Dobro pripravljena novinarska konferenca – tiskovka, kot ji pravimo v žargonu – je močno komunikacijsko orodje. Je tudi relativno poceni glede na pridobljen medijski prostor, hkrati pa je polna pasti za organizatorje. Velikokrat jo je potrebno pripraviti dobesedno »čez noč«, denimo v primerih krize, nesreč, izrednega stanja itd.
Katere nevarnosti pretijo organizatorju? Na kaj je potrebno biti pozoren, da bo novinarska konferenca uspešno opravljena?
Zamislimo si virtualen primer. Opisali bomo potrebne aktivnosti in opozorili na nevarnosti, ki pretijo uspešnosti dogodka. Naj bo to podjetje FINPLIN; proizvaja in montira plinske naprave za pogon avtomobilov, ki na račun cenejšega plina uporabnikom močno znižajo stroške goriva. V zadnjem času je prišlo do treh eksplozij tako predelanih avtomobilov. Nesrečni, pa zgovorni lastniki so dobili veliko pozornosti s strani rumenih medijev, možnosti odgovora na navedbe pa tedaj FINPLIN ni dobil. V medijsko očrnjenem podjetju namreč menijo, da so uporabniki sami posegali v naprave in jih prilagajali, s tem pa dopustili oz. povzročili nesreče.
Posel je posledično tako zelo upadel, da FINPLIN razmišlja o zmanjšanju števila zaposlenih, preimenovanju znamke in podjetja, celo o zapiranju firme. Trenutno urgentno tehtajo dve možnosti: ali naj ostanejo tiho in čakajo, da se zadeva medijsko poleže, ter upajo, da se bo obseg prodaje znova slej ko prej obnovil? Ali pa aktivno posežejo v javno mnenje in ga s pomočjo medijev seznanijo s svojim, seveda povsem drugačnim pogledom na nesrečne dogodke.
V tem primeru bi morali sklicati novinarsko konferenco.
Novinarska konferenca na primeru: oglejmo si, kako bi se naše imaginarno podjetje Finplin (lahko) lotilo tiskovne konference!
Nevarnosti, ki pretijo taki tiskovni konferenci so številne, pa jih nekaj naštejmo oz. opišimo:
- na novinarski konferenci ne bo dovolj udeležencev, saj so novinarji nekako na strani uporabnikov
- novinarji bodo prišli že z izjavami uporabnikov ali jih celo pripeljali s seboj
- novinarjev ne bo, ker so takrat drugi, zanje pomembnejši dogodki (avto salon, sejmi, dirke, dan odprtih vrat ipd.)
- Finplinu nenaklonjeni novinarji bi lahko sprožili še večjo gonjo in podaljšali medijsko pozornost, saj so rumeni mediji zmožni velikega vpliva
Potrebne odločitve in razmisleki pred tiskovno konferenco so vsaj naslednji:
- cilj/namen dogodka (podati prave informacije in razloge za dogodke, predstaviti svoja stališča in vse okoliščine zgodbe, omilitev situacije, opravičilo uporabnikom, predstaviti zagotovila o tehnični brezhibnosti, apel na delovna mesta itd.)
- vedeti, kdo so ključni nasprotniki in kdo vsaj nevtralni (od tega je odvisna lista vabljenih)
- kaj lahko storimo, da ublažimo nezadovoljstvo katerega od treh lastnikov, da jih morda kako prepričamo v lastno napako in pozitivnost glede njihove prisotnosti na konferenci
- kje bo konferenca (primerno dostopna lokacija, parking, ureditev parkiranja, izvedba tiskovke v tovarni ali na nevtralnem terenu bližje novinarjem itd.)
- kdaj bo novinarska konferenca? Izbrati je potrebno primeren datum glede na dogajanja, da ne bi časovno sovpadala in pritegnila več ciljne pozornosti medijev in stroke ; potrebno je preveriti prisotnost ključnih medijev; določiti čas dogodka. Če računamo na objave različnih dnevnih medijev,torej tudi, kdaj mora biti novica v uredništvu, da bo isti dan objavljena
- kdo bodo vabljeni – pripravimo listo vabljenih s kontaktnimi podatki (naklonjeni, nevtralni in sovražni(?) novinarji
- kdo bi še lahko prisostvoval in nam tako koristil, npr. strokovnjaki na področju pogonov – nevtralno mnenje, prej moramo vsaj približno poznati njihova stališča; okoljevarstveniki – naj dajo vsaj načelno podporo plinskemu pogonu in pozitivnemu poslanstvu Finplina
- kako jim bo problem predstavljen (nekaj možnosti: v živo z govorcem, z demonstracijo na primernem vozilu, z izjavo, z računalniško video podporo, kombinirano itd.)
