• Ustanovitev podjetja
  • Covid-19 – POMOČ PODJETNIKOM
  • Javni razpisi
  • Avtorji
  • E-NOVICE
  • Več o portalu
  • OGLAŠEVANJE
  • Kontakt

NoviPodjetnik

  • Vodenje
  • Prodaja
  • Marketing
  • Komuniciranje
  • Nasveti
  • Zanimivo
  • Finance
  • Startup
  • Razpisi
  • E-NOVICE
Home » 5 minut za email | Saša Einsiedler, Dušan Olaj, Darinka Pavlič Kamien, Gaja Brecelj, Aleš Hauc

5 minut za email | Saša Einsiedler, Dušan Olaj, Darinka Pavlič Kamien, Gaja Brecelj, Aleš Hauc

Čas branja: 8 min      
Pri elektronski pošti je običajno tako kot pri vseh drugih stvareh (FB, LI, sms-ih …): bolj kot smo aktivni, bolj se nam ta kanal odziva in več povratnih in tudi več prvih mejlov dobivamo. Število prejetih sporočil je lahko zelo veliko.  Kako naj racionaliziramo porabo časa za odgovarjanje na mejle? Najbrž ne z zmanjšanjem lastne proaktivnosti, ampak s krajšanjem časa in obsega naših odgovorov na elektronsko pošto.

 

Bi si upali v povprečju znižati porabljeni čas za branje in odgovor na mejl (recimo, da je bil brez časovno zahtevnih priponk) in zanj porabiti manj kot pet minut? Z nekaj vaje najbrž gre.

Verjetno se moramo najprej zediniti, kaj pomeni elektronsko sporočilo – »email« – in kaj elektronsko pismo. Sporočila so kratka besedila, ki naslovniku ne povzročajo večjih ‘motenj’: prebere ga, ko utegne, in tudi odgovori, ko utegne. Telefonski klic je kanal za nujno in takojšnjo komunikacijo, pri sms se pričakuje nekoliko manj hiter odgovor. Sporočila na družbenih omrežjih pa sploh ne sodijo v poslovno okolje, če pa že so, pa dovoljujejo daljši čas za odgovor (npr. LinkedIn).

Elektronska pošta oziroma sporočilo, o katerem govorimo, »email« ali v slangu kar mejl, je torej kratko, vsebuje le nekaj vrstic. Ni kak memorandum, vprašalnik na dveh tipkanih straneh, ekspertiza ali strokovno mnenje z – bognedaj – zajetnimi priponkami. Tisto je elektronsko pismo, ne sporočilo.

Če na dan dobimo 20 mejlov, na katere moramo odgovoriti, in zanje v povprečju porabimo 12 minut, potem to znese  4 ure! Si to lahko privoščimo? Mnogi od nas dobimo več mejlov dnevno. Bomo prenehali odgovarjati nanje, bomo selekcionirali, komu in po kakšnih pravilih bomo odgovarjali – ali pa bomo zmanjšali porabo časa za odgovor? Smotrno ubesedenje sporočila je pomembno tako za nas, ki ga pišemo, kot za osebo, ki ji je namenjeno. Vsi želimo racionalno izkoristiti svoj čas.

Vredno si je nastaviti protokol v lastno ravnanje, da čim bolj učinkovito porabimo čas za mejle. Če namesto 12 minut porabimo le 3 minute, imamo 3 ure časa dnevno več za druga opravila – verjetno celo bolj produktivna.

 

Še nekaj splošnih smernic za skrajševanje emailov:

