Sodobne brez-papirne tehnike so spremenile delo tudi v kadrovski službi. Še vedno pa imamo opravka z dokumenti, katerim se ne moremo izogniti. V nadaljevanju sledi nekaj praktičnih napotkov, kaj je smiselno in dovoljeno shranjevati v osebnih mapah delavcev in čemu se raje izogniti. Še posebej veliko težav glede administriranja osebnih map imajo lahko mlada podjetja, zaposlujoča kolege in prijatelje, ki morda kasneje postanejo tudi sovražniki in zapustijo podjetje.
“Manj je več.”
To je osnovno vodilo, ki ga upoštevajte pri vsebini osebnih map delavcev. Predvsem zato, ker so inšpektorji za delo zelo radovedni in jim ni potrebno dodatno dajati razlogov, da vas kaznujejo.
Osebne mape ponavadi vodimo elektronsko, če imamo na razpolago kadrovski program, čeprav moramo še vedno fizično shranjevati vsa potrdila, original pogodbe o zaposlitvi in dokazila o prijavi ter dokazila, da smo zaposlenim izročali dokumente v predpisanih rokih.
Poskusimo definirati, kaj je obvezna vsebina osebne mape:
- Potrdilo o prijavi prostega delovnega mesta, za katerega je sklenjena veljavna pogodba (v kolikor je bila prijava zahtevana).
Zakonske spremembe so prinesle nekaj novosti na tem področju, zato se vedno pozanimajte, ali je prijava prostega delovnega mesta na Zavodu za zaposlovanje potrebna ali ne.
V skladu z ZUTD-A morate prosto delovno mesto obvezno objaviti pri Zavodu za zaposlovanje, če ste delodajalec iz javnega sektorja ali gospodarska družba v večinski lasti države.(Vir: http://www.ess.gov.si/delodajalci/objava_prostega_delovnega_mesta)
Izjeme, ko objava prostega delovnega mesta ni obveza, določa ZDR-1 v svojem 26. členu in jih najdete na povezavi http://www.ess.gov.si/_files/7362/DD_objava_ni_potrebna.pdf. Preverite, saj se boste izognili izpolnjevanju nepotrebnega obrazca.
Seveda pa pazite:
skladno z novim Zakonom o delovnih razmerjih ostaja obvezna javna objava (spletna stran, časopisi, zaposlitveni portali, javni prostori v podjetju) za vse pravne osebe zasebnega prava.- Original pogodbe o zaposlitvi, z opisom delovnega mesta (iz sistemizacije delovnih mest, če jo imate).
Pogodba o zaposlitvi je najpomembnejši dokument ob zaposlitvi delavca. Nikakor ne pozabite na njen konec dodati rubriko, kamor se delavec podpiše in označi datum, kdaj mu je bil predložen predlog pogodbe. Po zakonu ste namreč 3 dni pred zaposlitvijo delavcu dolžni predložiti predlog pogodbe. Sicer pa ste zavezani podpisati pogodbo pred pričetkom dela.
- Pripadajoče dodatke k pogodbi o zaposlitvi, v kolikor so bili sklenjeni.
Dodatke predvidoma sprejemate zaradi višine plače ali posebnih dogovorov. Sprememba delovnega mesta je kategorija, zaradi katere morate skleniti novo pogodbo.
- Potrdilo o prijavi v obvezna zavarovanja, podpisano s strani delavca, da jo je prejel v 15 dneh od nastopa dela.
Obrazec M-1, s katerim delavca osebno ali elektronsko prijavite v sistem obveznih zavarovanj, je eden od dokumentov, za katerega morate imeti potrdilo, da je bil izročen delavcu v predpisanem roku. Včasih se zdijo opravila odveč, vendar bi bilo resnično škoda, da bi nekdo pisal zapisnik in vam naložil kazen zaradi tovrstne pomanjkljivosti.
- Potrdilo o opravljenem zdravniškem pregledu.
Vsaj prvi pregled oziroma pregled pred nastopom dela mora biti opravljen po predpisih. Seveda se vse veže ne tveganja v dejavnosti, ki jo opravljate. Za delavca na višini, npr., je bolje imeti vsa potrdila in dovoljenja, ker je možnost poškodb pri delu večja kot za delavce v pisarni. Posebna previdnost je potrebna pri nosečnicah in doječih materah.
- Potrdilo o opravljenem preizkusu iz varstva pri delu.
Podobno kot z zdravniškimi pregledi je s potrdili iz varstva pri delu. Bolj pomembni so za inšpektorje iz varstva pri delu, kot pa za delovne inšpektorje. Dogovorite se s podjetjem/izvajalcem, ki je zadolženo za varstvo pri delu, da periodično izvaja teste za novo zaposlene po ugodnejši ceni.
- Potrdila o internih izobraževanjih, če so zahtevana z izjavo o varnosti z oceno tveganja.
Potrdilo o opravljenem preizkusu rokovanja s strojem, napravo, potrdilo o usposobljenosti za delo na višini, rokovanju z viličarjem … in podobna potrdila so obvezna zaradi zaščite delodajalca v primeru nesreč pri delu, zavarovanju oseb in premoženja ter drugih nepredvidenih dogodkov.
- Odločba o dodeljeni višini letnega dopusta za tekoče leto, podpisana s strani delavca, ki dokazuje, da jo je prejel.
Če odločbe delavcem izročate skupaj s plačnimi listami, dopolnite seznam z rubriko odločba, kamor se delavec podpiše. Tisti, ki imate elektronski prevzem plačnih list in odločb, opredelite, kaj in kdaj se šteje za prevzem z internim pravilnikom.
Mnogi delodajalci kopirajo osebne dokumente (potni list, osebna izkaznica) in kopijo shranijo v osebi mapi. Vedite, da je kopiranje brez izrecne privolitve delavca prepovedano z vidika varovanja osebnih podatkov. Torej, če nimate na kopiji posebne izjave, ki jo delavec podpiše, se zakopljite v osebne mape in takoj izločite vse kopije, saj jih ne smete hraniti.
Če ste z delavcem sklepali posebne dodatke k pogodbi, poravnave in specialne dogovore, jih shranite ločeno ali pri odvetniku.
Saj se še spomnite:
»Manj je več!«
