Bi si upali v povprečju znižati porabljeni čas za branje in odgovor na mejl (recimo, da je bil brez časovno zahtevnih priponk) in zanj porabiti manj kot pet minut? Z nekaj vaje najbrž gre.
Verjetno se moramo najprej zediniti, kaj pomeni elektronsko sporočilo – »email« – in kaj elektronsko pismo. Sporočila so kratka besedila, ki naslovniku ne povzročajo večjih ‘motenj’: prebere ga, ko utegne, in tudi odgovori, ko utegne. Telefonski klic je kanal za nujno in takojšnjo komunikacijo, pri sms se pričakuje nekoliko manj hiter odgovor. Sporočila na družbenih omrežjih pa sploh ne sodijo v poslovno okolje, če pa že so, pa dovoljujejo daljši čas za odgovor (npr. LinkedIn).
Elektronska pošta oziroma sporočilo, o katerem govorimo, »email« ali v slangu kar mejl, je torej kratko, vsebuje le nekaj vrstic. Ni kak memorandum, vprašalnik na dveh tipkanih straneh, ekspertiza ali strokovno mnenje z – bognedaj – zajetnimi priponkami. Tisto je elektronsko pismo, ne sporočilo.
Če na dan dobimo 20 mejlov, na katere moramo odgovoriti, in zanje v povprečju porabimo 12 minut, potem to znese 4 ure! Si to lahko privoščimo? Mnogi od nas dobimo več mejlov dnevno. Bomo prenehali odgovarjati nanje, bomo selekcionirali, komu in po kakšnih pravilih bomo odgovarjali – ali pa bomo zmanjšali porabo časa za odgovor? Smotrno ubesedenje sporočila je pomembno tako za nas, ki ga pišemo, kot za osebo, ki ji je namenjeno. Vsi želimo racionalno izkoristiti svoj čas.
Vredno si je nastaviti protokol v lastno ravnanje, da čim bolj učinkovito porabimo čas za mejle. Če namesto 12 minut porabimo le 3 minute, imamo 3 ure časa dnevno več za druga opravila – verjetno celo bolj produktivna.
Še nekaj splošnih smernic za skrajševanje emailov:
- Kljub temu, da želite biti hitri, ne počnite tega na račun vljudnosti. Kratki odgovori na prispele mejle, kot so Ne!, Me ne zanima; Drugič; Nimam časa; Pošljite mi kaj več … in podobni so primer grobega komuniciranja. Prav tako ne gre pretiravati z neiskreno vljudnostjo, čeprav pošiljamo nekomu sporočilo prvič ali pa gre za visoko pozicionirano osebo (npr. generalnega direktorja, vrhovnega sodnika, …): izogibajmo se »odvetniškega« jezika (npr.: vaše velecenjeno….; izvolite plačati…).
- Nagovor je odvisen od tega, kako dobro osebo poznamo in v kakšnem odnosu smo z njo. Če dobimo od neznanca, za katerega nikdar nismo slišali in ki nam (očitno) ni poklicni kolega ali kolega v poslu, prvo sporočilo, ki se začne z: »Živjo, …« potem si ne ustvarite ravno najboljšega mnenja o tej osebi. Če ji boste odgovorili z enakim »Živijo«, se s tem spuščate na enak, grob ali primitiven ali vsaj nespoštljiv nivo. Če osebe ne poznamo dobro ali je sploh ne poznamo, potem se naše sporočilo praviloma začne s Spoštovani ali Spoštovani gospod X.. Če smo z osebo že kontaktirali, vendar ne v večji meri, si lahko privoščimo Pozdravljeni!. Živijo ali Zdravo ali Hojla pa je za osebe, s katerimi se praviloma tikamo in se dokaj dobro poznamo.
- Zaključni pozdrav je – podobno kot nagovor- odvisen od relacije z osebo. Kadar je ne poznamo (dovolj), smo bolj formalni in jo vikamo, bo primeren zaključek S spoštovanjem ali Lepo pozdravljeni ali (predolgo) Še naprej vam želim lep dan. Kadar pa smo si z osebo domači, lahko zaključimo z Živijo, Pozdravljen, ali celo LP.
