopijo v organizacijo, v kakšnem vrstnem redu in s kakšnim predznakom.
Pravzaprav dober poslovni asistent vedno ve kdaj – komu – kaj – kako – zakaj…. In še vse to dopolni s prijaznim pogledom in nasmehom.
Delo poslovnega asistenta je torej zelo kompleksno in vpliv njegovega delovanja izjemno velik. Prav zato mora poslovni asistent imeti razvite osebne karakteristike, nabor poklicnih kompetenc ter visoko stopnjo izkušenosti in izurjenosti. Več o tem v naslednjem prispevku.
Ali se poslovna okolja zavedajo pomena poslovnega asistenta?
Kakor kje. Največkrat manjka tista transparentna evidenca dejanske moči, zavedanje, da je zelo pomemben in nepogrešljiv del poslovnega vodenja in upravljanja. Lahko pa trdim, da izboljševanje kakovosti poslovanja organizacije ni možno izvajati brez izdatnega prevrednotenja vloge vodij, še posebej na izvedbeni ravni, torej na ravni asistence.
Suzi Asfour
