Računovodstvo ali knjigovodstvo – oba sta v pogovornem poslovnem jeziku pogosto napačno pojmovana: zamenjana ali kar enačena. Zamenjujejo ju tudi ljudje, ki so že dolgo v poslu in uporabljajo storitve enega ali drugega (servisa). Marsikje imajo za to celo večji oddelek v podjetju. No, nihče sicer ne imenuje vodje računovodstva, ki pogosto sedi z direktorjem na štiri oči, kar knjigovodja; obratno pa se pogosteje dogaja. V nadaljevanju bomo v prid bolj uspešnemu opravljanju poslovnega poslanstva opredelili dejanski vlogi obeh poklicev, njuni različnosti in pričakovanja poslovodstva glede opravljenih nalog.
Na prvi pogled se res zdi, kot da gre za poimenovanje istega poklica, le da z drugim imenom. Razlike so seveda v opisu del in nalog, potrebni izobrazbi za delo enega in drugega, v sprotnemu usposabljanju, tudi urni postavki za opravljeno delo in še v marsičem.
Knjigovodja / knjigovodstvo
V naših (napačnih) vizualnih podobah je knjigovodja največkrat ženska, ki pogosto preveč sedi in preveč kadi in ki je tudi slaba vest poslovodij, ki bi ji morali pravočasno dostaviti določene dokumente. Knjigovodja ne potrebuje specializirane formalne izobrazbe. Lahko se priuči potrebam knjigovodskih opravil, opravi tečaje, … pomaga pa, če ima ustrezno srednjo izobrazbo ekonomske, finančne ali administrativne usmeritve.
Knjigovodje v večjih organizacijah se lahko specializirajo za različna področja dela, kot so finančno, materialno ali stroškovno knjigovodstvo, pa saldakonti, osnovna sredstva in plače.
Knjigovodja periodično poroča o delu poslovodstvu. Lahko pa so ta poročila tudi zelo pogosta, odvisno od situacije in morebitnih težav organizacije pri poslovanju. Pri poročilih, revizijah, analizah praviloma sodeluje z računovodjem.
Knjigovodja je torej bolj kot ne administrativni pomočnik poslovodstva in v manjši organizaciji/ podjetju opravlja naslednje naloge (tudi ne nujno vse en sam knjigovodja):
- evidenca došlih faktur za material in storitve, ureditev potrjevanja s strani internih naročnikov
- evidenca plačil dobaviteljem in (včasih) njihovo plačevanje po navodilih internega naročnika ali poslovodje
- priprava in pošiljanje (rutinskih) faktur
- vodenje evidence plačil
- osnovno, rutinsko opozarjanje neplačnikov na zamujene plačilne roke
- vodenje gotovinskih izdatkov in prejemkov ter polaganje gotovine
- razvrščanje plačil s kreditnimi karticami zaposlenih po namenu plačil
- evidenca obstoječih osnovnih sredstev in novonabavljenih
- obračun in nakazovanje plač in prispevkov zaposlenim in zunanjim sodelavcem po predpripravi računovodstva
Knjigovodja organizacije je lahko zaposlen v sami organizaciji, lahko pa je v najetem knjigovodskem servisu. Če je stroškovno znosno, je po naših izkušnjah bolj učinkovito, priročno, z manj izgube časa in veliko bolj ažurno, če sedi knjigovodja v pisarni podjetja, da je pri roki za pojasnila in da se dokumentacije ne vozi sem ter tja. Če je podjetje majhno, je za manjši obseg knjigovodskega dela, npr. nekaj ur tedensko, možno to vključiti v opis del poslovnega sekretarja. Ažuren in redoljuben knjigovodja je lahko v veliko pomoč računovodji pri rednih internih poslovnih poročilih in seveda pri sestavljanju letnih poročil.
V Sloveniji je menda knjigovodsko-računovodskih servisov okoli 3000, v stanovsko zbornico pa jih je vključenih okoli 500.
Računovodja / računovodstvo
Računovodja mora zelo dobro razumeti dejavnost podjetja/organizacije, za katero opravlja svoje delo. Računovodja lahko pridobi dodaten naziv: licencirani računovodja ali strokovni vodja računovodskega servisa (ki pa še nista zakonsko zahtevana). Skrbeti mora za pravno-formalno zakonito finančno poslovanje. Opravlja predvsem naslednje naloge:
- postavitev kontnega plana podjetja/organizacije
- pravočasno, zaporedno in pravilno sprejemanje in izstavljanje knjigovodskih listin, razvrščanje stroškov in prejemkov po kontih glede na listine
- spremljanje nabave blaga in storitev, nakupe vrednostih papirjev, najem kreditov, nakazila depozitov ipd.
- izdelava kratkoročnih in dolgoročnih napovedi poslovanja podjetja
- postavitev proračuna podjetja za prihodnje obdobje
- analiza poslovanja v primerjavi s sektorjem in konkurenti
- napoved davčnih obremenitev in predlog za zmanjšanje istih
- redno spremljanje sprememb zakonodaje in predpisov ter implementacija sprememb v redno poslovanje
- sestavljanje bilance, letnih poročil, poročil družbenikom, poročil kreditodajalcem ipd.
Dober računovodja (tako moški kot ženska) je v velikansko pomoč poslovodstvu. Njegovo/njeno mesto je tudi na kolegijih ožjega vodstva. Vsakdo v vodstvo je vsaj do neke mere interdisciplinaren – morda najbolj direktor –, računovodja pa združuje v sebi specifično znanje in poznavanje, da lahko podatke, informacije in analize komentira poslovodstvu iz druge perspektive in predlaga ustrezne ukrepe.
Računovodska funkcija je v manjših podjetjih pogosto prenesena na zunanji servis, in poslovodstvo je tisto, ki mora tak servis »drezati« in čim bolj vključiti v dogajanje v podjetju ( pa najsi bodo to pogosti klici in obiski na servisu, povabilo računovodji, da se oglasi na sedežu podjetja, ali kaj drugega. Dejstvo je, da še vedno velja: kolikor (informacij, sodelovanja, poznavanja, osebnih stikov, …) »vložimo« v računovodjo, toliko lahko pričakujemo povratnih koristi (konkretnih predlogov, pravnih nasvetov, finančnega vodenja, …).
Inštitut Mediapro