- Vsekakor, kot pri vsakem komuniciranju, je ena zahvala več manj škodljiva, kot ena premalo. Lahko začnemo takole: »Spoštovani g. Kovač, hvala vam za sporočilo. Bilo je ravno pravočasno. Se oglasim z novicami po 15h. Lepo pozdravljeni, XY« Ali pa nekaj v podobnem smislu z osebo, ki jo dobro poznamo (sodelavec, stanovski kolega, partner): »Živijo, lepo, da si se spomnil name. Lepa hvala za karte, se oddolžim. LP XY.« Pisanje takih sporočil traja manj kot minuto.
- Raje kot ne skoparimo s klicaji. Klicaj pomeni vpitje na osebo in ukazovanje. Spomnimo se do skrajnosti vljudnega angleškega načina komuniciranja, ko nihče ne vpije, le vljudno prosi za nekaj – kozarec vode ali umikanje v prenapolnjeni podzemski.
- Uporabimo okrajšave, kadar so umestne, če komuniciramo z osebo iz enakega slengovskega kroga in kadar to dopušča vljudnost; npr. kratica FYI (For Your Information), ki se kar uveljavlja, če kaj preusmerimo na neko osebo ali kopiramo povezavo na neko zadevo. Številni so prevzeli tudi Thx namesto Hvala. Za nekatere je to lahko žaljivo (nikar ne pozabimo naše lepe slovenščine …), zato jo uporabljajmo le v preverjenem odnosu. V domačnem okolju so seveda možna tudi druga nadomestila oziroma nedvoumne kratice, kakršne pozna vsaka stroka, pa tudi birokracija in resorna ministrstva. Nasprotno pa lahko v drugem okolju povzročijo zmedo.
- Nekoliko lahko pridobimo tudi s treningom. Vzemite pod lupo nekaj nedavno poslanih mejlov, za katere menite, da ste izgubili preveč časa za njihovo pisanje, da so predolgi, preveč gostobesedni in podobno. Kopirajte besedilo iz mejla v word in ga skušajte skrajšati, ne da bi prizadeli jasnost sporočila. Skrajšati je možno praktično vsako besedilo. Mislite v okviru omejitve teksta, kot jo ima twitter (od nekdaj 140 znakov je zdaj dovoljenih 280, pri tem pa je začuda padla povprečna dolžina tvita od 34 na 33 znakov!). Poskušajmo ostati pri 140 znakih, to je kaki dve vrstici v wordu. Videli boste, da je marsikaj mogoče.
- Kadar prvi pošiljate email, vpišite tudi ustrezen tekst v rubriko zadeve/subject. Namesto da, kot številni to počno, pustimo praznega in potem povzroča zmedo pri naslovniku, mu dodajmo kratek in vsebinski tekst, npr.: Krivca bomo kaznovali; ali – Zavračamo račun; ali – Dovoljenje za kontakt… ipd. Velikokrat je moč zadevo napisati tako, da se kar nadaljuje v sporočilo, zlasti pri manj formalnih kontaktih s sodelavci ali kolegi.
- Pri resničnem pisanju elektronskih sporočil si predse v zorni kot postavite (morda peščeno) uro, da dobite nekaj občutka za porabljeni čas pisanja.
Kako pa se spopadajo z omejenim časom nekateri znani Slovenci?
Darinka Pavlič Kamien, strokovnjakinja za komuniciranje:
»Poslu namenim okoli 10 ur dnevno. Dobro polovico delovnika porabim za delo za računalnikom, slaba polovica so sestanki, briefingi, brainstormingi, organizacija dogodkov, poti vmes. Od računalniškega dela porabim približno 30% ali kakšno uro in pol dnevno za odgovarjanje na emaile, medtem ko se z družbenimi mediji ne ukvarjam prav zaradi pomanjkanja časa. Preostali »računalniški« čas je pisanje strategij, konceptov, tekstov, idej, izobraževanje o dnevnem dogajanju in prebiranje strokovnih vsebin. Samokritično lahko ocenim, da pretiravam pri vsem, kar počnem. Na poti do uspeha sta potrebna ciljna naravnanost, disciplina, doslednost in red. Predvsem pa oblikovanje pravih prioritet, ki morajo biti v sozvočju z našimi osebnimi in poslovnimi vrednotami.«
Dušan Olaj, generalni direktor, DUOL:
»Dnevno porabim za pisanje elektronskih obvestil tudi 5 in več ur. Ne glede na to, da večino elektronskih obvestil delegiram sodelavcem, je to zelo veliko časa. V Duolu že lep čas vsi razmišljamo, kako zmanjšati čas, potreben za taka obvestila, ali vsaj zmanjšati zaostanke pri pisanju odgovorov. Ena od stvari, ki smo jih uvedli, je “tiha ura”, ko v podjetju prekinjamo medsebojno komuniciranje in komuniciranje ven/noter ter se posvetimo zadevam, ki potrebujejo več pozornosti.