  • Kljub temu, da želite biti hitri, ne počnite tega na račun vljudnosti. Kratki odgovori na prispele mejle, kot so Ne!, Me ne zanima; Drugič; Nimam časa; Pošljite mi kaj več … in podobni so primer grobega komuniciranja. Prav tako ne gre pretiravati z neiskreno vljudnostjo, čeprav pošiljamo nekomu sporočilo prvič ali pa gre za visoko pozicionirano osebo (npr. generalnega direktorja, vrhovnega sodnika, …): izogibajmo se »odvetniškega« jezika (npr.: vaše velecenjeno….; izvolite plačati…).
  • Nagovor je odvisen od tega, kako dobro osebo poznamo in v kakšnem odnosu smo z njo. Če dobimo od neznanca, za katerega nikdar nismo slišali in ki nam (očitno) ni poklicni kolega ali kolega v poslu, prvo sporočilo, ki se začne z: »Živjo, …« potem si ne ustvarite ravno najboljšega mnenja o tej osebi. Če ji boste odgovorili z enakim »Živijo«, se s tem spuščate na enak, grob ali primitiven ali vsaj nespoštljiv nivo. Če osebe ne poznamo dobro ali je sploh ne poznamo, potem se naše sporočilo praviloma začne s Spoštovani ali Spoštovani gospod X..  Če smo z osebo že kontaktirali, vendar ne v večji meri, si lahko privoščimo Pozdravljeni!. Živijo ali Zdravo ali Hojla pa je za osebe, s katerimi se praviloma tikamo in se dokaj dobro poznamo.
  • Zaključni pozdrav je – podobno kot nagovor- odvisen od relacije z osebo. Kadar je ne poznamo (dovolj), smo bolj formalni in jo vikamo, bo primeren zaključek S spoštovanjem ali Lepo pozdravljeni ali (predolgo) Še naprej vam želim lep dan. Kadar pa smo si z osebo domači, lahko zaključimo z Živijo, Pozdravljen, ali celo LP.
  • Vsekakor, kot pri vsakem komuniciranju, je ena zahvala več manj škodljiva, kot ena premalo. Lahko začnemo takole: »Spoštovani g. Kovač, hvala vam za sporočilo. Bilo je ravno pravočasno. Se oglasim z novicami po 15h. Lepo pozdravljeni, XY« Ali pa nekaj v podobnem smislu z osebo, ki jo dobro poznamo (sodelavec, stanovski kolega, partner): »Živijo, lepo, da si se spomnil name. Lepa hvala za karte, se oddolžim. LP XY.« Pisanje takih sporočil traja manj kot minuto.
  • Raje kot ne skoparimo s klicaji. Klicaj pomeni vpitje na osebo in ukazovanje. Spomnimo se do skrajnosti vljudnega angleškega načina komuniciranja, ko nihče ne vpije, le vljudno prosi za nekaj – kozarec vode ali umikanje v prenapolnjeni podzemski.
  • Uporabimo okrajšave, kadar so umestne, če komuniciramo z osebo iz enakega slengovskega kroga in kadar to dopušča vljudnost; npr. kratica FYI (For Your Information), ki se kar uveljavlja, če kaj preusmerimo na neko osebo ali kopiramo povezavo na neko zadevo. Številni so prevzeli tudi Thx namesto Hvala. Za nekatere je to lahko žaljivo (nikar ne pozabimo naše lepe slovenščine …), zato jo uporabljajmo le v preverjenem odnosu. V domačnem okolju so seveda možna tudi druga nadomestila oziroma nedvoumne kratice, kakršne pozna vsaka stroka, pa tudi birokracija in resorna ministrstva. Nasprotno pa lahko v drugem okolju povzročijo zmedo.
  • Nekoliko lahko pridobimo tudi s treningom. Vzemite pod lupo nekaj nedavno poslanih mejlov, za katere menite, da ste izgubili preveč časa za njihovo pisanje, da so predolgi, preveč gostobesedni in podobno. Kopirajte besedilo iz mejla v word in ga skušajte skrajšati, ne da bi prizadeli jasnost sporočila. Skrajšati je možno praktično vsako besedilo. Mislite v okviru omejitve teksta, kot jo ima twitter (od nekdaj 140 znakov je zdaj dovoljenih 280, pri tem pa je začuda padla povprečna dolžina tvita od 34 na 33 znakov!). Poskušajmo ostati pri 140 znakih, to je kaki dve vrstici v wordu. Videli boste, da je marsikaj mogoče.
  • Kadar prvi pošiljate email, vpišite tudi ustrezen tekst v rubriko zadeve/subject. Namesto da, kot številni to počno, pustimo praznega in potem povzroča zmedo pri naslovniku, mu dodajmo kratek in vsebinski tekst, npr.: Krivca bomo kaznovali; ali – Zavračamo račun; ali – Dovoljenje za kontakt… ipd. Velikokrat je moč zadevo napisati tako, da se kar nadaljuje v sporočilo, zlasti pri manj formalnih kontaktih s sodelavci ali kolegi.
  • Pri resničnem pisanju elektronskih sporočil si predse v zorni kot postavite (morda peščeno) uro, da dobite nekaj občutka za porabljeni čas pisanja.
Pri nekaterih poslih in opravilih si lahko del teksta, ki se v nekateri situacijah ponavlja ali je dokaj pogost, pripravimo kot predlogo/template, in dele vkopiramo v novo sporočilo, ali celo porabimo template ter ga dopolnimo. Številne aplikacije, kot so Google Doc in druge, vam lahko prenesejo vsebine iz elektronskih sporočil v druge okvire in pospešijo delo.

