Event management je dokaj sprofaniran izraz, ki sicer označuje skupino zahtevnih in morda (ne)odmevnih dogodkov za medijsko, strokovno ali širšo javnost. Dobro zasnovani zahtevajo organiziranost, dober timing in strokovnost. Vsi zahtevajo dokaj visok vložek (v sredstvih in delu – rezultat pa je kljub temu lahko zelo slab.
Event marketing je kot eno od orodij (ponavadi v kombinaciji z drugimi) namenjen komuniciranju z javnostmi v obliki živih dogodkov, kot so sejmi, tiskovne konference, dnevi odprtih vrat, enkratne slovesnosti, turneje (road show), modne revije, tekmovanja, konference, simpoziji, delavnice itd. Evente organiziramo, da bi neposredno pridobili mnenje uporabniške javnosti, pa preko medijev na cenejši (uspešnejši) način obveščali javnost, pridobili nova naročila, testirali zanimanje za nov produkt, vzdrževali stike s starimi kupci, utrdili znamko v strokovni javnosti, zadržali ključne kupce, obvestili javnost o nekem problemu, se zoperstavili določenim vladnim/političnim nameram ali odločitvam itd.
Management dogodkov je zahtevno delo, tako strokovno kot stresno, na potenco bolj od medijskega komuniciranja. Za evente se je potrebno dobro pripraviti, jih izpeljati in opraviti tudi aktivnosti po dogodku.
Event management ali upravljanje dogodkov zahteva več kot le sposobnost prenesti velikanski stres v ključnih fazah izvedbe. Ključni ljudje morajo imeti vodstvene in motivacijske sposobnosti, morajo biti tudi »control-freaki«, morajo imeti ekipo zanesljivih sodelavcev, sposobnost dobre presoje trenutnih nevarnosti za uresničitev in izpeljavo projekta, pa seveda sposobnost načrtovanja dogodka – od stroškov in ocene učinkovitosti do ciljev dogodka in realnega pričakovanja glede izplena dogodka.
Osnovni sklopi organiziranosti dogodka so kar številni.
- Postavitev in zapis ciljev, usklajenih z vodstvom, je zelo pomembna; improvizacija v zadnjem hipu lahko vodi k razočaranju in nepotrebnim stroškom.
- Realna ocena stroškov dogodka(čeprav jih je stoodstotno natančno praktično nemogoče določiti!) je pred odločitvijo o eventu in njegovih pričakovanih učinkih dejansko nujna.
- Postavitev realne časovnice za pripravo in izvedbo je nujna, potem ko določimo način, kraj, cilj, prostor, sodelujoče, vabila, komunikacijsko gradivo in druge pomembne detajle dogodka. Tu se zlahka uštejemo: kako gradivo odpade,/ v časovni stiski odpovemo to in ono,/ ali pa nas precej več stane, kot bi nas sicer,/ morda ni dovolj ali optimalnega števila udeležencev itd.
- Zelo pomemben element je določitev termina dogodka (dan v tednu, datum v korelaciji z drugimi napovedanimi dogodki, kamor bi utegnili iti pričakovani obiskovalci, dopusti, prazniki, …). Zgodi se lahko, da bo dvorana, namenjena novinarski konferenci, prazna zaradi npr. sočasnega dogodka vlade, ki bo, denimo, govorila o izstopu iz euroobmočja …- pa tudi kaj manj pomembnega je lahko usodno za optimalno izpeljavo našega dogodka.
- Aktivnosti po dogodku so lahko številne: pisna izjava za medijsko javnost, zahvala udeležencem, notranja evaluacija dogodka, pošiljanje dodatnega gradiva, pošiljanje vzorcev, klipingov o dogodku, pošiljanje vprašalnikov … in še bi lahko naštevali, pa tudi ocena povečanja prodaje, prisotnosti znamke, zajetja medijskega prostora itd.
