Dodatno delo ali odlika poslovnega bontona?
Obdarovanje je zelo stara navada. Obdarujemo se ob različnih priložnostih in v različnih družbenih okoljih: med sorodniki, prijatelji, sodelavci, podjetniki oziroma poslovnimi partnerji, diplomati … Obdarovanje je v poslovnem protokolu včasih enosmerno, včasih pa recipročno dejanje, kar pomeni, da gre za obojestransko dejanje. Način predaje je neke vrste ritual, ki je natančno določen in dogovorjen. A pojem obdarovanje ne zajema le konkretnega trenutka, ko darilo izročimo.
Strategija obdarovanja
Darilo ima veliko sporočilno moč, zato je pomembno, kaj, kako, kdaj in komu ga izročimo oziroma podarimo. Je znamenje (posebnega) spoštovanja, naklonjenosti in hvaležnosti, kar izražamo ob različnih priložnostih. Z njim pustimo poslovni odtis in sogradimo ugled podjetja, v imenu katerega ga izročamo.
Kadar smo mi obdarovalec, moramo biti pozorni na nekaj pravil. Med njimi je tudi evidenca oziroma natančno beleženje, ki ga v procesu obdarovanja ne smemo zanemariti. In prav na to se osredinjam v tem članku.
Ste že slišali za strategijo obdarovanja? Marsikdo ob besedi obdarovanje pomisli na darilo in nasmeh do ušes tistega, ki darilo prejme. A proces obdarovanja se začne že veliko pred tem vrhuncem. Če bi to komunikacijsko verigo, ki se začne pri sporočevalcu in konča pri prejemniku – naslovniku primerjali z dramskim trikotnikom, bi rekli, da je priprava začetek, obdaritev vrh in evidenca zaključek.
Kaj spada na »začetek«?
Natančna proučitev našega obdarovanca je zelo pomembna. Pred izbiro darila se moramo vprašati, kaj želimo s sporočilom doseči, katero čustvo in vrednoto z njim nagovoriti, v kakšnem (kako globokem) poslovnem odnosu smo, ob kakšni priložnosti nekaj podarjamo (obisk, sklenitev pogodbe, splošni praznik, obletnica njihovega podjetja, kakšen poseben dosežek …). Od vsega tega je odvisna izbira darila.
Hkrati pa naj bo darilo vsaj posredno povezano z našim delom in organizacijo, v imenu katere ga podarjamo (vizija, poslanstvo, vrednote …).
V svojih organizacijah imate verjetno vedno nekaj daril za različne priložnosti, ki čakajo na pravi trenutek in jih imate »na zalogo«. Zato izgovora, da niso bila izbrana premišljeno, ne sme biti.
Lotite se tega strateško. Poskrbite za darila, ki jih lahko razvrstite v več skupin: promocijska, poslovna, osebna.
Pred nakupom razmislite, kako lahko v zgodbo obdarovanja vpletete delček podjetja, v katerem delate. Naj bo ta odtis – kot že omenjeno – povezan s katero od vaših organizacijskih vrednot, poslanstvom, izdelki, storitvami … Vsekakor je dobro, da se ujema z njimi. Če je npr. eno od vaših pomembnih vodil ekološka ozaveščenost, kar poudarjate na vsakem koraku in v javnosti ter se trudite to filozofijo upoštevati v proizvodnem procesu, pri embalaži oziroma ovojnini …, izkažite to tudi z darilom, ki izraža isto zavezo.
O »pripovedovanju zgodbe«, povezane z obdarovanjem, morda kdaj v prihodnje, tokrat pa podajam pravila in priporočila glede evidence daril.
Evidenca daril
Več ko imate namreč stikov z različnimi ljudmi, poslovnimi partnerji, več je priložnosti za obdarovanje. In nepreglednost se ob tem lahko kopiči, če tega ne beležimo.
Zato si ustvarite datoteko ali izberite zvezek, v katerega boste to zapisovali. Če se odločite za datoteko na svojem računalniku, poskrbite, da bo imel dostop do nje še kdo oziroma da jo sproti, ko jo dopolnjujete, delite še s kom.
