Orodje Microsoft Excel nudi vrsto osnovnih funkcij, ki nam olajšajo vsakodnevne naloge, na primer vodenje različnih evidenc v tabelah in izdelavo kalkulacij. V Excel pa so vgrajene tudi napredne funkcije, kot so vrtilne tabele in grafikoni, s katerimi lahko poslovne podatke analiziramo tako, da jih poljubno obračamo in prikazujemo ter jih spremenimo v poslovne informacije, ki so lahko podlaga za naše odločanje in izboljšanje poslovanja.
V vsaki organizaciji je s pomočjo informacijske tehnologije možno izboljšati poslovne procese ter prihraniti nekaj časa, pa tudi denarja. Večja podjetja imajo računalniške sisteme za planiranje virov podjetja (t.i. ERP sisteme), ki nudijo celovito informacijsko podporo poslovanju. Kljub temu ima vsako podjetje tudi svoje interne procese in postopke, ki zahtevajo dodelave obstoječega sistema, kar je lahko drago, ali pa celo neizvedljivo. V takih primerih nam je lahko v veliko pomoč uporaba orodja Microsoft Excel, ki je del zbirke Microsoft Office, in jo večina podjetij že ima na svojih računalnikih.
Še bolj si lahko z uporabo Excela pomagamo v manjših podjetjih, v katerih večinoma ni celovitih računalniških rešitev, saj so le-te predrage. Z Excelom si lahko olajšamo hrambo podatkov in upravljanje raznovrstnih evidenc. Na primer: izdelava tabele za vodenje prejetih in izdanih računov ali pošte, evidentiranje prisotnosti in odsotnosti zaposlenih, obračunavanje kilometrine in potnih stroškov… S pomočjo vgrajenih formul lahko v Excelu izdelujemo raznovrstne kalkulacije in izračune za pripravo cenikov in ponudb.
Slika 1 Primer preproste tabele v Excelu (Knjiga prejetih računov)
Z naprednejšimi funkcijami Excela, kot so vrtilne tabele in grafikoni, pa lahko poslovne podatke poljubno obračamo, jih pregledujemo in analiziramo. Na primer prodajne podatke smiselno združimo, sortiramo, filtriramo in pripravimo različne poglede po mesecih, kupcih, artiklih, regijah in podobno.
Slika 2 Primer vrtilne tabele (prodaja za prvih 10 kupcev)
Slika 3 Primer vrtilne tabele (prodaja prvih 10 artiklov za prvega kupca)
Slika 4 Primer vrtilne tabele (prodaja po prodajalcih)
Primer vrtilnega grafikona v Excelu (prodaja po regijah)
Slika 6 Pregled prodaje z uporabo vrtilnih grafikonov
Z analiziranjem in primerjanjem podatkov hitro opazimo morebitna odstopanja (na primer, padec prodaje v določeni regiji v določenem mesecu) in tudi, zakaj je do tega prišlo (na primer, katere artikle so določeni kupci nehali naročati). S pridobljenimi informacijami pripravimo ukrepe za izboljšanje poslovanja. Z analizo v Excelu torej podatke spremenimo v poslovne informacije, ki so lahko osnova za odločanje.
Po mojih izkušnjah so v podjetjih le redki posamezniki, ki napredno in vsakodnevno uporabljajo Excel. Večina splošnih uporabnikov ga uporablja le občasno, in še to samo za vnos podatkov v tabele, ki jih je pripravil nekdo drug, ker niti ne vedo, kako bi si lahko z njim pomagali. Če ste tudi vi med občasnimi uporabniki, naj vas spodbudim k večji uporabi. Le zakaj se ga ne bi lotili bolje uporabljati tudi vi? Kajti z vsako novo različico postaja uporaba še lažja – na spletu pa si lahko ogledate veliko koristnih primerov in navodil. Če niste popoln začetnik in že poznate osnove, a ne veste, kako bi si pripravili prodajne analize, vam bo v pomoč ta članek. Vse, kar potrebujete, so prodajni podatki in orodje Excel.
Slika 7 Primer tabele s prodajnimi podatki, iz katerih izdelamo vrtilno tabelo ali grafikon
V nadaljevanju članka bomo s pomočjo angleške različice Excela 2016 pripravili vrtilne tabele in grafikone, iz katerih analiziramo prodajo podjetja. Osnova vsake prodajne analize so kvalitetni podatki, ki jih izvozimo iz programa za vodenje poslovanja. Večina programov že omogoča izvoz v Excel, v nasprotnem primeru jih kopiramo in prilepimo v Excelovo tabelo. Pripravimo si tabelo, ki naj vsebuje – na primer – datum in številko računa, kupca in regijo, prodajalca, artikel in skupino, količino in vrednost (več podatkov bomo imeli, boljše analize bomo lahko pripravili). Pomembno je, da vsaka vrstica predstavlja en zapis, in da nimamo v tabeli praznih vrstic in kolon.
Ko imamo podatke zbrane v tabeli, jih preoblikujemo v avtomatično Excelovo tabelo. Ta oblika tabele nam omogoča, da se bo ob dodajanju novih podatkov le-ta avtomatično posodabljala (vključno z morebitnimi formulami), lažje pa je tudi filtriranje in sortiranje podatkov. Avtomatično tabelo ustvarimo tako, da kliknemo nekje znotraj podatkov in na zavihku Insert izberemo Table – ter na pojavnem oknu kliknemo OK.
Nato na zavihku Design določimo še ime in barvo tabele.
Prvo datoteko s podatki že med procesom nastajanja čimprej poimenujemo in shranimo (moja se imenuje Prodajni podatki 2018).