Kakšne druge rešitve v tem trenutku ne vidim. Porast količine elektronske pošte je pač posledica našega globalnega trženja in kvalitetnega marketinga in prodajnikov. Bolje tako, kot pa, da bi imeli premalo elektronske pošte.«
Dušan Olaj | DUOL d.o.o.
Vir slike: Gea College
Gaja Brecelj, direktorica, Umanotera:
»Za elektronsko pošto porabim povprečno dve uri na dan (sporočila pišem samo po e-pošti in ne preko ostalih platform, kot je npr. FB). To se mi zdi veliko, a zaenkrat še znosno. Vsekakor pa bi bilo hitreje, če bi se več dogovarjali na način, kot smo se še ne dolgo nazaj – torej preko telefona. V zadnjih letih je ljudem vedno bolj neudobno pogovarjati se (v živo, po telefonu), zato je vedno več komunikacije v tipkani obliki, kar pa pomeni tudi več porabljenega časa in načeloma tudi več povzročenih emisij (saj je večinoma za dogovor potrebnih več e-pošt v vsako smer, da se stvari dokončno dogovorijo, kar pomeni večja obremenitev strežnikov in s tem porabljene energije …).«
Gaja Brecelj
Aleš Hauc, podjetniški svetovalec:
»Za urejanje elektronske korespondence namenim dnevno okoli pol ure časa, odvisno od prejetih sporočil. Trudim se, da bi na vsako sporočilo odgovoril takoj ali pa vsaj isti dan. Na FB nisem prisoten, ker temu omrežju žal ne zaupam dovolj. Sem na LinkedInu in Instagramu, na svojem pametnem telefonu pa imam tudi mobilno različico. Vsekakor pričnem najprej odgovarjati na nujna sporočila ali pisati nujna sporočila, potem pa ostala, ki so manj nujna. Držim se načela, kdor »hitro da, dvakrat da«. Opažam pa, da je komunikacija po družbenih omrežjih pri nas na relativno nizki ravni. Ljudje se velikokrat ne odzivajo v razumnem času ali pa se sploh ne odzovejo. Isto velja za SMS sporočila.«
Saša Einsiedler, trenerka uspešnosti, svetovalka in coach:
»Na pošto odgovarjam predolgo in tudi na FB preživim preveč časa. Včasih se zalotim, da kar gledam in gledam in gledam po spletu, pa na koncu mine ura… Zato sem si naložila aplikacijo, ki me vsakih 15 minut spomni na mojo prisotnost tukaj in zdaj in na to, kaj delam, zakaj sem pred zaslonom. Globoko vdihnem in izdihnem in se znova osredotočim na bistveno. To mi zelo pomaga.
Sama imam rada, če mi nekdo hitro odgovori na mojo pošto, zato se trudim tako ravnati tudi jaz. Vendar bo moj naslednji korak ta, da si bom določila pregledovanje pošte trikrat na dan in takrat bom tudi odgovarjala nanjo. No, bom videla, kako mi bo šlo …«
Vsak od gornjih znanih in uspešnih poslovnih ljudi se torej loteva mejlov malo drugače. Vsi pa se trudijo biti vljudni, hitro odzivni in »varčni« s časom, ko jih pišejo ali odgovarjajo nanje. Nekaterim časovno varčevanje uspeva bolj, drugim manj. Tako pač, kot smo si ljudje podobni ali različni med sabo.
Tudi mi bomo seveda skušali storiti kaj v tej smeri – ‘bomo pa videli, kako nam bo šlo’.
