Poslovni trener petim ekipam da nalogo: »Iz papirja, lepila in škarij sestavite most. Zmagala bo ekipa, ki bo naredila najdaljši most, mora pa ta vzdržati težo rokovnika, ki ga držim v roki.« Ekipe se zaženejo v delo. Razmišljajo, snujejo rešitve. Adrenalin naraste: »Kako se lotiti? Kaj predlagaš? Daj škarje. Vzemi lepilo …«. Po dvajsetih minutah so mostovi narejeni. Zmaga skupina, ki je naredila najdaljši most in je vzdržal težo rokovnika, ki ga nanj položi trener.
»Kako to, da nismo mi zmagali,« se pritožuje ena od skupin, »naredili smo bistveno lepši most.« Trener jih izzove s ciljem naloge: »Je kdorkoli rekel, da je cilj, da je most lep? Navodilo je bilo, da naj bo most najdaljši in čvrst.«
Dovolj popolno je
Česa nas uči primer? Da je potrebno razumeti, kaj je cilj in se osredotočiti nanj, če želimo uspeti. »Enostavnost zelo pogosto vključuje ‘barantanje’, zamenjavo ene vrednote za drugo glede na korist ene ali druge,« v knjigi Enostavnost v razmišljanju piše Edward de Bono. ‘Manj, a bolje,’ je tudi ena zgodovinskih utemeljitev dobrega dizajna, za katerega velja tudi modrost:
Kako veš, da imaš dober dizajn? Ne takrat, ko nimaš več ničesar dodati, temveč ko nimaš več ničesar odvzeti’.
Ali kot je rada rekla slavna poslovna voditeljica Carly Fiorina, ki je vodila združevanje podjetij Hewlett Packard in Compaq:
»It is perfect enough.« Dovolj popolno je.
35-krat bolj komplicirano
Zakaj je poenostavljanje postalo tako pomembno? Podatki, ki jih je na Managerskem kongresu septembra 2014 predstavil Eric Floor iz Boston Consulting Group, razkrivajo osupljivo sliko: kompleksnost sveta se je v zadnjih 50 letih povečala 6-kratno. In kako smo se odzvali na to? Tako, da smo kompliciranje povečali kar 35-krat! V podjetjih to pomeni vzpostavljanje novih in novih zapletenih postopkov, sistemov ter struktur. V vsakdanjem življenju pa samo poglejte navodila za nov TV sprejemnik – potrebujete celo popoldne, da ga preštudirate, mar ne?
Kaj je razlika med kompliciranjem in kompleksnostjo? Inženirji bi rekli, da je ima komplicirano vedno en vhod in en izhod (ne glede na to, koliko kompliciramo), kompleksno pa en vhod in več možnih izhodov. Slovar slovenskega jezika besedo komplicírati razlaga kot ‘delati kaj težavno, težje rešljivo, zapletati’, kompleksno pa kot ‘vsestranski, celovit’.
Kompliciranje trati vire
Zakaj je razlika zanimiva? Ker kompliciranje trati čas, energijo in denar. In lahko odvrača pozornost od bistvenega. V življenju temu, kar počnemo, pogosto dodajamo lastnosti in aktivnosti, ki so nam pomembne, ki nam predstavljajo vrednoto. Velikokrat je to dobrodošlo, saj izboljšuje in olepšuje rezultate našega dela. Toda, ali tudi dodaja vrednost? Je to, kar smo prispevali, vredno in cenjeno z vidika zastavljenega cilja? Ali le po nepotrebnem obremenjuje postopke in upočasnjuje tempo? V poslu namreč ni več velikih in malih podjetij, pravijo – so le hitra in počasna.
Zakaj počnemo to, kar počnemo?
Znana je anekdota o hčerki, ki je mamo vprašala, zakaj ribi vedno odreže glavo, ko jo da v ponev. »Tako je delala že moja mama,« se glasi odgovor. Zvedava hči gre do babice z istim vprašanjem. Babica ji pove, da je tako delala že tudi njena mati. Vnučka ne obupa in gre do prababice. In od nje izve: »Veš, draga vnukinja, ko sem bila mlada, večjih ponev ni bilo, zato smo ribi vedno odrezali glavo.«
Zamislimo se. Kolikokrat ‘režemo ribi glavo’ in se ne vprašamo zakaj. »Tako delamo že 20 let,« včasih kdo reče. Groza, bo pomislil drugi – že 20 let nobenega napredka! »Podjetje bi moralo vsake tri leta izzvati vsak izdelek, storitev, usmeritev ali distribucijsko pot in se vprašati: če bi se odločali danes, ali bi se še odločili za to,« se sprašuje Peter Drucker, eden največjih raziskovalcev managementa. Če je odgovor ne, poudarja Drucker v svojih delih, z izdelkom (politiko itn.) ni smiselno nadaljevati in je potrebna opustitev.
Zastavimo si vprašanje, zakaj nekaj počnemo. Kako bi to lahko počeli na najbolj enostaven način? In kaj v resnici kupcu predstavlja in ustvarja vrednost? Kompliciranje in perfekcionizem praviloma ne.
5 nasvetov za poenostavljanje
- Enostavnost si postavite za vrednoto.
- Poenostavljajte dejavno in zavestno.
- Toda: najprej razumite, potem poenostavljajte.
- Izpodbijajte obstoječe, opustite, če ne koristi.
- Bodite pripravljeni, da žrtvujete druge vrednote za enostavnost.
Povzeto po Edward de Bono: Enostavnost v razmišljanju.
De Bono strokovnjaka opiše kot osebo, ki ji je uspelo poenostaviti odločanje in presojanje, ker je vedel, čemu posvetiti pozornost in kaj zanemariti.