Ker ne želimo, da bi se nam podatki po nesreči izbrisali (pa tudi datoteka s podatki kaj hitro zavzame veliko prostora), si datoteko s podatki shranimo ločeno od datoteke z analizami. Tabele in grafikone pa ustvarimo tako, da so medsebojno povezani s podatki v prvi tabeli, in se posodobijo, ko dodajamo nove podatke.
Zato v nadaljevanju odpremo in shranimo novo datoteko s prodajnimi analizami in se v njej lotimo izdelave vrtilnih tabel in grafikonov.
Vrtilno tabelo ustvarimo tako, da kliknemo v celico, kjer želimo novo vrtilno tabelo, in pritisnemo Insert – Pivot Table. Odpre se okno, kjer izberemo Use an external data source – in kliknemo Choose Connection.
Odpre se novo okno, kjer kliknemo Browse for More.
Nato izberemo svojo prvo datoteko s podatki in kliknemo Open.
Pojavi se novo okno, kjer izberemo list s podatki in kliknemo OK.
Prikaže se prvotno okno za kreiranje vrtilne tabele, kjer kliknemo OK.
V izbrani celici se nam pojavi levi zgornji kot prazne vrtilne tabele. Na desni strani pa se pojavijo polja, ki predstavljajo nazive stolpcev v naši prvi tabeli s podatki. Ta polja poljubno dodajamo v spodnji desni del, glede na to, kaj želimo prikazati v vrtilni tabeli. In sedaj se prične analitični del.
Za vrtilni grafikon je postopek enak, le da na začetku – na zavihku Insert – izberemo PivotChart.
Odpre se okno Create PivotChart – in od tu je postopek enak kot pri vrtilni tabeli.
Če smo upoštevali navodila, imamo v Excelovi datoteki kreiran vrtilni grafikon s pripadajočo vrtilno tabelo.
Pri analizi prodaje je pomembno, da podatke združujemo po različnih parametrih (na primer po kupcih, artiklih ali prodajalcih…) in jih primerjamo v določenih časovnih obdobjih, da lahko opazimo morebitna odstopanja. Prav to nam s svojo fleksibilnostjo omogočajo vrtilne tabele in grafikoni.
Za naš praktičen primer bomo v datoteki s prodajnimi analizami ustvarili pet vrtilnih grafikonov. Ker se ob izdelavi vrtilnega grafikona avtomatično ustvari tudi vrtilna tabela, bomo vsakega izdelali na svojem listu, potem pa posamezne grafikone prestavili na novi list z analizami.
Najprej ustvarimo list Prodaja 2018 in na njem kreiramo vrtilni grafikon. Na desni strani – imenovani PivotTable Fields – izberemo ustrezna polja (le-ta predstavljajo nazive stolpcev v naši prvi tabeli s podatki) in jih umestimo tako, da bodo prikazovali želene podatke.
V našem primeru za pregled vrednostne prodaje po mesecih izberemo polje VREDNOST (eur), ki jo umestimo v kvadrat Values, in DATUM, ki ga umestimo v kvadrat Axis.
Grafikon potem oblikujemo tako, da bo čimbolj pregleden: odstranimo datum in legendo, graf spremenimo v črtni, skrijemo vse gumbe in dodamo naslov.
V nadaljevanju se lotimo še preostalih grafikonov. Za hitrejše delo si kar kopiramo list Prodaja2018 in ga preimenujemo v Prodajalci2018 – ter grafikon preoblikujemo tako, da bo prikazoval prodajo po prodajalcih; namesto mesecev izberemo polje prodajalec – zamenjamo obliko in barvo grafikona, rezultate sortiramo od največjega do najmanjšega – dodamo še oznake podatkov.
Po enakem postopku si pripravimo še liste z grafikoni, ki bodo prikazovali odstotek prodaje po regijah, naših najboljših pet kupcev in pet najbolje prodajanih artiklov.
Ko imamo pripravljene vse želene grafikone, jih enega za drugim izrežemo in prilepimo na prvi list. Po potrebi jih še oblikujemo, da so lepo poravnani, spremenimo barve, popravimo naslove in skrijemo liste z vrtilnimi tabelami.
Pripravili smo si nekaj grafikonov, ki nam lahko služijo za osnovni pregled prodaje. Če želimo bolj dinamične grafikone, jih lahko dopolnimo z razčlenjevalniki (slicers), ki omogočajo hiter prikaz določenega izseka podatkov.
V našem primeru dodamo razčlenjevalnik po mesecih in ga povežemo z želenimi grafikoni, ki potem vsi hkrati kažejo podatke za izbrani mesec. To storimo tako, da kliknemo na enega od grafikonov, gremo na zavihek Analyze, kliknemo Insert Slicer, odkljukamo mesec – in kliknemo OK.
Ko se pojavi razčlenjevalnik, kliknemo nanj z desnim gumbom miške in izberemo Report Connection.
Izberemo vse razen grafikona, ki prikazuje prodajo po mesecih.
Razčlenjevalnik ustrezno umestimo in prilagodimo velikost ter barvo. Ko na njem izberemo želeni mesec, se podatki v vseh štirih grafikonih takoj prilagodijo izbiri.
Opisani primeri so le skromen prikaz, kako si z vrtilnimi tabelami in grafikoni lahko ustvarimo pregledne in dinamične poglede na podatke, ki nam lahko služijo za analiziranje naše prodajne uspešnosti. Namenjeni so vaši spodbudi, da boste raziskovali še naprej in poskrbeli, da bodo vaši poslovni podatki postali koristne poslovne informacije.
Alenka Plečko
