Danes je nadvse popularno, da se mlada zagonska startup podjetja zadržujejo in vzniknejo iz idej, ki se generirajo in medijo v t.i. odprtih pisarnah.

Večinoma je prav imenitno, da se približno ista generacija (podobnih usmeritev, okusov in navad) druži v istem velikem prostoru in si pomaga pri oblikovanju poslovne ideje. Velik, enoten prostor, morda niti ne pregrajen s zvočno-absorbcijskimi paneli, kjer vidiš in slišiš vse ter zlahka vzpostaviš očesni stik z vsakomer, ki si želiš, celo pokličeš ga lahko,…to se odlično sliši mladim kreativcem, vodjem in »control freakom« , saj bodo imeli skoraj popoln nadzor na zaposlenimi.

Pravzaprav so take veličastne in vrveče pisarne nastajale že davno, celo v 19. stoletju, predvsem zaradi ekonomičnosti izrabe prostora (‘podreš zidove in imaš lahko vsaj 30% ljudi več’) in nadzora zaposlenih. Prav nadzor igra po tiho veliko vlogo, saj šefi lahko ugotovijo, kdo namesto delovnih obveznosti raje bulji v pornografske strani, igra igrice ali športne stave ali izgublja plačan čas na družbenih omrežjih.

Kasneje so se oblikovale drugačne, bolj zapeljive razlage glede prednosti, ki jih imajo odprte pisarne:

olajšajo komunikacijo med zaposlenimi
spodbujajo k interakciji med zaposlenimi
dajejo občutek pripadnosti modernemu podjetju
posledično izboljšajo učinkovitost dela vsake zaposlenega
in seveda produktivnost same organizacije.

V ZDA je menda okoli 70% pisarn odprtega tipa, eno najhujših realizacij koncepta pa sem videl v nekdanji Savi d.d., kjer so v takem prostoru, sicer nekako razdeljenem v prekate ali separeje, na ozko odmerjenem prostoru sprejemali celo stranke- vlagatelje v njihove delnice.

Mark Zuckerberg je naročil največjo odprto pisarno na svetu, kjer je prostor za 3000 inženirjev, prav tako ima svojo mizo v odprti pisarni tudi SpaceX-ov ustanovitelj in rezidenčni genij Elon Musk, sicer pa za konceptom odprtih pisarn nori vsa Silicijeva dolina – vodilna podjetja zato, da se dokažejo kot socialna, enakostna in napredna, sledilci pa zato, ker so sledilci.

Žal pa se domneve niso izkazale za tako enostavno in premočrtno uspešnejše. Nasprotno, empirične raziskave so dokazale nasprotno. V praktično vseh raziskavah se je hrup pokazal kot najbolj moteč faktor za delovno uspešnost, čemur je potrebno dodati tudi izgubo zasebnosti.

Hrup je bil za zmanjšanje produktivnosti v odprtih pisarnah 2x bolj usoden, kot v bolj osebnih pisarnah. Hrup so moteči medsebojni pogovori sodelavcev, telefonski pogovori, poslušanje glasbe in podobno. Kot je v svojem blogu zapisala oglaševalka Lindsey Kaufman, si je naprej kupila slušalke z odličnim tesnenjem zunanjih zvokov, da bi si lahko povečala zbranost pri delu, kasneje pa je vseeno prosila šefa za lastno pisarno, saj jo je izguba vizualne zasebnosti močno obremenjevala.

Dejansko so njena opažanja morda le najbolj očiten delček spoznanj, ki so jih zajele številne raziskave po svetu. (Nekaj linkov je pod člankom.) Zadovoljstvo zaposlenih v odprti pisarni s samo prostorsko rešitvijo se zmanjša, če prihajajo zaposleni iz manjših pisarn v skupno. Posledično se zmanjša splošno zadovoljstvo na delovnem mestu, kar vodi do padca produktivnost zaposlenega.

Neka druga raziskava imenuje stanje v odprti pisarni kot sindrom bolne stavbe. Zaposleni imajo simptome, kot so stres, utrujenost, vznemirjenost, težave z zbranostjo, in podobno.

Odprte pisarne – da ali ne?

Sami smo bili pred leti zelo zadovoljni, da so naši zaposleni tako v takratni agenciji kot v uredništvu revije ProPro skoraj vsi v dveh odprtih pisarnah (imeli smo tudi nekaj manjših, seveda). Delovna vnema, medsebojna pomoč, prijetno delovno vzdušje, tovarištvo,…vse to je prevevalo prostore in se nam je zdelo dovolj pomembno, da nismo opazili izgubljenega časa zaposlenih zaradi medsebojnega zabavanja in druženja.

Kako pa naj si pomagamo, če je večina naših zaposlenih že obsojena na veliko, odprto pisarno? Pred kratkim smo pisali o vplivu glasbe na produktivnost. Tam boste našli nekaj idej, predvsem potrebno za nevtralizacijo motečih zvokov in hrupa je pomirjujoča glasba v ozadju. Dodaten ukrep bi bil – če še ni – delna razdelitev prostora v bokse s stenami, ki absorbirajo zvok; višina sten bi še vseeno omogočala očesni stik med sodelavci. Če pa (pol)gradbeni posegi niso možni, je morda možno, da del svojih nalog zaposleni opravljajo od doma, saj imajo običajno na voljo potrebno tehnično podporo.

Vito Komac, Inštitut Mediapro

Raziskave:

Duffy, 1992, Hedge, 1982), (Brand and Smith, 2005; Kupritz, 2003; Kaarlela-Tuomaala et al., 2009; Smith-Jackson and Klein, 2009; A 2013 study; Sundstrom, Herbert, & Brown, 1982; Brennan, Chugh, & Kline, 2002; Virjonen et al., 2007; Veitch et al., 2007; Klitzman and Stellman, 1989; Pejtersen et al., 2006; Witterseh et al., 2004; Danielsson and Bodin, 2009; Banbury and Berry, 2005; Haka et al., 2009; Haapakangas, Helenius; Keekinen, & Hongisto, 2008; Brill et al., 1985; Danielsson and Bodin, 2009; O’Neill and Carayon, 1993; Maher and von Hippel, 2005; Oldham, 1988.