Obseg kraje poslovnih skrivnosti raste; že vsaj vsako četrto podjetje iz EU se pritožuje, da so jim bile ukradene pomembne poslovne skrivnosti.
Zagotovo so številne precej vredne za podjetja, zato sta bili prizadevanje in pobuda 80 % evropskega gospodarstva zajeti v zahtevi, da Evropska komisija pripravi ustrezno direktivo za zaščito pred krajo poslovnih skrivnostih.
Kje se zlorabe ali »izdaje« dogajajo?
Zaposleni hote ali nehote razkrije skrivnosti tretjim osebam, ko se, denimo, šopiri v lokalu, postavlja pred svojo ljubico (ki vohuni za konkurenco), pa izklepeta prijateljem na družbenih omrežjih, spet drugič morda nehote to izda v izjavi medijskim predstavnikom. Veliko huje pa je, ko trguje s temi podatki. Pri občutljivih temah, kot je na primer varstvo okolja, orožje vseh vrst, testiranje produktov na živalih ali celo ljudeh, … pa naj zakonsko regulirano okolje poslovnih skrivnosti tudi prepreči ali kriminalizira poslanstvo »žvižgačev« iz kateregakoli oddelka družbe.
Svet Evrope je maja 2016 sprejel Direktivo o poslovnih skrivnostih, ki naj bi jo države-članice sprejele do konca leta 2018. S tem se poskuša urejati tudi trg intelektualne lastnine, čeprav je namen veliko širši.
Trenutno stanje na področju zaščite poslovnih skrivnosti je dokaj zaskrbljujoče. Menda ima samo Švedska ustrezno zaščitno zakonodajo. Celo enotna definicija »poslovne skrivnosti« v EU ne obstaja pred potrditvijo zakona.
Na drugi strani so ZDA sprejele ustrezen zakon maja 2016 s takojšnjo veljavo, s tem, da je praktično izenačen pojem poslovne skrivnosti z intelektualno lastnino. No, sedanja definicija Sveta Evrope glede poslovne skrivnosti v 2. členu vseeno glasi nekako takole:
- da ta ni po vsebini in obliki znana osebam, ki se običajno ukvarjajo s to vrsto informacij
- da ima komercialno vrednost, ker je skrita pred konkurenco
- da je bila posredovana ali pridobljena v okoliščinah ali po korakih, ki so bili primerni njihovi zaupnosti.”
Poslovne skrivnosti so mnogo širši pojem, kot je v Evropi pogosto zgolj ozko razumljena intelektualna lastnina;
to so protokoli, skice, podatki, vezani na know-how; podatki o pridobljenih licencah in franšizah; zgolj neinkubirane ideje, projekti v razvoju, izsledki tržnih raziskav, podatki o dobaviteljih, cenah, stroških, adrema kupcev, načrtovane marketinške aktivnosti, sklenjene pogodbe in tiste pred podpisom, seznami zaposlenih in pogodbe z njimi, podatki o plačah ali strukturi cene ali plačilih dobaviteljev, avtorske pogodbe, … in še in še. Vsaka od njih, ki bi prišla v neprave roke, bi pomenila vsaj oškodovanje podjetja, če ne celo v skrajnem primeru grožnjo njegovemu obstoju.
Poleg zakonsko določenih (po ZGD in ZZ) se smatrajo za poslovno skrivnost vsi podatki, ki jih kot take pisno določi organizacija. Omejitev ni, razen za tiste podatke, ki so uradno dostopni v registrih ipd. Kadar dodajamo nove elemente na spisek poslovnih skrivnosti organizacije, se to opravi s pisnim sklepom, ki ga podpiše pooblaščena oseba, poskrbeti pa moramo, da so vsi deležniki s tem ustrezno in pravočasno seznanjeni.
Mag. Boštjan J. Turk
Mag. Boštjan J. Turk glede problematike meni naslednje:
Naj pa pogodba zato vsebuje druga pomembna določila, denimo sam način varovanja poslovnih skrivnosti (denimo tehnične ukrepe za zaščito zaupnih podatkov, izrecno zapisano obveznost, da deležniki varujejo zaupne podatke tudi v svojih vsakodnevnih poslovnih ali zasebnih komunikacijah), paziti je treba tudi na to, da se kot poslovne skrivnosti ne navedejo podatki, ki so po zakonu javni (denimo bilanca in drugi finančni podatki podjetja, podatki o ustanoviteljih, delničarjih, zastopnikih ipd.). Pogodba naj omenja tudi časovno veljavnost zaveze glede varovanja podatkov; ta naj bo določena čim dlje, tudi po morebitnem prenehanju delovnega razmerja – denimo tri, pet ali deset let, v odvisnosti od narave in občutljivosti zaupnega podatka.
