V teoriji in praksi obstajajo številni pripomočki za upravljanje časa, odločanje, multitasking, in kar je še teh poimenovanj za odločno, pravočasno in uspešno načrtovanje in izvajanje nalog. Te stvari so ob preobremenjenosti vodij večen problem.
Poglejmo si eno od metod z olajšanje dela in večjo učinkovitost – Matrika Eisenhower.
General D. D. Eisenhower, tudi Ike imenovan, je med drugo svet. vojno vodil izkrcanje zaveznikov v Afriki in v Normandiji ter postal tudi predsednik ZDA. Poleg tega, da je bil pomemben in uspešen vojaški voditelj, je za lastno rabo in uporabo njegovih podpoveljnikov razvil t.i. Eisenhowerjevo matriko, s katero naj bi se uporabniki izognili napačnim odločitvam zaradi napačnega postavljanja prioritet. Gre torej za to, katerim opravkom, delom, nalogam se je potrebno prej oz. primarno posvetiti zaradi nujnosti in morebitne škode, ki bi jo imeli zaradi prepozne aktivnosti.
Njegova metoda je zelo preprosta in učinkovita. Njegov strogi in urejeni način planiranja nalog, delegiranja in določanja časovnega okvira izvedbe je hkrati tudi zelo uspešen.
Grafično je lahko matrika oblikovana na različne načine, tudi v excelu. Spodaj je zelo shematska predstavitev, na spletu lahko kupite ali dobite brezplačne aplikacije. Te se razlikujejo po poimenovanju posameznih aktivnosti in njihovi pomembnosti.
Ključno je, da razdelimo naše naloge po pomembnosti v štiri skupine. Iz presekov nastanejo kvadranti, ki zahtevajo različno obravnavo. Če pogledamo matriko, je četrta skupina – nenujne in nepomembne zadeve – kot meni Eisenhower, namena brisanju oziroma jo zavržemo.
Vseeno pa morajo biti tudi tem nalogam dani trdni in realistični roki izvedbe. Zelo smotrno je zapisati dnevne in tedenske naloge na vidno mesto v prostoru.
3. kvadrant – DELEGIRANJE
NEPOMEMBNE, vendar NUJNE naloge lahko delegiramo sodelavcem ali drugim profesionalcem, razen če smo postorili vse, kar je bilo možno glede nalog prvega in drugega kvadranta. Ker pa so pravilo dokaj nujne, jih je potrebno delegirati ekipi sodelavcev in postaviti ustrezne roke izvedbe dodeljenih nalog. Praviloma so to naloge, ki bi jih lahko opravil vodja sam, celo v krajšem času, kot jih bodo sodelavci, toda takrat se ne bo mogel posvetiti najbolj nujnim in kritičnim nalogam, ki potrebujejo celega profesionalca takoj. Seveda pa je treba nekaj časa vodje, da zabeleži, komu je bilo kaj dodeljenega ter kako in kdaj je bil naloga opravljena.
4. kvadrant – BRIŠI
NEPOMEMBNE in NENUJNE naloge so mnogim v nepotrebno breme in jih preprosti izbrišejo. Morda to ustreza vojaški logiki, morda pa se je kateri v poslovnem življenju vseeno potrebno malce posvetiti. Ponavadi gre bolj z neke navade, ki ne pripomorejo k naši produktivnosti, ampak so tatovi časa, kot so npr. surfanje po netu, zlasti po družbenih omrežjih, odgovarjanje na nenujna sporočila, firbcanje, ipd. Če jih že ne brišemo, jih naložimo v »mesečni pregled« in morda od tam kaj aktiviramo, sicer pa »naloge« pobrišemo.
Kako uprabljamo The Eisenhower Matrix:
? Smotrno je sproti voditi listo nalog; s tem tudi ne pozabljamo in stresno ne obremenjujemo spomina.
? Čim prej se odločimo, v kateri kvadrant spada neka naloga, kdo jo bo opravil in do kdaj. Ne dajmo se zapeljati, da bi nam kdo od sodelavcev razdeljeval naloge, če jim sami vodimo.
? Določimo, koliko nalog naj bo v posameznem kvadrantu. Seveda je to odvisno od zahtevnost nalog in posla, v katerem smo. Ne preobremenjujmo sebe s konkretnimi nalogami, saj moramo spremljati tudi sodelavce pri izvajanju.
? Na jutranjo delitev nalog moramo biti pripravljeni vnaprej, ne improviziramo in ne zavlačujemo z dodelitvijo.
? Beležimo dane naloge in izvrševanje. Morda vodimo vsem vedno vidne razpredelnice.
Eisenhowerjeva matrika je uporabna za vodje, direktorje, lastnike, pa tudi v osebnem življenju, da bi lahko zmanjšali nepotrebne dejavnosti in imeli več od življenja.
Inštitut Mediapro