Zakaj? Zelo nerodno in neprofesionalno je, če nekdo prejme od istega poslovnega partnerja dvakrat enako darilo. Morda celo ne v razponu nekaj let, ampak v enem letu. Ves trud in dober namen, ki smo ga z obdarovanjem želeli izkazati, s tem potoneta.
Preglednica, v katero vpisujemo darila, naj vsebuje kategorije za natančno poimenovanje darila (če je to umetniška slika, ne napišemo samo SLIKA, ampak tudi avtorja, ime motiva …), datum obdarovanja in podjetje ter ime obdarovanca. Ne pozabimo zapisati tudi vrednosti, saj nas k podajanju tovrstnih podatkov ob koncu leta zavezuje tudi zakon.
Če bomo redno zapisovali vse to, zagotovo ne bo prišlo do zadrege ob obdarovanju.
V primerih, ko nekdo prejme v istem poslovnem okolju dvakrat ali celo večkrat enako darilo, so sicer reakcije obdarovanca lahko različne; nekdo se naredi, da tega ni opazil (si pa misli svoje o naši taktnosti in poznavanju bontona), nekdo se ne more povsem zadržati in pridvigne obrvi ali se nenavadno nasmehne, nekdo pa kar naravnost pove, da je tako darilo že prejel od nas in se morda na ta račun pošali …). Ljudje v praksi, ko o tem predavam in predstavljajo svoje primere, ko so bili v vlogi obdarovalca ali obdarovanca in se je to zgodilo, priznajo, da to ni redko, odzivi pa so res zelo različni.
Zavedajmo se, da ni pomembna le ideja, ki nas pripelje do ustreznega darila. Za popoln odličen vtis je treba dodati tudi to pravilo – da se darila isti osebi ne ponavljajo.
Tudi zato je manj možnosti, da bi darilo pristalo v košu za smeti, v predalu, ropotarnici, ampak ga bo obdarovani z veseljem prinesel v svoje podjetje, postavil na mizo v pisarni, na omaro …
Irena Potočar Papež
Ob koncu podajam tri dodatne namige, ki izhajajo iz pogostih napak, ko se odločamo, kaj bi podarili.
Prvi namig
Če smo se odločili podariti za darilo vino, naj bo to izbrano in naj prihaja iz okoliškega vinorodnega okoliša, na njem naj bo ustrezna etiketa. Nanjo pa nikoli ne odtisnemo npr. grba občine ali svojega imena, imena podjetja, v imenu katerega vino podarjamo …
Drugi namig
Pogosto podarimo za darilo knjigo, kar ni nič spornega. Pri tem pa moramo upoštevati pravilo, da vanjo ne pišemo posvetil. To napišemo na poseben ustrezno kakovosten in protokolaren papir. Še posebej lepo je, če napišemo posvetilo lastnoročno (in z nalivnim peresom). Če se odločimo za knjigo, naj bo njena vsebina ali avtor povezana oziroma povezan s krajem, kjer je podjetje. Mimogrede: za tujejezične goste knjiga v slovenščini nima pomena, razen če so v njej samo fotografije. V tem primeru naj bo knjiga, ki je darilo, dvojezična.
Seveda obdarovancu ne razlagamo, kolikšna je vrednost darila. Zato smo prav pri knjigah včasih v zadregi, saj je cena odtisnjena na njih. Lahko pa to zelo elegantno rešimo npr. z ustrezno etiketo, ki ni moteča, je neopazna, a to seveda ni logo podjetja, če knjige ni izdalo to podjetje.
Tretji namig
Bolj kot z vrednostjo (ceno) darila naredimo vtis na obdarovanca z načinom obdaritve (besedno in nebesedno komunikacijo ob tem) ter seveda izvirnostjo. Pa tudi sicer moramo upoštevati Zakon o preprečevanju korupcije (ZPKor).
Irena Potočar Papež,
podjetnica, predavateljica, motivacijska govornica, voditeljica dogodkov in avtorica knjig
Peresa, s. p.
IG: irenapotocarpapez