Naj vas ne skrbi, če boste morda v sklepu ali pogodbi kakšen pomemben podatek o poslovni(h) skrivnosti(h) izpustili. Zakon namreč določa, da se za poslovno skrivnost lahko štejejo tudi podatki, za katere je očitno, da bi nastala občutna škoda, če bi zanje izvedela nepooblaščena oseba. V ta vsebinski sklop so, denimo, zajete tiste poslovne skrivnosti, za katere se že po poslovnih običajih šteje, da bi lahko njihovo razkritje družbi škodilo, pa čeprav niso bili omenjeni v sklepu o določitvi poslovne skrivnosti ali v pogodbi o varovanju poslovnih skrivnosti. Ti so torej varovani tako v subjektivnem smislu (sklep, pogodba), kot tudi v objektivnem smislu (zgolj na podlagi dejstva, da bi lahko njihovo razkritje nepooblaščenim osebam podjetju povzročilo občutno škodo).
Poleg tega priporočamo, da se v pogodbo vključi tudi klavzula, v skladu s katero bodo pogodbene stranke izjavile, da lahko v primeru njene kršitve odgovarja tako disciplinsko, odškodninsko, kot tudi kazensko.
Koraki zaščite poslovne skrivnosti
Ni dovolj napis na mapi: POSLOVNA SKRIVNOST!
Ameriške izkušnje kažejo, da je potrebno narediti številne korake za zaščito poslovnih skrivnosti podjetja. Analizirati in ugotoviti moramo nevarnosti in trenutno prakso v podjetju glede navedenega:
- katere poslovne skrivnosti po izvoru in obliki so že sedaj označene kot zaupne
- katere bo potrebno dodatno uvrstiti na listo in kasneje v pravilnik
- katera dejanja in postopki bodo uvrščeni na seznam dodatnega internega komuniciranja z zaposlenimi
- kdo ima lahko dostop (in kako, na kakšen način) do posameznih vrst podatkov ali informacij, ki so klasificirane kot poslovne skrivnosti
- kdo sme seznanjati javnost z informacijami, ki bi bile lahko tudi poslovne skrivnosti
- v kolikšni meri je notranji računalniški sistem prilagojen varovanju poslovnih skrivnosti
- kako je varovanje poslovnih skrivnosti že zajeto v (starejših) pogodbah o zaposlitvi in kakšne anekse k obstoječim je potrebno pripraviti
- kako ščitimo poslovne skrivnosti pred zunanjimi in pogodbenimi sodelavci ali občasnimi sodelavci
- kdo in v kakšnih primerih so sodelavci in partnerji podpisniki NDA
- in podobno.
Drugi potrebni ukrepi so tudi:
- določimo osebo za izvajanje sprememb v odnosu do poslovnih skrivnosti in kasnejšega monitoringa
- pravilnik o varovanju poslovnih skrivnosti je obvezen za umestitev določila o varovanju poslovnih skrivnosti v pogodbah o zaposlitvi in drugih; če ga še ni, ga sestavimo nemudoma
- določimo skupine zaposlenih in sodelavcev in pripravimo tipske pogodbe zanje
- določimo vizualne in druge elemente za označitev poslovnih skrivnosti
- določimo postopke in ukrepe naključnega ali trajnega spremljanja varovanja poslovnih skrivnosti v podjetju
- podpišemo pogodbe z vsemi, ki so v stiku s poslovnimi skrivnostmi in predstavljajo nevarnost za njihovo razkritje ali zlorabo
Povzetek
Če povzamemo korake zaščite poslovnih skrivnosti v podjetju, so tile:
- definicija poslovne skrivnosti, pravzaprav nabor teh skrivnosti
- ocena stanja dosedanjega ravnanja s problemom
- priprava sprememb v pogodbah z delavci in sodelavci
- dosledno podpisovanje pogodb o zaposlitvi s klavzulo o varovanju poslovne skrivnosti
- monitoring spremenjenega načina vedenja v podjetju
Vito Komac, gl. urednik, v sodelovanju z mag. Boštjanom J. Turkom, predavateljem MCL Fakultete iz Ljubljane
