Poslovna asistentka sem že vrsto let. Če sem bolj natančna, že več kot dve desetletji, kar me uvršča v generacijo X. Za to generacijo je značilno, da cenimo dobro opravljeno delo in zglede. Pričakujemo priznavanje našega dela in izkušenj. Komuniciramo jasno, brez slenga, leporečenje nas ne prepriča. Imamo visoko stopnjo motivacije tako za delo kot tudi za izobraževanje, zato ne preseneča, da je na nedavnem posvetu ADMA generacija X bila najštevilčnejša. Generacija Y, rojena po letu 1981, je zrasla v naročju IT-tehnologije. Ob delu se želijo zabavati, hočejo videti smisel tega, kar delajo. Želijo enakovredno soustvarjanje. Sledi jim generacija Z, ki se uči hitro in samostojno, izumlja nove poklice, njihovi predstavniki pa so neodvisni. Za obe generaciji pa je značilno, da v poslovnem svetu pričakujejo prožno prilagodljivost s stabilnostjo za polni delovni čas.
Razlike med generacijami so vedno bile in vedno bodo. Naša percepcija pa odloča o tem, ali jih bomo videli kot maluse ali bonuse. Sama jih vidim kot slednje. Mi, ki imamo že bogat karierni staž, poslovne in življenjske izkušnje, smo lahko odlični mentorji. In ne boste verjeli, prav tega si od nas želijo tudi mladi, je povedala dr. Danijela Brečko. Trening in mentorstvo. Imajo namreč visoko izobrazbo, a malo izkušenj. Pokažemo jim lahko, kako se samomotivirati, kako z vztrajnostjo pridejo rezultati, kako v odločanje vključiti intuicijo in integriteto Mladi imajo pogum in odprtost za tveganja, imajo fokus na bistvo, formalnosti jih ne zanimajo, norma jim je soustvarjanje. Ko se ne da, iščejo, kje se da – ne prepričujejo, ampak izdelajo prototip, in če je stvar dobra, se bo širila. Tudi v podpori menedžmenta je veliko priložnosti za inovacije, je s primeri podkrepil mag. Primož Zupan. Vsaka izboljšava šteje. Vsak »namig« lahko rodi novo idejo. Inovativnost ni nekaj, kar je rezervirano le za inženirje. Biti inovativen ni povezano s starostjo ali poklicem, temveč z odprtostjo duha.
Vsekakor pa imamo ljudje drug na drugega vpliv. Jana Colnar nas je učila o treh krogih vplivanja. Lahko smo žrtev ali gospodar. Je krog, kjer imamo vpliv, in je krog, ki ga ne moremo nadzorovati. Za notranji mir in harmonijo v odnosih je ključno, da se naučimo sprejemati situacije, ki imajo malo možnosti, da se spremenijo. Na medgeneracijsko so-ustvarjanje pa imamo vpliv, zato izkoristimo sleherno priložnost zanjo.
V poslu uporabljamo intelektualno inteligenco. Dolgoročno najuspešnejši pa so tisti ljudje, ki imajo visoko razvito tudi čustveno inteligenco. Kaj pa je čustvena inteligentnost? Je skupek sposobnosti in veščin, ki nam omogočajo razumevanje in upravljanje s čustvi v odnosu do sebe in drugih. Pomeni biti v stiku s svojimi čustvi in čustvi drugih ter biti učinkovit v komuniciranju, je obrazložil Tomaž Ovsenik. Na delovnem mestu je pomembno, da delujemo s pravo mero razuma in čustev. Kar v bistvu pomeni, da smo mehki do ljudi in čvrsti pri izpeljevanju odločitev.
Ste vedeli, da je tudi poslušanje umetnost? O tem nas je poučila Milena Tuta. Pot do učinkovitega, aktivnega poslušanja pomeni biti pripravljen vživeti se v sogovornikov miselni in čustveni svet. Pri uspešni komunikaciji mora sogovornik imeti občutek, da ga poslušamo spoštljivo in pozorno, da smo z njim tukaj in sedaj. Z umetnostjo poslušanja se poveča zaupanje vase, gradi se medsebojno zaupanje, izboljša se produktivnost ter zmanjša možnost za nastanek nesporazumov in napačnih predpostavk.
Napačna je tudi predpostavka, da z večopravilnostjo dosežemo večjo učinkovitost. Po besedah mag. phil. Mihela Baranašič večopravilnost povečuje samo stres, saj so nevroznanstveniki ugotovili, da večopravilnost izčrpava naše možgane. Dejansko ne delamo več kot ene naloge naenkrat, ampak le zelo hitro preklapljamo med njimi. Produktivnost se poveča, ko imaš čas dobro razdeljen in si osredotočen.