Kako pa se spopadajo z omejenim časom nekateri znani Slovenci?

Darinka Pavlič Kamien, strokovnjakinja za komuniciranje:

»Poslu namenim okoli 10 ur dnevno. Dobro polovico delovnika porabim za delo za računalnikom, slaba polovica so sestanki, briefingi, brainstormingi, organizacija dogodkov, poti vmes. Od računalniškega dela porabim približno 30% ali kakšno uro in pol dnevno za odgovarjanje na emaile, medtem ko se z družbenimi mediji ne ukvarjam prav zaradi pomanjkanja časa. Preostali »računalniški« čas je pisanje strategij, konceptov, tekstov, idej, izobraževanje o dnevnem dogajanju in prebiranje strokovnih vsebin. Samokritično lahko ocenim, da pretiravam pri vsem, kar počnem. Na poti do uspeha sta potrebna ciljna naravnanost, disciplina, doslednost in red. Predvsem pa oblikovanje pravih prioritet, ki morajo biti v sozvočju z našimi osebnimi in poslovnimi vrednotami.«

 

Dušan Olaj, generalni direktor, DUOL:

»Dnevno porabim za pisanje elektronskih obvestil tudi 5 in več ur. Ne glede na to, da večino elektronskih obvestil delegiram sodelavcem, je to zelo veliko časa. V Duolu že lep čas vsi razmišljamo, kako zmanjšati čas, potreben za taka obvestila, ali vsaj zmanjšati zaostanke pri pisanju odgovorov.  Ena od stvari, ki smo jih uvedli, je “tiha ura”, ko v podjetju prekinjamo medsebojno komuniciranje in komuniciranje ven/noter ter se posvetimo zadevam, ki potrebujejo več pozornosti. 

Kakšne druge rešitve v tem trenutku ne vidim. Porast količine elektronske pošte je pač posledica našega globalnega trženja in kvalitetnega marketinga in prodajnikov. Bolje tako, kot pa, da bi imeli premalo elektronske pošte.« 

Dušan Olaj | DUOL d.o.o.
Vir slike: Gea College

 

Gaja Brecelj, direktorica, Umanotera:

»Za elektronsko pošto porabim povprečno dve uri na dan (sporočila pišem samo po e-pošti in ne preko ostalih platform, kot je npr. FB). To se mi zdi veliko, a zaenkrat še znosno. Vsekakor pa bi bilo hitreje, če bi se več dogovarjali na način, kot smo se še ne dolgo nazaj – torej preko telefona. V zadnjih letih je ljudem vedno bolj neudobno pogovarjati se (v živo, po telefonu), zato je vedno več komunikacije v tipkani obliki, kar pa pomeni tudi več porabljenega časa in načeloma tudi več povzročenih emisij (saj je večinoma za dogovor potrebnih več e-pošt v vsako smer, da se stvari dokončno dogovorijo, kar pomeni večja obremenitev strežnikov in s tem porabljene energije …).« 

Gaja Brecelj

 

Aleš Hauc, podjetniški svetovalec:

»Za urejanje elektronske korespondence namenim dnevno okoli pol ure časa, odvisno od prejetih sporočil. Trudim se, da bi na vsako sporočilo odgovoril takoj ali pa vsaj isti dan. Na FB nisem prisoten, ker temu omrežju žal ne zaupam dovolj. Sem na LinkedInu in Instagramu, na svojem pametnem telefonu pa imam tudi mobilno različico. Vsekakor pričnem najprej odgovarjati na nujna sporočila ali pisati nujna sporočila, potem pa ostala, ki so manj nujna. Držim se načela, kdor »hitro da, dvakrat da«. Opažam pa, da je komunikacija po družbenih omrežjih pri nas na relativno nizki ravni. Ljudje se velikokrat ne odzivajo v razumnem času ali pa se sploh ne odzovejo. Isto velja za SMS sporočila.«

 

Saša Einsiedler, trenerka uspešnosti, svetovalka in coach:

»Na pošto odgovarjam predolgo in tudi na FB preživim preveč časa. Včasih se zalotim, da kar gledam in gledam in gledam po spletu, pa na koncu mine ura… Zato sem si naložila aplikacijo, ki me vsakih 15 minut spomni na mojo prisotnost tukaj in zdaj in na to, kaj delam, zakaj sem pred zaslonom. Globoko vdihnem in izdihnem in se znova osredotočim na bistveno. To mi zelo pomaga.