- kakšno gradivo bodo dobili (če sploh: v elektronski obliki, papirno)
- kakšen bo protokol (sprejemanje novinarjev, pogostitev- da ali ne; darila – da ali ne; predstavitev strokovnega občinstva oz. pozdrav, oprema prostora itd.)
- kdo bo govornik Finplina/ kdo sme dati izjave
- ali bo potreben povezovalec
- ali imamo znanega strokovnjaka, ki bi vsaj nevtralno predstavil situacijo
- kako bodo prisotni vabljeni (elektronska pošta, običajna in elektronska, telefonski klic, kombinacija, s pomočjo nadrejenih ipd.)
Da bo novinarska konferenca uspešna se moramo pripraviti na izvedbo:
- postavitev organizacijskega teama, določitev kompetenc in nalog, časovnica priprav in izvedbe
- izbira kraja in časa dogodka (rezervacija prostora, tehnike, pogostitve, ureditev parkiranja, označbe za lažji dostop do lokacije, …; če morda gre za večdnevni dogodek, združen s testiranjem produkta: predvideti prenočitvene zmogljivosti, rezervacije … program za udeležence je v tem primeru torej potrebno razširiti)
- priprava gradiva in opreme za prezentacijo ( kot power point ali kar pravo vozilo, lahko tudi oboje, morda video)
- priprava scene in potrebna opremljenost s slikovnim gradivom, logotipi, panoji ipd.
- scenosled dogodka (zlasti, če bo nastopajočih več)
- morebitno naročilo oz. prošnja avtorjem-strokovnjakom z določenega področja (seveda pravočasno in z zadostnim zadnjim rokom oddaje materiala) za strokovne prispevke, če so potrebni, saj jih bo najverjetneje treba nekoliko dodelati oz. prirediti za konkreten primer oz. problem
- priprava govornikov in izjav za medije (po dogodku), ki se jih za to določeni govorci ‘naučijo’ tekoče in prepričljivo povedati v kratkih, zgoščenih stavkih
- vaje z govorci glede prezentacije, poudarkov in obvladovanja težkih in mučnih vprašanj
- navodila vizažista in stilista za nastopajoče, če gre za širše zastavljen dogodek
- priprava gradiva – »handoutov« – (čim več gradiva s poudarki, številne variante fotografij, opremljenost gradiva s številkami, ki so zgovorne same zase,…novinarji želijo izbirati, da se ne podvajajo z drugimi mediji, zato pripravimo kratke in jedrnate misli, da jih lahko neposredno vključijo v svoje prispevke; zaželen je širši nabor slikovnega materiala na izbiro: pripravimo torej fotografije, grafe itd.)
- tehnična izvedba (razmislimo: ozvočenje – potrebno ali ne; videoprojektor, flipchart, priponke organizatorjev in govornikov, imena govornikov pred njimi, ilustrativno ozadje zaradi fotografiranja/snemanja ter primerna osvetlitev, predmeti /pijača/rože ali ne na mizi, prezenčna lista, evidentiranje gostov, pozdravna pijača, postrežba med in po dogodku, darilni paketi itd.)
- sporočilo za javnost – medijskim hišam po dogodku
Aktivnosti po novinarski konferenci:
- takoj: sporočilo za javnost agencijam in medijskim hišam, katerih predstavniki niso bili prisotni (a ne pričakujte, da se bodo vsi mediji odzvali- seveda ga nekateri ne bodo objavili!)
- gradivo tistim medijem in mnenjskim voditeljem, ki jih je zanimalo, pa niso uspeli priti
- klici tistim medijem, ki jih je dogodek zanimal, pa se ga niso mogli udeležiti – ko gre za možnost neposrednih izjav ali pogovorov za radio
- v dnevu ali dveh: zahvala vsem udeležencem novinarske konference; prošnja novinarjem za dostop do prispevkov
O detajlih bi lahko zapisali še veliko več … Če vas to področje zanima, si oglejte še prispevek na temo tako imenovanega event managementa.
