Sestanki so potrata časa!
Namesto, da bi delali, posedamo, zahteve po doseganju ciljev in norm pa ostajajo!
In podobno, sem pogosto slišal v prodajnih in marketinških oddelkih različnih podjetij. Vedno sem bil zagovornik rednih srečanj zaposlenih in sodelujočih v teh oddelkih, saj imajo sestanki, pod pogojem, da so kratki in dobro vodeni, niz dobrih učinkov, saj udeleženci:
- lahko neposredno izmenjujejo svoja stališča;
- razkrivajo trenutno problematiko, s katero se srečujejo;
- upajo na pomoč kolegov, če se znajdejo v zagatnem položaju;
- dobijo vpogled v delokrog kolegov;
- si krepijo pripadnost skupini in podjetju.
Zato in še zaradi česa so sestanki pozitivni in nujni, če le ne trajajo predolgo. Čeprav je bilo moje prvo podjetje pionir pri promoviranju videokonferenc še v devetdesetih in smo s tem prosvetljevali najpomembnejša slovenska podjetja. Ta pa niso kar tako odločila za uporabo video sestankov, ki bi povezali na primer terenske komercialiste na svojih rajonih, ampak so konzervativni direktorji raje plačevali potne stroške in izgubljen čas, da so se tedensko sestajali na sedežu družbe.
Zaradi terenske oddaljenosti članov ekipe, tudi nekaj sto ali tisoč kilometrov smo bili narazen, smo v času pred razširjenimi video konferencami uvedli telefonske skupinske sestanke z dvema skupinama. Udeleženci ali posameznik, na primer vodja oddelka, žal ne more videti reakcij in govorice telesa zbranih udeležencev skupine na terenu, pa tak način vseeno daje pozitivne rezultate, pa zelo ekonomičen je.
Epidemija covida19 pa je povsem spremenila zavrto miselnost o nujni osebni prisotnosti. Nastali so taki imenovani hibridni sestanki, s katerimi so po sili razmer reševali pomanjkanje osebnih stikov med vodji in posamezniki v skupini in med njimi samimi v skupini. Imel sem na stotine ali celo tisoče stikov na Skypu od poznega leta 2003 dalje in jih skoraj opustil nekako po 2010, ampak ti so imeli po največ tri zelo oddaljene udeležence.
Hibridni sestanek je seveda nekaj vmesnega, združevanje obeh načinov. Zdi se in številne raziskave to potrjujejo, da lahko s primerno tehnologijo in organiziranostjo zagotovijo prednosti obeh svetov. To sta zlasti neverbalna komunikacija in spontano sodelovanje udeležencev, hkrati pa so stroškovno in časovno zelo učinkovit način komuniciranja.
Za zares učinkovite hibridne sestanke je potrebno, da se udeleženci ne dolgočasijo in za sestanke je potrebno tehnološko razviti in ponotranjiti cel kup stvari.
Tehnologija zajema več kot le običajne prenosnike z vdelanimi kamerami. Uporabljena AV tehnika mora biti odlična, sicer udeležence odvrača od uporabe.
Prostor, ki služi za konferenčnega, je velikokrat ozek pravokotnik z dolgo mizo, vodja pa sedi na koncu. Pri njem je tudi kamera. Kako naj video udeleženec vidi in sliši in razbira jasno govorico telesa kolega na koncu mize?
Če je le mogoče, naj se za sestanke z bolj številčnimi udeleženci najde prikladnejši prostor kvadratnega ali celo okroglega tlorisa. Je vredno.
Oddaljeni udeleženci morajo vedno videti govorca. Potrebujemo kamero, ki sledi in se osredotoči nanj.
Druga kamera prikazuje celoten prostor, da ujamejo neverbalne znake osebnih kolegov. Preveč? Srečanja ni le enosmerna komunikacija govorca, to bi lahko bil telefonski sestanek. Vsakdo lahko opazuje tudi odziv udeležencev srečanja na besede govorca.
Tretja kamera prikazuje PowerPoint in/ali tablo.
Osebni udeleženci pa morajo jasno videti oddaljene udeležence na velikem zaslonu v konferenčni sobi. Za nemoten potek je verjetno potreben upravljalec tehnike, moderator bi lahko bil preobremenjen še s tem.
Moderator za oddaljene udeležence je pomembna vloga, saj so vodje skupin, tradicionalni moderatorji sestankov že preobremenjeni z upravljanjem sestanka in dnevnega reda.
Moderator zagotavlja, da oddaljeni udeleženci v celoti sodelujejo na sestanku in da so njihovi prispevki slišani in priznani. Moderator bi moral zahtevati povratne informacije in prispevke oddaljenih udeležencev ter po potrebi posredovati v njihovem imenu. Moderator mora glasno prebrati klepete, ki jih natipkajo udeleženci videokonference.
Udeleženci na daljavo zagovarjajo svojo perspektivo in so polnopravni udeleženci na hibridnih sestankih. Kot reakcijo na govorca uporabljajo reakcijske emojije ali klepet, kar ne moti poteka govora. Ker ne vidijo dobro odzivov, so v svojih bolj premišljeni. Še posebej primerni so za introvertirane udeležence, da se sploh oglasijo in morda pridobijo »vrednost« v očeh vodje.
Oddaljeni moderator lahko posega v opazovano dogajanje in skrbi, da ima lahko besedo vsakdo, ki ima kaj povedati.
Osebni udeleženci morajo biti pozorni na oddaljene udeležence in se potruditi, da jih vključijo v razpravo. Premagati morajo svojo intuitivno in naravno skušnjavo, da bi dali prednost drugim osebnim udeležencem. Pozorni morajo biti predvsem na oddaljene udeležence in k temu spodbujati tudi druge osebne udeležence.
Včasih je za spremembo komunikacijskih norm potrebno usposabljanje povezovalcev osebnih in oddaljenih sestankov ter tudi udeležencev, vključno z osebnimi in oddaljenimi. Usposabljanje – ki mora vključevati prakso in igranje vlog – bo pomagalo premagati začetno nelagodje in olajšalo prilagajanje novim normam.
Zelo pomembno je zajemanje povratnih informacij (vprašalniki, ankete ipd.) in nenehno izboljševanje dela na hibridnih sestankih, poleg splošnega vtisa še posebej o tem slišanosti sebe in drugih, možnosti vplivanja na potek, prilagajanje, vlogo moderatorja itd. Izboljšave je potrebno sprotno implementirati in hibridni sestanki bodo postali priljubljeni in učinkoviti celo bolj kot tradicionalni osebni.