Sama imam rada, če mi nekdo hitro odgovori na mojo pošto, zato se trudim tako ravnati tudi jaz. Vendar bo moj naslednji korak ta, da si bom določila pregledovanje pošte trikrat na dan in takrat bom tudi odgovarjala nanjo. No, bom videla, kako mi bo šlo …«

Vsak od gornjih znanih in uspešnih poslovnih ljudi se torej loteva mejlov malo drugače. Vsi pa se trudijo biti vljudni, hitro odzivni in »varčni« s časom, ko jih pišejo ali odgovarjajo nanje. Nekaterim časovno varčevanje uspeva bolj, drugim manj. Tako pač, kot smo si ljudje podobni ali različni med sabo.

Tudi mi bomo seveda skušali storiti kaj v tej smeri – ‘bomo pa videli, kako nam bo šlo’.

Uredništvo Podjetnik.net

Mar 1, 2020Podjetnik.net
Razširite vsebino:
1 marca, 2020 Veliko o vsem
Podjetnik.net

POVEŽIMO SE!

LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/podjetnik/

Facebook: Podjetnik.net

Youtube: http://www.youtube.com/c/Podjetniknet

Twitter: Podjetnik.net on Twitter

Obveščevalsko spremljanje konkurence | (Competitive Intelligence)Delo od doma
 KATEGORIJE 
  • Arhiv (7)
  • Covid-19 (35)
  • Dogodki (12)
  • Finance (96)
  • Izobraževanje (151)
  • Javni razpisi (50)
  • Komuniciranje (75)
  • Marketing (37)
  • Podjetniški priročnik (22)
  • Praktični nasveti (114)
  • Prodaja (63)
  • Startup (37)
  • Ustanovitev podjetja (9)
  • Veliko o vsem (161)
 Zanimivo 
LinkedIn
LinkedIn: za koga in kako – 7 točk do uspeha (1. del)
Učinkovitejša izraba časa – nasveti Suzi Asfour
strateški-koncepti
Nevarni strateški koncepti
javno-nastopanje
7 preprostih načinov za premagovanje strahu pred javnim nastopanjem
marketing
Marketing in prodaja – Ključ do uspeha | Tomaž Pavlica – MBA
Dopolnilne-dejavnosti-v-turizmu
Dopolnilne dejavnosti v turizmu
Bazni-tabor
Bazni tabor 46° 20′ 26.217″ | 14° 18′ 5.653″
 Zanimivo 
Atipični zavezanec za DDV
Atipični zavezanec za DDV
hipnoza
Brezplačna 4-dnevna online delavnica o hipnozi
Josiana Arippol o mikrokreditih in GSO
Preveč govorimo – strategija “W.A.I.T.” | Dr. Serhat Tatlı (TUR) | Komuniciranje
Nina Mazgan – Najpogostejše napake pri razpisih H2020 SME
 PRIJAVA NA NOVICE 
 Ustanovitev podjetja 
oddaja letnih poročil
Nasveti pred oddajo letnih poročil
podjetje
16 RAZLOGOV, ZAKAJ PODJETJA PROPADEJO
podjetja
Hitro rastoča podjetja
s.p. d.o.o.
Spremembe uradnih podatkov pri d.o.o. in s.p.
podruznica
Poslovna enota ≠ podružnica
 Kategorije člankov 
  • Arhiv (7)
  • Covid-19 (35)
  • Dogodki (12)
  • Finance (96)
  • Izobraževanje (151)
  • Javni razpisi (50)
  • Komuniciranje (75)
  • Marketing (37)
  • Podjetniški priročnik (22)
  • Praktični nasveti (114)
  • Prodaja (63)
  • Startup (37)
  • Ustanovitev podjetja (9)
  • Veliko o vsem (161)
 Javni razpisi 
BIZI NOO
Razpis BIZI NOO
mikrokrediti
Mikrokrediti – razpis
razpis
Razpis – uvajanje okoljskih in trajnostnih znakov
razpis
Javni razpis Bizi zadruge
jani razpis
Javni razpis za MSP
zelena-delovna-mesta
680 EUR mesečne subvencije
razpis
Subvencije za zaposlitev mladih
 Ustanovitev podjetja 
»Popoldanski« s.p. oziroma s.p. za polovični delovni čas
Popoldanski s.p. oziroma s.p. za polovični delovni čas
oddaja letnih poročil
Nasveti pred oddajo letnih poročil
s.p. d.o.o.
Spremembe uradnih podatkov pri d.o.o. in s.p.
Kdo ne more ustanoviti d.o.o. ali s.p.?
podjetje
16 RAZLOGOV, ZAKAJ PODJETJA PROPADEJO
2015-2021 © Podjetnik.net (Zavod Inštitut Mediapro) | www.mediapro.si