Osredotočenost povečuje tudi našo kredibilnost pri javnem nastopanju, še zlasti, ko si je potrebno zapomniti večje število imen. Poznate to, kajne? Nina Dušič Hren nas je naučila, kako postanemo pri nastopanju nadpovprečni. V prihodnje se nam ne bo več zgodila situacija, ko se nam nekdo predstavi z imenom in priimkom, pa ga že v naslednjem hipu pozabimo.
Da si ob rokovanju zapomniš ime in priimek, je le en del lepega vedenja. Sodobna pravila lepega vedenja spadajo v poslovno kulturo. Na svoj očarljiv in nadvse eleganten način jih zna približati le Bojana Košnik Čuk. Pomagajo nam pri povezovanju, krepijo medsebojno razumevanje, strpnost, obzirnost do drugih in drugačnosti.
Dobri medosebni odnosi vplivajo na kakovost našega življenja in dela. Izdatno pomoč nam ob bontonu zagotavlja še poznavanje psihologije človekovega delovanja. Poznati samega sebe, lastne vzorce, kako dojemam sebe, druge, kako razmišljam o sebi, o drugih, na čem se lovim (kje je moja šibka točka, bolečina, s čim ne morem delati, kako razmišljam). Da znamo postavljati meje sebi in drugim. Da prevzemamo odgovornost za svoja dejanja, da komuniciramo pristno, ne krivimo druge in ne igramo obramb. Prav tako pa, da ne igramo igre drugega, ne prevzemamo projekcij in se z njimi ne identificiramo. Da se zavedamo, kaj je moje in kaj tvoje, je bila izčrpna dr. Veronika Podgoršek, avtorica knjige Ljubezen na terapiji.
Avtor številnih knjig je tudi Uroš Petrovič, ki nas je nagovoril, da lahko skozi kreativno razmišljanje in premišljeno delovanje medsebojne odnose še dodatno razvijemo in okrepimo.
Oboje potrebujemo tudi pri projektnem vodenju.
Najprej pa moramo sploh opredeliti vizijo projekta, nam je pojasnila Željka Borić, poslovna asistentka/tajnica leta 2019. Vedeti moramo, zakaj projekt izvajamo, zakaj bomo počeli, kar bomo … Tudi organizacija dogodkov je projekt, ki ga poslovni asistenti velikokrat organiziramo in zanj koordiniramo vse aktivnosti, kot so: vsebinski in finančni načrt, lokacijo, catering, izvajalce, izvedbo, aktivnosti na in po dogodku, PR, moderacijo, vabila, darila in še kaj.
Boštjan Prijanovič pojasnjuje, da bi bilo za organizacijo dogodka vsekakor lažje (a nedvomno dražje) najemati agencije, ki se ukvarjajo izključno z event-menedžmentom.
Jesenski posvet Adma mi je znova odslikal, koliko raznolikega znanja potrebujemo – in pravzaprav tudi imamo – poslovni asistenti, da lahko menedžmentu nudimo najboljšo podporo. Pa ne govorim le o strokovnem znanju (projektno vodenje, organizacija dogodkov, obvladovanje časa itd.). Ta so le del našega bogatega repertoarja. Izdatno ga oplajamo s tako imenovanimi mehkimi veščinami – čustvena inteligenca, psihologija, komunikacija, aktivno poslušanje, asertivno vedenje, bonton, … -, ki pa naredijo bistveno razliko pri opravljanju nalog. Posel smo navsezadnje ljudje. Rasti in prosperitete posla ni brez dobrih medsebojnih odnosov. Skrivnost pa leži prav v detajlih!
Vsi, ki delamo v administraciji in menedžmentu, soustvarjamo poslovni svet. Zato sem vedno znova hvaležna za ADMA izobraževanja. Četudi že veš veliko, vsakokrat znanje poglobiš in pridobiš nov pogled, nov uvid ali pa poseben navdih. Navdihne te lahko le en stavek, ena misel ali pa posameznik, ki s svojo življenjsko zgodbo dvigne zavedanje na še višji nivo.
Sara Ahlin Doljak je uspešna pravnica, čeravno ji je bolezen vzela veliko. Precej več kot je videti na prvi pogled. Ni pa ji vzela njenega duha, notranje moči, integritete in čutenja srca. Je dokaz, da omejitev ni, ko se združijo umetnost, znanost in obrt.
Suzi Asfour, predsednica poslovne odličnosti Slovenije
