Osebna mapa delavca združuje na enem mestu vse potrebne podatke o zaposlenem.

Od kandidata za delovno razmerje do prenehanja pogodbe o zaposlitvi. Kaj mora biti v njej in česa ne sme biti določajo (in dokaj nekonsistentno) trije zakoni, kar pomeni tudi primeren kaos in ohlapno razlago morebitnih kazni, če osebna/personalna mapa delavca ni urejena, kot bi si ta ali oni inšpektor razlagal in so lahko podlaga za visoke kazni, zato je smotrno urediti tudi to birokratsko področje.

Zakoni, ki urejajo to področje so: Zakon o delavnih razmerjih, Zakon o varstvu osebnih podatkov in Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti. Slednji natančno določa, katere podatke mora v evidence vpisovati delodajalec. Oblika ni določena. Seveda so personalne mape več kot pa le zadovoljevanje zakona, saj delodajalec dejansko potrebuje urejeno in pregledno evidenco o vsakem zaposlenem za različne primere in potrebe (obračune, napredovanja, usposabljanja, zdravstvo, itd.)

V osebno mapo sodijo:

zbrani podatki o delavcu še pred nastopom na delo (vloga na razpis, dokumenti in dokazila o usposobljenosti kandidata (diplome, spričevala, priporočila,…). Pozor – prepovedano je imeti v personalnih mapah originale in tudi kopije osebnih dokumentov.

V osebni mapi so tudi:

delavčeva pogodba o zaposlitvi, razlog za sklenitev pogodbe za določen čas (če je tak slučaj), datum nastopa dela, poklic delavca, naziv delovnega mesta, opis del in nalog, strokovna usposobljenost, prijava v pokojninsko, socialno in zdravstveno zavarovanje, prijava zavarovanja družinskih članov in drugo.

Že zaposleni delavec pa ima poleg osebnih podatkov zraven tudi podatke in dokumente o morebitni invalidnosti, delni upokojitvi, morebitnem dopolnilnem delu pri drugem (katerem?) delodajalcu in podobno.

Tujci imajo v delovnem dovoljenju še dodatne dokumente: datum izdaje in datum izteka delovnega dovoljenja, vrsta in številka delovnega dovoljenja in organ izdaje istega.

Osebna mapa, kadar je umestno, zajema tudi:

izpolnjene vprašalnike pred in ob nastopu dela, merjenje zadovoljstva zaposlenega, ocena delavca 360 s strani sodelavcev, različna soglasja, potrdila o usposobljenosti v formalnem izobraževanju in v dopolnilnem usposabljanju, zapisnike, opozorila in disciplinske ukrepe ob kršitvah delovnih in drugih obveznosti (iz delovnega razmerja).

Osebna mapa se sestavi in začne polniti z dnem sklenitve pogodbe o zaposlitvi ter se konča z dnem prenehanja pogodbe. Spremembe je potrebno vnašati sproti. Tako je delavec npr. dolžan javiti spremembe osebnih podatkov v osmih dneh po nastanku, enako jih mora naprej posredovati delodajalec.

Primerno si je narediti sistematični opomnik na podlagi vseh zakonov in drobnih določil v njih, ki to področje urejajo. Tem je smotrno slediti, da ne bi zašli v nepotrebne težave in dobili boleče kazni. Inšpekcijski nadzor izvajajo inšpektorji za delo in informacijski pooblaščenci.

Kazni, ki jih seveda zakoni določajo, se začno pri 150 € za delavca, ki krši zakonska določila, nadaljujejo se z mnogokratnikom za odgovorno osebo in končajo s 100-kratnikom in več za pravno osebo.

Zakonodaja