Kadar plačnik/kupec nakaže plačilo na TRR ponudnika, mora ponudnik zanj izstaviti negotovinski račun.
Negotovinsko poslovanje urejajo: Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1), Zakon o gospodarskih družbah (ZGD) in Slovenski računovodski standardi (SRS).
Davčni zavezanec mora za vsak promet blaga oz. storitev izdati račun.
Račun mora izdati tudi za predplačila, prejeta pred opravljenim prometom blaga oz. storitev, če predplačilo prejme od davčnih zavezancev in pravnih oseb, ki niso davčni zavezanci. Če predplačilo prejme od fizične osebe, ki ni zavezanec za DDV, po novem ni potrebno izdati računa za predplačilo.
Račune izdajamo ročno, jih pripravljamo v word formatu, ali pa potrebne postavke vnašamo v izbran računalniški program, ki preprečuje številne napake izdajatelja.
Za izdajo računa si podjetje ali druga pravna oseba lahko predpripravi, celo natisne ali ima template računa v elektronski obliki za tisti del računa, ki se ne spreminja in vsebuje nekatere obvezne postavke:
- naziv podjetja,
- naslov podjetja,
- registrski organ, pri katerem je družba vpisana (kar se zdi povsem brez potrebe),
- matična številka družbe (kaj si lahko kupec s tem pomaga?),
- pri d.o.o. in d.d. -i znesek osnovnega kapitala in znesek še nevplačanih vložkov,
- davčna številka izdajatelja oziroma ID za DDV.
Čeprav številka TRR-ja, vsaj tistega, na katerega želi podjetje prejeti plačilo, ni obvezen sestavni del, je pa nedvomno priporočljiv, skoraj bi rekli najpomembnejši.
Prav tako je smotrno dodati tudi kakšne kontaktne podatke za hitro komunikacijo, če bi bilo potrebno, kot je e-naslov izdajatelja računa in njegova/njena direktna telefonska številka.
Seveda pa se nekateri podatki na računih tudi spreminjajo. In so obvezni:
- datum izdaje računa,
- datum izpolnitve naročila,
- zaporedna številka računa,
- podatki prejemnika računa (naziv, naslov, davčna številka ali ID za DDV),
- datum zapadlosti / valuta računa
Obračunski podatki na računu
Ti se razlikujejo, ali je izdajatelj računa zavezanec za DDV ali ne.
Zavezanec za DDV:
- količina in vrsta dobavljenega blaga oziroma obseg in vrsta opravljenih storitev,
- davčna osnova za obračun DDV po posamezni stopnji, cena na enoto brez DDV; znižanja cen in popusti, ki niso vključeni v ceno na enoto,
- stopnja DDV po postavah
- znesek DDV mora biti viden posebej.
Ne – zavezanec za DDV:
- prodajna cena blaga/storitve (brez DDV),
- skupna vrednost blaga / storitve (brez DDV),
- kadar se izda račun drugemu davčnemu zavezancu, je potrebno navesti količino in vrsto blaga oziroma opravljenih storitev.
Podjetja, ki niso zavezanci za DDV, običajno to zapišejo: DDV ni obračunan na podlagi 1. odstavka 94. člena Zakona o davku na dodano vrednost (nismo zavezanci za DDV).
Ročno izdajanje računov
Še posebno pri rutinskem izdajanju računov lahko pride do številnih napak zaradi površnosti, utrujenosti ali nepazljivosti.
Najpogostejše so:
- izdajatelj, ki uporablja star template, pozabi spremeniti – novelirati – številko računa; posledice so popravljanje računa in še naslednjih izdanih, ker se napaka vleče, zamenjava računov z drugimi s pravilnimi oznakami, ter pošiljanje istih naslovnikom/plačnikom, da vnesejo pravilne v svoje evidence
- izdajatelj pozabi spremeniti datum ali je napisal napačnega – potrebno je stornirati račun in poslati novega
- nepravilni podatki plačnika računa
Podpisi in žigi na računih (skoraj) niso več potrebni.
Ne zahteva jih ZDDV-1, 229. člen direktive o DDV 2006/112/ES izrecno pravi: »Države članice ne zahtevajo, da so računi podpisani.« Vendar pa Slovenski računovodski standard pravi, da morajo biti knjigovodske listine opremljene s podpisi fizičnih oseb.
Podjetnik.net